Business consulting al área de control de gastos de BanBif

Abstract

El Banco Interamericano de Finanzas, (BanBif), es el quinto banco del país, mantiene una buena calificación de riesgos y en los últimos años ha reportado una evolución positiva de sus estados financieros, el presente trabajo de investigación tiene como objetivo desarrollar una consultoría de procesos a la Sub Gerencia de Control de Gastos, la cual es responsable de la elaboración y gestión del presupuesto anual de gastos, la evaluación y aprobación de compras, además de la generación de iniciativas de ahorro. Con base en el análisis del proceso, encuestas, entrevistas con los responsables, así como, con la revisión de la literatura, la consultoría se enfoca en los procesos de evaluación y aprobación de compras. El problema clave se resume en la ineficiencia en la gestión del proceso, el cual es burocrático y genera reprocesos que incrementan el riesgo de que las compras no se ejecuten oportunamente. Este problema impacta a otros procesos claves a cargo del área, como la generación e implementación de las iniciativas de ahorro. Se identifica que el problema se origina por múltiples causas, como son la falta de capacitación en los sistemas implementados, deficiente comunicación entre áreas, falta de procedimientos actualizados y falta de acuerdos de nivel de servicio (ANS), es por ello, que se han planteado mejoras sustanciales que agilicen las tareas y se propone la automatización de procesos manuales que agreguen valor a las funciones del Área de Control de Gastos. La implementación integral de las propuestas de mejora permitirá incrementar la productividad anual del área hasta en 27%, y a su vez, generar un beneficio de S/ 54,697 soles ahorrados en el área en sus primeros dos años. Del mismo modo, se espera que esta mayor productividad permita al equipo de Control de Gastos dar prioridad a las iniciativas de ahorro, y que la mayoría de ellas se concrete de acuerdo a lo planificado dentro del periodo. Para el año 2021 se tienen mapeadas 26 iniciativas por un ahorro estimado en S/ 2.5 millones de soles.

BanBif is the fifth largest bank in the country, maintains a good risk rating and in recent years has reported a positive evolution of its financial statements, the present research work aims to develop a consultancy of processes to the Expense Control Sub-Management, which is responsible for the preparation and management of the annual expense budget, the evaluation and approval of purchases, as well as the generation of savings initiatives. Based on the analysis of the process, the surveys, interviews with those responsible, as well as the review of the literature, the consultancy focuses on the evaluation and approval of purchases. The key problem is summarized in the inefficiency in the management of the process, which is bureaucratic and generates reprocesses that increase the risk that purchases are not executed in a timely manner. This problem impacts other key processes in charge of the area, such as the generation and implementation of savings initiatives. It is identified that the problem originates from multiple causes, such as lack of training in the implemented systems, poor communication between areas, lack of updated procedures and lack of service level agreements (ANS) between areas, proposing substantial improvements that streamline tasks and proposing the automation of manual processes that add value to the functions of the Expense Control Area. The comprehensive implementation of the improvement proposals will increase the annual productivity of the area by up to 27%, and in turn generate a benefit of S/ 54,697 soles saved in the area in its first two years. In the same way, it is expected that this higher productivity will allow the Expense Control team to provide greater focus on savings initiatives and that most of them will be carried out according to what was planned within the period. For the year 2021, 26 initiatives have been mapped for an estimated saving of S/ 2.5 million soles.