Propuesta de mejora en el proceso de alquiler de celulares en una institución educativa aplicando metodología 5S y Lean Service

Abstract

El presente estudio tiene como finalidad reducir los tiempos muertos, retrasos, reprocesos y costos en el proceso de asignación de equipos celulares a las diferentes unidades solicitantes dentro de la institución educativa. Esto con la finalidad de aumentar la efectividad en el proceso y mejorar la calidad de atención a los clientes. En el primer capítulo, se formula un marco teórico donde se tomarán en cuenta las herramientas de trabajo para implementar cada una de las mejoras en la institución. Estas herramientas serán la metodología 5S y Lean Service, dando énfasis a los conceptos de Poka Yoke y Kaizen, las cuales serán de ayuda para el presente estudio. En el segundo capítulo, se describe a la empresa en estudio, la cual es una institución privada de educación superior de gran prestigio. Se definirán conceptos importantes como el perfil organizacional, las unidades de negocio a las que va dirigida, la misión, visión y valores de la misma, además de sus objetivos estratégicos, tanto a nivel externo como a nivel interno. Luego de ello, en el tercer capítulo, se hará un mapeo de cada uno de los procesos dentro de la unidad de estudio, en este caso la Dirección de Tecnologías de la Información (DTI). Una vez realizado dicho proceso, se procede desarrollar la matriz QFD y la de priorización, la que se complementará con los indicadores de cada parte del proceso. Seguido de ello, se hará uso del Diagrama de Ishikawa, para identificar las causas raíz de los problemas, para finalmente poder llegar a las soluciones que se implementarán en el siguiente capítulo. En el cuarto capítulo, se desarrollarán los aspectos a mejorar, de la mano de la metodología 5S y el concepto de Lean Service. Para la primera mejora, se realizará un barrido de limpieza total en el área de trabajo, seguido de la clasificación de los equipos celulares, el orden en las estanterías, colocación de tarjetas, creación de manuales e implementación de contenedores específicos, para terminar con una auditoría de control y seguimiento de la mejora a fin de garantizar el cumplimiento y la durabilidad de la misma. Para la segunda, se tomarán herramientas de mejora de Lean Service como Poka Yoke y Kaizen, y se aplicarán de acuerdo a las fases y etapas de cada uno. Por último, se colocarán cuadros de impacto para aterrizar los puntos que se han mejorado. Finalmente, se realizará una evaluación económica de cada propuesta de mejora y su implementación. Se debe esperar que sea lo más rentable posible, de acuerdo al VAN y TIR obtenidos para un horizonte de 7 meses a 1 año como máximo.