Mejora y análisis del proceso administrativo de una Institución del sector educación superior, aplicando Lean Office

Abstract

El presente trabajo aborda la aplicación de herramientas de Lean Office y conceptos de Ingeniería Industrial en los procesos administrativos de una unidad académica, perteneciente a una de las instituciones educativas de educación superior más prestigiosas del Perú. Con esta aplicación se busca, principalmente, agilizar y mejorar los procesos que la unidad lleva a cabo. Luego de emplear una tormenta de ideas, se identificaron los principales problemas: exceso de procesos manuales y demora en entrega órdenes de compra. Además, empleando la herramienta de Pareto, se mencionan como causas principales: falta de visualización del proceso, ausencia de manuales de usuario, desorden sistemático, y el desconocimiento de consultas y modificaciones en el sistema ERP de la institución. Posteriormente, se determinan que las contramedidas adecuadas para los problemas de la unidad administrativa son: metodología de las 5’s, estandarización del proceso, gestión visual y la actualización del software. Al aplicar las 5’s de manera física y virtual, se consigue un mejor orden para toda la unidad administrativa; además, la limpieza física de los ambientes de oficina disminuirá los descansos médicos de índole respiratoria y por alergias en un 60%. Por otro lado, con la estandarización de procesos se reduce el tiempo empleado en gestión de orden de compra en un 51%. Así también, con la gestión visual, se realiza el seguimiento de cada evento y sus correspondientes órdenes de compra. Por último, la actualización del software, busca una eliminación total de los errores de notificación en la gestión de órdenes de compra.