Análisis, diseño e implementación de un sistema BPM para la oficina de gestión de médicos de una clínica

Abstract

Las entidades prestadoras de salud en el Perú tienen como fin principal poder brindar servicios de calidad para sus pacientes. Uno de los puntos críticos dentro de este objetivo pasa por reclutar personal idóneo para las labores dentro de la organización. En este punto, la selección de los médicos, dentro de cualquier centro de salud, debería pasar por una serie de procesos que se encuentren monitoreados para que se asegure su correcta ejecución. En la mayor parte de las clínicas y hospitales del país no se cuenta con un área especializada en la selección, evaluación y otorgamiento de privilegios para médicos. Dichas actividades se realizan sin procesos bien establecidos lo que origina un desorden y una falta de control sobre la información del Staff Médico de dichas organizaciones. Una vez reconocidas dichas deficiencias, algunas clínicas en el país han tomado las primeras acciones, creando áreas que apoyen a la gestión de médicos en sus organizaciones. Como complemento a dicha iniciativa el presente proyecto se ha enfocado en brindar una solución informática que permita apoyar a las áreas encargadas de esta función. El presente trabajo de tesis se desarrolló sobre la base de las oportunidades de mejora encontradas en los procesos de selección, evaluación del rendimiento y otorgamiento de privilegios para los médicos dentro de una clínica a la que, por temas de confidencialidad, se le ha denominado Clínica Alfa. Para ello, se propone el desarrollo de un sistema que permita automatizar y monitorear los procesos de la OGM (Oficina de Gestión de Médicos), área que se encarga de estas actividades dentro de la Clínica Alfa. De esta manera, hacer de la información un recurso disponible e íntegro para los responsables de administrar el proceso, en beneficio de la organización y los pacientes. Las OGM tiene la función de gestionar los procesos de selección, evaluación del rendimiento y otorgamiento de privilegios para los médicos. Estas actividades se realizan de forma manual y no se cuentan con aplicaciones que garanticen la integridad y disponibilidad de la información sensible que manejan. Para cubrir esta necesidad, se propone, como objetivo, contar con un sistema basado en herramientas BPM (Business Process Management) que automatice y monitoree los procesos referidos a la gestión de los médicos en la Clínica Alfa. Para lograr dicho objetivo se procedió, en una primera fase a comprender, modelar y documentar los procesos de la Oficina de Gestión de Médicos a través de herramientas orientadas a BPM de manera que quede claramente establecido los responsables y la información que se maneja en cada uno de los procesos del área. Se debe tomar en cuenta que se realizó un acuerdo previo con los responsables del área y con la gerencia de la organización para poder extraer y presentar información pertinente para la documentación del presente proyecto, ello se ha logrado mediante reuniones periódicas con trabajadores del área y acuerdos con la jefatura de la misma. Resultado de esta fase de análisis, se elaboró una matriz FODA que permite apreciar la situación actual en la que se encuentra el área. En una siguiente fase se procedió al diseño de un sistema que permita automatizar, y monitorear los procesos del área; y a su vez constituya un almacén de información coherente e íntegra que facilite la emisión de reportes. Posteriormente se procederá a la implementación del mismo, para lo cual se utilizó herramientas orientadas a BPM, en este caso el programa Bonitasoft, utilizado en la implementación de soluciones BPM en las organizaciones. Una vez culminada dicha fase el resultado que se obtuvo incluyó un prototipo de sistema orientado a BPM y alineado a las necesidades actuales de la OGM de la Clínica Alfa. Además se obtuvo un prototipo de base de datos que permite manejar la información de los médicos de forma ordenada e integra, de manera que facilite la emisión de reportes sinceros y completos. Asimismo, el proyecto originó como resultado un Caso de Negocio para poder evaluar su factibilidad financiera. Finalmente, luego de completar el prototipo de sistema, se corroboró su aplicabilidad al Área de la OGM en la Clínica Alfa como una alternativa de solución a los problemas mencionados en el presente documento. Dentro de las conclusiones del documento se menciona la importancia de un proyecto BPM en la integración de procesos e información de la OGM de la Clínica Alfa que además permitirá brindar indicios de una solución similar en otras áreas de la clínica e incluso en otras clínicas del país. A continuación se describe brevemente la estructura del presente documento:  En el primer capítulo se muestra el análisis inicial del presente proyecto y se describe el contexto de la problemática que abarca, los objetivos, los resultados esperados, la delimitación del mismo, las metodologías a utilizarse, la justificación y por último el plan de proyecto.  En el segundo capítulo se presenta un marco conceptual relacionado a los términos que manejan las entidades prestadoras de salud, a términos manejados por la Clínica Alfa especialmente a los del área de la OGM; asimismo, también se describen términos sobre tecnologías y terminología BPM relacionados a la solución propuesta.  En el tercer capítulo se muestra el análisis de la solución, indicando la metodología de desarrollo de la herramienta, los requerimientos a ser atendidos y la documentación de los procesos del área y los usuarios a los que el sistema estará orientado.  En el cuarto capítulo se presenta el diseño del sistema, que incluye: las tecnologías utilizadas, la arquitectura implementada, la descripción de los módulos considerados en la herramienta y los planes de prueba respectivos.  En cuanto al quinto capítulo se presenta la implementación de la herramienta, los estándares utilizados en su codificación y las pruebas de cada uno de los componentes.  Finalmente en el sexto capítulo se presentan las observaciones y conclusiones consecuencia del proyecto realizado y recomendaciones para un trabajo futuro.