Análisis, diseño e implementación de datamarts para las áreas de ventas y recursos humanos de una empresa dedicada a la exportación e importación de productos alimenticios

Abstract

Hoy en día en donde el tiempo es un factor muy importante para las empresas; muchas de estas se ven en desventaja frente a otras debido a la demora en la toma de decisiones de cara al negocio, esto es debido al retardo de procesamiento de datos; es decir, muchas veces los reportes sobre la venta y compra de productos, manejo de dinero, personal, entre otros, no son realizados a tiempo causando que las decisiones administrativas se realicen de manera tardía. Es por ello que las diversas áreas de una empresa están sujetas a mejoras y depende de los directores o gerentes priorizar sobre qué área llevar a cabo dichas mejoras de acuerdo a las necesidades del negocio. El presente proyecto de fin de carrera ha tomado como estudio una empresa dedicada a la comercialización de productos alimenticios, que en los últimos años ha crecido considerablemente y ha obtenido grandes ganancias; sin embargo arrastra dos problemas claramente marcados relacionados a las áreas de ventas y recursos humanos. Pese a que las ganancias de los últimos años han sido buenas, el sobre-stock de productos ha aumentado debido a la producción masiva de los mismos lo que ha llevado que en muchas épocas de año sean rematados e incluso eliminados de la comercialización. La empresa se encuentra entonces en la necesidad de equilibrar su producción para lo cual debe de considerar una tendencia de las ventas a realizar, así como las diversas zonas del Perú donde serán comercializado los productos, la época del año de dichas zonas y los clientes de las mismas a quienes van dirigidos los productos elaborados. Asimismo la empresa no lleva un control de las metas mensuales a las que deben llegar los vendedores de las distintas zonas donde se comercializa, ni tampoco un control mensual de las devoluciones que en muchas épocas del año han sido más de lo normal. Por otro lado, se ha evidenciado que el personal administrativo no cumple con sus horas de trabajo y excede con el número de solicitudes de licencias, perjudicando así la productividad de la empresa. A esto se suma la gran cantidad de pagos realizados por horas extras ocasionando que el presupuesto destinado para cubrir la planilla y contratación de nuevo personal sea mayor a lo inicial. Para este caso la empresa se encuentra ante la necesidad de evaluar el horario de trabajo de su personal; así como llevar un control del presupuesto que maneja teniendo en cuenta las áreas de la organización, los puestos y los roles del personal. En base a lo anterior, se propone la construcción de una solución de Inteligencia de Negocios mediante la implementación de dos Datamarts para las áreas de ventas y recursos humanos que servirán de apoyo en el proceso de la toma de decisiones administrativas para una empresa dedicada a la exportación e importación de productos alimenticios. El uso de los Datamarts de ventas y recursos humanos permitirá que se cuente con dimensiones (conjunto de información acerca de un evento) que puedan interrelacionarse entre sí y brindar información a detalle sobre una venta, personal o presupuesto de la organización en estudio; así por ejemplo podemos obtener la consulta sobre las ventas realizadas en el segundo trimestre para los clientes del departamento de Ica, o la consultas sobre el personal nombrado del área de producción que no cumplió con sus horas obligatorias en el mes de diciembre del año 2006. Además el uso de Datamarts permitirá tener resultados predefinidos en una o más tablas de hechos (tablas que relaciona las dimensiones y los eventos o hechos); como el monto o la cantidad de ventas mensuales, horas diarias trabajadas del personal, entre otros; los que junto a las dimensiones permitirán que las consultas sean mucho más óptimas y rápidas en comparación con las bases de datos transaccionales en donde las consultas complejas implica barrerse varias tablas del modelo. Para la implementación del presente proyecto de fin de carrera se optó por usar un hibrido de herramientas siguiendo todos los pasos que implica una solución de Inteligencia de Negocios: análisis, diseño y construcción de los Datamarts, creación y programación de los procesos ETL, creación de los cubos, creación de los informes y finalmente la implementación de la plataforma BI (Web). Para el proceso ETL se usó la herramienta Kettle de la suite de Pentaho permitiendo de este modo ahorrar costos de licencia de software ya que esta es una herramienta que se encuentra bajo licencia GNU GPL. Para el diseño y explotación del cubo se usó la herramienta SQL Server 2008 de Microsoft (Analysis Services y Reporting Services) el cual permite explotar los reportes no sólo vía web sino también crear reportes adicionales que se necesite mediante tablas dinámicas en excel. Esta última es la herramienta con la cual los usuarios finales (personal administrativo) ya se encuentran familiarizados ya que es su herramienta del día a día; lo cual se convierte en una ventaja al momento de realizar la explotación del cubo. Resumiendo, el presente proyecto de fin de carrera consiste en implementar una solución de inteligencia de negocios en la empresa en estudio que permita tomar las mejores decisiones frente a los problemas presentados en las áreas de ventas y de recursos humanos; aprovechando, de este modo, todas las ventajas que una solución de BI brinda; como la granularidad de la información, uso de técnicas de explotación como dice, slice, drill down, consultas rápidas y cuyo objetivo es generar una mayor rentabilidad en la organización.