Identificación de procesos y estructura organizacional para un organismo público

Abstract

El Presente estudio tiene como objetivo la identificación de procesos y estructura organizacional para una entidad del estado que forma parte de un Ministerio del Perú. Se presenta los métodos empleados, alcances, productos intermedios y finales y; el razonamiento lógico profesional que la consultora propuso y desarrolló para cumplir con los objetivos de la alta dirección. Así mismo, se expone la repercusión en el beneficio hacía la población y hacía los usuarios de los servicios que la entidad pública brinda a la sociedad civil. La alta dirección de la entidad, a través de la entonces Directora, comunicó en el pedido de consultoría, la necesidad de identificar el sistema de gestión, pues hasta ese momento la oficina había respondido a las necesidades de representación cultural de los seis Elencos Nacionales de Artes Escénicas; conformado por un equipo de más de cuatrocientas personas, entre artistas altamente calificados y personal administrativo; de acuerdo al ritmo de las presentaciones que ellos habían tenido históricamente. Pero, no se contaba con un plan estratégico, un método de gestión o un horizonte de desarrollo de tareas. El hábito de respuesta a pedidos, desde cada Elenco y sin saber gráficamente cuáles eran los procesos, mantenía con un alto nivel de estrés al personal administrativo, una sensación de desorden y una invalidación del valor de la oficina dentro del Ministerio. Es por eso que el estudio parte de la identificación de la misión, visión y los objetivos estratégicos, a través de entrevistas a actores principales y de un trabajo de gabinete donde se analizó documentos misionales públicos; para finalizar con el mapeo de procesos y la identificación gráfica del método de gestión que hasta ese momento se había desarrollado. En este estudio se definen los procesos comunes principales del área, identificados luego de entrevistas. Este método desarrollado por la consultora, a lo largo de los meses de mayo a agosto del año 2017, dio pie a una mejora en el clima laboral, debido a que facilitó la comunicación entre el personal administrativo y el personal artístico, así como una mayor claridad de los actores internos y externos, dando espacio a que se reconozcan las partes del trabajo individual de cada uno de los miembros del equipo y, su forma de repercutir en la entidad, en la performance de los artistas en los elencos, en la identidad artística del Perú frente a la población nacional e internacional, y a su vez, ayudando a la entidad a posicionarse dentro del Ministerio al que pertenece. Con los procesos principales identificados y graficados, así como con el sistema de gestión, se pudo plantear mejores horizontes de planeamiento estratégico, en base a un ritmo anual. Lo que da pie a establecer métodos de mejora continua y calidad para la siguiente administración de la entidad, sobre todo en relación a actores externos y a beneficiarios. Dentro de los beneficiarios, se encuentran la población en general, el sector artístico, el personal administrativo y la alta dirección. El trabajo de consultoría realizado el 2017 fue base para mejorar la gestión de la entidad, que el año 2019 tuvo un rol decisivo dada su participación en la inauguración y clausura de los Juegos Panamericanos, dando la talla internacional de nivel artístico y logístico, como los eventos de dicha envergadura requieren.