Optimización y digitalización de procesos para la gestión de equipos audiovisuales

Abstract

El presente informe profesional describe la experiencia adquirida en el puesto de Soporte Audiovisual en la Facultad de Ciencias y Artes de la Comunicación, así como las mejoras implementadas en la gestión de equipos. Durante el desempeño del cargo, logré identificar oportunidades de optimización en los procesos que demandaban mayor tiempo y en aquellas actividades críticas para la administración de los equipos. Entre las principales oportunidades de mejora se detectó la falta de un inventario digitalizado, la necesidad de automatizar el llenado de solicitudes de préstamos y la importancia de contar con datos estructurados sobre el uso de equipos para optimizar la planificación académica. A partir de las habilidades adquiridas en programación durante la carrera como Lenguaje de Programación, Circuitos Digitales y Sistemas Digitales; y cursos extras de Python para el análisis de datos, se propusieron soluciones que mejoren la eficiencia operativa. Como resultado de estas mejoras, se logró la digitalización de la información en la oficina, optimizando la consulta de datos y reduciendo los tiempos de respuesta. Además, la automatización del llenado de las solicitudes permitió disminuir el tiempo de preparación de pedidos hasta en 41 minutos, mejorando la atención y organización en la entrega y recepción de equipos. Gracias al análisis de datos, se optimizó la planificación académica, permitiendo una distribución eficiente de cursos y equipos, permitiendo tener una mayor flexibilidad ante cambios o eventualidades que generen reprogramaciones. En conclusión, las acciones implementadas generaron un impacto positivo en la gestión de los equipos audiovisuales, mejorando la eficiencia operativa y proporcionando información clave para la toma de decisiones estratégicas dentro de la facultad.