Implementación de un sistema de información que apoye a la gestión de la función logística de una pequeña empresa comercializadora de productos perecibles en el Perú

Abstract

En el Perú el número de empresas consideradas como pequeñas y que se dedican al sector comercio van creciendo año tras año así como la demanda y el mercado en donde se desarrollan. Por esta razón es que cada vez necesitan más recursos para manejar procesos eficientes en el área de ventas, compras y, especialmente, de la función logística, ya que la rotación del inventario es lo más importante en este tipo de negocio. La solución que se propone con este proyecto es a la medida de una empresa en específico, la cual está orientada al comercio por mayor y menor de productos perecibles entre los que destacan productos embotellados tales gaseosas y lácteos, así mismo vende más de 400 tipos de productos y trabaja con 30 proveedores. Su nivel de ingreso anual es de 1100 uit (unidades impositivas tributarias) por lo que según lo expuesto en la publicación “Las Mipyme en cifras 2014” es considerada ante la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT) como una pequeña empresa. Actualmente esta empresa es propietario de dos puntos de comercialización y dos puntos de distribución, en donde se descarga la mercadería que compra; sin embargo, no tiene un personal estable en cada almacén para que controle el flujo de ingreso y salida de cada lote de producto. Según la entrevista otorgada por el dueño de la empresa, al no contemplar con un sistema de inventario adecuado para administrar la información sobre sus adquisiciones ni con una correcta gestión sobre el abastecimiento y despacho de su mercadería, se han identificado tres problemas que impactan directa e indirectamente en el estado financiero del negocio: Inadecuado control en el proceso de abastecimiento y despacho. Debido a que no se ha desarrollado una buena gestión para controlar los movimientos de productos entre almacenes no se tiene un stock consolidado en cada uno de ellos, lo que genera problemas en la reposición y el posterior despacho de productos. No se contempla con información detallada de los productos. La mercadería debería ingresar al almacén considerando datos como la fecha de vencimiento y fecha de adquisición; además se debe actualizar las cantidades reales que quedan como inventario al final del mes. Esto conlleva a que no se elabora el kardex mensual de cada tipo de producto que sirve para completar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas por cada almacén, lo cual exige la SUNAT. Inadecuado control del vencimiento de los productos. Actualmente la verificación se realiza de manera manual; es decir, un empleado se encarga de revisar la fecha de vencimiento de cada lote de producto y los coloca según el flujo de entrada y salida “Primero en Expirar - Primero en Salir”; sin embargo, esta verificación al ser manual está sujeta a errores y ha ocurrido que en varios meses los productos más próximo a vencer se han quedado en el inventario. Por lo expuesto en los párrafos anteriores, el presente proyecto propone una solución para la correcta gestión de la función logística de una pequeña empresa comercializadora en el Perú, por lo que se implementará un sistema de información que cumpla con sus requerimientos específicos aplicando los siguientes conceptos: planeamiento, distribución, traslado y reposición. El sistema se encargará de mejorar la gestión de la información, con el fin de conocer el stock en tiempo real de los productos en cada almacén e información detallada de estos. Asimismo, se podrá solicitar, con la debida anticipación, la reposición de los productos a los proveedores con la ayuda de un planificador de necesidades de compra, por lo cual se mantendrá una comunicación con el sistema de ventas de la empresa, el cual fue desarrollado en Excel. Con esta solución disminuirán las pérdidas económicas por vencimiento de productos, se gestionará mejor el proceso de abastecimiento, se establecerá una comunicación entre puntos de distribución, se cumplirá con las normas de control de stock mediante Kardex, se agilizará los despachos y se manejará el stock adecuado en cada almacén para una mejor atención a los clientes.