Propuesta de mejora del proceso de archivo de la documentación de leasing de una entidad financiera

Abstract

El presente trabajo surge cuando la entidad financiera decide entregar en outsourcing la gestión de los documentos relacionados a las operaciones leasing a una empresa peruana especializada en la administración de archivos. Previamente, los documentos eran administrados íntegramente por personal del banco.

En la primera etapa del estudio, luego de que se asume el control del archivo, la empresa de gestión requiere conocer los tipos de documentos que se generan y la gestión que sobre ellos realizaba el personal del banco. Esto le permitirá conocer a detalle el tratamiento que deben seguir estos documentos, definir los procesos principales del archivo y sus principales indicadores.

En la segunda etapa se presenta el diagnóstico de cada uno de los procesos observados, así como el análisis de los indicadores de la gestión. Principalmente se detecta que los documentos que conforman el file de la operación leasing se encuentran almacenados por separado impactando directamente en los tiempos de almacenamiento y en la atención de las consultas del personal del banco.

En la tercera etapa se presentan las propuestas de mejora que deben ser implementadas por la empresa de gestión de archivos a fin de brindar un servicio eficiente a la entidad financiera. Estas propuestas integran las actividades que permitirán la reorganización física del archivo con la implementación de herramientas tecnológicas para el manejo de la información generada luego de dicha reorganización.

Finalmente se detallan los impactos que producirá la implementación de las propuestas, no sólo en los procesos del archivo de los documentos leasing, sino también en la operatividad del banco.