PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ Escuela de Posgrado Propuesta de Plataforma tecnológica de optimización de la cadena de abastecimiento de medicamentos para enfrentar el impacto económico Trabajo de investigación para obtener el grado académico de Maestra en Gobierno y Políticas Públicas que presenta: Leslie Haydee Farfan Anccasi Silvina Estefania Otero Monteza Trabajo de investigación para obtener el grado académico de Maestro en Gobierno y Políticas Públicas que presenta: Alfonso David Vega Orrego Asesor: PhD Germán Adolfo Velásquez Salazar Lima, 2024 de los pacientes asegurados del Hospital Rebagliati de ESSALUD II INFORME DE SIMILITUD Yo, Germán Velásquez Salazar docente de la Escuela de Posgrado de la Pontificia Universidad Católica del Perú, asesor del trabajo de investigación titulado “Propuesta de Plataforma tecnológica de optimización de la cadena de abastecimiento de medicamentos para enfrentar el impacto económico de los pacientes asegurados del Hospital Rebagliati de ESSALUD” de los autores: Leslie Haydee Farfan Anccasi Silvina Estefania Otero Monteza Alfonso David Vega Orrego dejo constancia de lo siguiente: El mencionado documento tiene un índice de puntuación de similitud de 20% Así lo consigna el reporte de similitud emitido por el software Turnitin el 13 de noviembre del 2024. He revisado con detalle dicho reporte y el Trabajo de Suficiencia Profesional, y no se advierte indicios de plagio. Las citas a otros autores y sus respectivas referencias cumplen con las pautas académicas. Lugar y fecha: Lima, 28 de noviembre del 2024 Germán Velásquez Salazar DNI: 01324384 FIRMA: ORCID: 0000-0002-1828-2937 III RESUMEN El problema público que hemos detectado en nuestro trabajo de investigación es el elevado impacto económico que afecta a los pacientes asegurados que se ven obligados a adquirir particularmente medicamentos prescritos y que deben ser dispensados por el Hospital Rebagliati Martins de ESSALUD. De acuerdo con el D.L N° 1439 - Ley del Sistema Nacional de Abastecimiento, la cadena de abastecimiento abarca desde la programación hasta la disposición final. Al realizar el análisis de causas del problema público se ha determinado, a través de una metodología de rastreo de procesos y entrevistas con los actores intervinientes, que existen diversos elementos que afectan la disponibilidad de los medicamentos de manera oportuna. No obstante, hemos identificado que las principales causas que afectan esta disponibilidad son la inadecuada gestión de inventarios y la ausencia de una plataforma tecnológica integrada. Respecto a la inadecuada gestión de inventario, se ha podido comprobar que esta situación impide que el medicamento sea dispensado de manera oportuna al paciente, en atención a la prescripción que realiza el médico. Por otro lado, la carencia de una plataforma tecnológica integrada, genera la imposibilidad de realizar una adecuada trazabilidad de los medicamentos, así como un correcto control de los stocks en las farmacias. En ese sentido, la solución propuesta busca optimizar diversas etapas de la cadena de abastecimiento, principalmente la gestión de inventario con la aplicación de IA y el Código de Barras, mejorando la ubicabilidad de los medicamentos. Asimismo, la plataforma permitirá almacenar, analizar y utilizar la información obtenida, contribuyendo indirectamente a la estimación, la compra y distribución de los medicamentos. IV ABSTRACT The public problem that we have detected in our research work is the high economic impact that affects insured patients who are forced to purchase particularly prescribed medications that must be dispensed by the ESSALUD´s Rebagliati Martins Hospital. In accordance with Legislative Decree 1439 - Law of the National Supply System, the supply chain covers from programming to final disposal. When carrying out the causal analysis of the public problem, it has been determined, through a process tracking methodology and interviews with the intervening actors, that there are various factors that affect the availability of medicines in a timely manner. However, we have identified that the main causes that affect this availability are inadequate inventory management and the absence of an integrated technological platform. Regarding inadequate inventory management, it has been proven that this situation prevents the medication from being dispensed in a timely manner to the patient, in response to the prescription made by the doctor. On the other hand, the lack of an integrated technological platform generates the impossibility of traceability of medicines, as well as correct control of stocks in the different pharmacies. In this way, the proposed solution seeks to optimize various stages of the supply chain, mainly inventory management with the application of AI and the Bar Code, improving the location of medicines. Likewise, the platform will allow the storage, analysis and use of the information obtained, indirectly contributing to the estimation, purchase and distribution of medicines. V INDICE CARATULA …………………………………………………………………… Pág. I INFORME DE SIMILITUD ……………………………………………………… Pág. II RESUMEN ………………..