Implementación sistema de gestión de la información para el seguimiento, monitoreo y evaluación de recomendaciones defensoriales sobre derechos de la Mujer, periodo 2017-2022

Abstract

Actualmente, uno de los problemas dentro de la defensoría del pueblo es el limitado seguimiento, monitoreo y evaluación a las recomendaciones defensoriales en diversos casos. Frente a ello, el proyecto de innovación plantea implantar un Sistema de gestión de información a través de metodología ágil Kanban. Por lo que, para llevar a cabo la investigación, se utilizaron documentos oficiales, en particular el “Informe de seguimiento de recomendaciones defensoriales sobre derechos de las mujeres del periodo 2017-2021”, como fuente de datos y entrevistas a funcionarios y directivos de línea. Las limitaciones salariales y el régimen laboral no refuerzan la estabilidad laboral necesarias en la organización. Por otro lado se han identificado seis (06) causas fundamentales que generan esta situación, siendo estas : (i) limitaciones salariales y el régimen laboral no refuerzan la estabilidad laboral necesarias en la organización, (ii) La estimación frente al incremento de responsabilidades y áreas de atención, (iii) La carencia de un sistema de seguimiento efectivo y una infraestructura tecnológica y digital adecuada que facilite la atención ciudadana y refuerce la comunicación interna, (iv) Falta mejora de las habilidades de los funcionarios gubernamentales sobre seguimiento, monitoreo y evaluación, (v) La rotación constante de la administración en las entidades supervisadas, (vi) La resistencia por parte de ciertas instituciones sujetas a supervisión y adopción de las recomendaciones procedentes de la Defensoría. De acuerdo con la problemática y las causas identificados, se realizó una revisión documental y una consulta a expertos para construir el proceso de desarrollo del prototipo. Este prototipo consiste en un sistema que divide el proceso de gestión dentro del organismo mencionado en diferentes etapas: recomendaciones, monitoreo, seguimiento y evaluación. Cada etapa se divide a su vez en subprocesos, representados en el tablero Kanban como “Por implementar”, "En espera de implementación", "En proceso de implementación", "Implementado" y "Evaluado". El Sistema de gestión basado en la metodología ágil Kanban se presenta como una solución prometedora y relevante, ya que ofrece una herramienta visual y ágil que mejora la organización, conocer el estado de ejecución de las intervenciones y actividades, supervisión del avance de las pruebas de caso que violan el derecho a existir libre de violencia de la mujer. Al proporcionar una representación visual clara de las etapas y subprocesos, el tablero Kanban facilita la identificación a simple vista las acciones pendientes, el seguimiento de las intervenciones en curso y la evaluación de las acciones ya implementadas.

Currently, one of the problems within the ombudsman's office is the limited followup, monitoring, and evaluation of the ombudsman's recommendations in various cases. Faced with this, the innovation project proposes to implement a management system through the agile Kanban methodology. Therefore, to carry out the investigation, official documents were used, in particular the "Follow-up report on women's rights defender recommendations for the period 2017-2021", as a source of data and interviews with officials and line managers. The salary limitations and the labor regime do not reinforce the necessary job stability in the organization. On the other hand, six (06) fundamental causes have been identified that generate this situation, these being: (i) salary limitations and the labor regime do not reinforce the necessary job stability in the organization, (ii) the estimate against the increase in responsibilities and attention areas, (iii) The lack of an effective follow-up system and an adequate technological and digital infrastructure that facilitates citizen attention and reinforces internal communication, (iv) There is a lack of improvement in the skills of government officials on follow-up, monitoring and evaluation, (v) The constant rotation of the administration in the supervised entities, (vi) The resistance on the part of certain institutions subject to supervision and adoption of the recommendations issued by the Ombudsman. Based on the problems and causes identified, a documentary review and a consultation with experts were carried out to build the prototype development process. This prototype consists of a system that divides the case management process in the ombudsman's office into different stages: recommendations, monitoring, follow-up, and evaluation. Each stage is further divided into sub-processes, represented on the Kanban board as "To be implemented", "Awaiting implementation", "In the process of implementation", "Implemented" and "Assessed". The management system based on the agile Kanban methodology is presented as a promising and relevant solution, since it offers a visual and agile tool that improves the organization, knowing the state of execution of interventions and activities, monitoring progress in cases that violate women's rights. By providing a clear visual representation of stages and sub-processes, the Kanban board makes it easy to identify pending actions at a glance, track ongoing interventions, and evaluate actions already implemented.