Optimización del proceso de selección e incorporación de personal mediante el uso de la tecnología en una empresa inmobiliaria

Abstract

El presente informe de suficiencia profesional se enfoca en la optimización del proceso de selección e incorporación de personal mediante el uso de la tecnología en una empresa inmobiliaria. La empresa, con 14 años en el mercado, se dedica al desarrollo de soluciones integrales en el sector inmobiliario y construcción, destacándose por su enfoque en calidad, sostenibilidad, atención personalizada, equipos multidisciplinarios e innovación tecnológica. El informe aborda el proceso de selección e incorporación de personal, el cual comprende la identificación de la necesidad, atracción y publicación de vacantes, recepción y filtrado de candidatos, entrevistas y evaluaciones, e incorporaciones (Onboarding). El análisis del proceso actual reveló varios problemas, incluyendo la recopilación manual de currículums, aplicación manual de pruebas y programación de entrevistas, gestión física de documentos, onboarding desorganizado y falta de bases de datos automáticas para la toma de decisiones. Estas deficiencias representan oportunidades de mejora para reducir tiempos, optimizar recursos y mejorar la experiencia de candidatos y el equipo de Recursos Humanos, a través de la automatización mediante un ERP. El objetivo general del informe es presentar la experiencia profesional en el estudio y análisis de la mejora del proceso aprovechando la implementación de herramientas tecnológicas avanzadas, con el propósito de mejorar la eficiencia, reducir los tiempos de contratación, minimizar costos operativos y garantizar la captación del talento idóneo. Para lograr esto, se definieron objetivos específicos como describir detalladamente cada etapa del proceso, aplicar una metodología estructurada, identificar oportunidades de mejora, formular indicadores apropiados para la evaluación, evaluar el impacto de las soluciones aplicadas mediante KPIs, y proponer recomendaciones basadas en los resultados. La metodología empleada fue estructurada, basada en la mejora continua y tecnologías innovadoras, comprendiendo seis etapas: Información Inicial, Análisis del Proceso, Diagnóstico, Diseño de la Propuesta, Implementación y Evaluación de Resultados y Ajustes. En la etapa de Información Inicial, se realizaron entrevistas, encuestas y revisión documental para comprender el contexto y el proceso actual. El Análisis del Proceso incluyó el mapeo del flujo actual (AS-IS) con BPMN, análisis preliminar de tiempos y costos, análisis de equipamiento y software, y el diseño de indicadores (KPIs). El Diagnóstico de la situación actual identificó cuellos de botella, analizó causas raíz, detectó riesgos y evaluó los recursos disponibles. El Diseño de la Propuesta se basó en Lean Recruitment (con Kanban y automatización) y Six Sigma (con DMAIC), además de la evaluación y selección de alternativas de mejora. La etapa de Implementación se centró en la automatización de tareas, el uso de Cloud Computing y la implementación de la plataforma tecnológica seleccionada. Finalmente, la Evaluación de Resultados y Ajustes consistió en la medición de indicadores y análisis de satisfacción. La descripción de la experiencia profesional detalla las actividades realizadas en cada etapa, desde las entrevistas iniciales para identificar puntos de dolor hasta el análisis del proceso actual y la identificación de casos críticos. Se realizó un análisis preliminar de la información recopilando datos sobre el tiempo promedio de contratación, eficiencia de canales de reclutamiento, tasas de aprobación en evaluaciones y rotación de personal. Este análisis reveló puntos de dolor como la contratación lenta de perfiles técnicos, canales de reclutamiento ineficientes, alto rechazo en evaluaciones técnicas, alta rotación y altos costos de contratación. También se analizó el equipamiento y software utilizado. Se diseñaron nuevos indicadores clave de desempeño (KPIs) para el proceso de selección y contratación (Tiempo de Cobertura de Vacante, Tasa de Efectividad) y para el proceso de ingreso (Satisfacción del nuevo colaborador con el Onboarding). El diagnóstico inicial resumió los puntos de dolor y realizó un análisis de causa raíz para cada uno, identificando posibles soluciones. Se llevó a cabo una evaluación del riesgo operacional y de los recursos humanos disponibles. Las conclusiones del proceso analizado resaltaron la lentitud en la contratación de perfiles técnicos, la inefectividad de los canales de reclutamiento, el alto rechazo en evaluaciones, la alta rotación, los altos costos de contratación y la falta de alineación de expectativas. La propuesta de mejora se centró en la implementación de Lean Recruitment para reducir desperdicios y mejorar la productividad del área de Recursos Humanos. Se presentó el mapeo de procesos optimizado (To-Be). Se realizó una evaluación y selección de la herramienta tecnológica, eligiendo Buk como la plataforma a implementar por sus características integrales. La implementación de la mejora se dividió en 11 fases, desde la planificación inicial hasta la puesta en marcha, detallando las acciones para cada punto de dolor identificado. La evaluación e impacto de la mejora en el proceso demostró resultados positivos a los 6 meses de implementación, incluyendo una reducción del 40% en el tiempo de contratación de perfiles técnicos, una mejora del 150% en la efectividad de los canales de reclutamiento, una reducción del 50% en el rechazo de evaluaciones técnicas, una mejora del 30% en la tasa de retención y una reducción del 25-35% en los costos de contratación. También se observó un incremento en la satisfacción del nuevo colaborador con el onboarding. Adicionalmente, se logró un ahorro económico al no ser necesaria la contratación de un nuevo analista y al eliminar la licencia del ERP de nóminas. Las conclusiones finales reiteran que los procesos manuales previos a la optimización causaban ineficiencias significativas. La implementación de la tecnología (Buk) fue clave para optimizar el proceso, generando reducciones en tiempos de contratación, mejorando la efectividad del reclutamiento y la satisfacción del personal. Se evidenciaron mejoras concretas con la reducción de actividades y la eliminación de formatos, lo que llevó a un proceso más eficiente.