……………………………………………………… Pág. III ABSTRACT ……………………………………………………………………… Pág. IV INDICE …………………………………………………………………………… Pág. V INDICE DE TABLAS …………………………………………………………… Pág. VIII INDICE DE IMÁGENES………………………………………………………… Pág. X INTRODUCCIÓN ………………………………………………………………... Pág. 1 CAPÍTULO I: IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 1. Redacción formal del problema ……………………………………... Pág. 5 2. Marco Conceptual del problema ……………………………………. Pág. 7 3. Arquitectura del problema …………...………………………………. Pág. 17 3.1. Magnitud ………………………………………………………… Pág. 17 3.2. Procesos ………………………………………….…………….. Pág. 27 3.3. Actores…………………………………………………..………. Pág. 37 4. Marco institucional y normativo relacionado con el problema ….… Pág. 41 CAPÍTULO II: CAUSAS DEL PROBLEMA 1. Marco Teórico sobre las Causas del Problema ……………………... Pág. 55 2. Causas del Problema ………………………………..…………………... Pág. 64 CAPÍTULO III: DISEÑO DEL PROTOTIPO 1. Desafío de la Innovación ………………………..……………………... Pág. 72 2. Experiencias previas para hacer frente al desafío de innovación Pág. 74 2.1. Antecedentes desde la Perspectiva de la Gestión Privada Pág. 74 2.2. Antecedentes desde la Perspectiva de la Gestión Pública Pág. 78 3. Proceso de la Conceptualización y Prototipado …………………… Pág. 82 VI 3.1. Proceso de Conceptualización ……………………………….. Pág. 82 3.2. Proceso de Prototipado ………………………………………... Pág. 92 4. Concepto y Prototipo Final de la Innovación ……………………….. Pág. 111 4.1. Concepto Final de la Innovación …………………………….….. Pág. 113 4.2. Prototipo de Alta Resolución …………………………………….. Pág. 118 CAPÍTULO IV: ANÁLISIS DE LA DESEABILIDAD, FACTIBILIDAD y VIABILIDAD DEL PROTOTIPO 1. Análisis de Deseabilidad ………………………..……………………... Pág. 125 2. Análisis de Factibilidad …..……………………..……………………... Pág. 128 3. Análisis de Viabilidad ……………………….…..……………………..... Pág. 130 CONCLUSIONES ………………………………...………………………………. Pág. 133 RECOMENDACIONES………………………………...………………………… Pág. 136 REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS ………...…………………………………. Pág. 137 ANEXOS ANEXO I – Matriz de consistencia del diseño de investigación sobre la arquitectura del problema público……………………………………………………………… Pág. 144 ANEXO II – Matriz de consistencia del diseño de investigación sobre la arquitectura del problema público …………………………………….……..… Pág. 146 ANEXO III - Herramientas para el recojo de información para las causas del problema público - Bibliografía útil para la conformación del marco teórico causal…………………………………………………………………………………. Pág. 147 ANEXO IV - Cuestionario para identificación de causas……………….…. Pág. 151 ANEXO V - Tabulación de datos – Detalle de entrevistas ………………….. Pág. 152 ANEXO VI – Process Tracing……………………….…………….……….......... Pág. 154 ANEXO VII - POV de los intervinientes ……..…………………………………. Pág. 155 ANEXO VIII – JOURNEY MAP, Experiencias de los usuarios …………….. Pág. 156 VII ANEXO IX - Árbol de problemas ……………………….…………………………. Pág. 157 ANEXO X - Diagrama de Ichikawa……………………………………………..…. Pág. 158 ANEXO XI – Cuadro de Jerarquización de datos …………..………………… Pág. 159 ANEXO XII – Flujograma del proceso…………….…………….…..…………..... Pág. 160 ANEXO XIII- Cuestionario de preguntas para el testeo …………..………… Pág. 161 VIII INDICE DE TABLAS Tabla N° 01: Top 10 de las medicinas (*) que no fueron entregadas a los pacientes por más que estuvieron prescritos en las recetas entre enero y junio 2022 en el Hospital Nacional Edgardo Rebagliati Martins .…………..… Tabla N° 02 Productos dados de baja pertenecientes a la Red Prestacional Rebagliati Tabla N° 03 Marco Institucional……………………………………………………………… Tabla N° 04 Marco normativo relacionado con el Problema……………………………. Tabla N° 05 Políticas Públicas Generales relacionadas con el problema……………. Tabla N° 06 Políticas Públicas Específicas relacionadas con el problema……………. Tabla N° 07 Artículos científicos relacionados con el problema………………………. Tabla N° 08 Documentos especializados relacionados con el problema……………. Pág. 18 Pág. 41 Pág. 21 Pág. 43 Pág. 52 Pág. 56 Pág. 58 Pág. 53 IX Tabla N° 09 Resumen de un marco teórico causal relacionados con el problema …. Tabla N° 10 Secuencia de Análisis ……………………………………………………………… Tabla N° 11 Cronograma propuesto para el testeo de prototipo de Plataforma Tecnológica ……………………………………………………….……………... Tabla N° 12 Descripción del concepto……………………………………………………… Tabla N° 13 Matriz de Análisis de Deseabilidad …………………….……………………. Tabla N° 14 Estructura Preliminar de Costos para la implementación de la Plataforma …………………….…………………………………………….……. Tabla N° 15 Cuadro comparativo entre Inversión y Gastos / RED ESSALUD ………. Pág. 60 Pág. 66 Pág. 109 Pág. 131 Pág. 132 Pág. 126 Pág. 111 X INDICE DE IMÁGENES Imagen N° 01 Cadena de Abastecimiento ……………………………………………...……. Imagen N° 02 Funcionamiento del Sistema Tecnológico de Dispensación de la Clínica Ricardo Palma…………………………………………………………………………… Imagen N° 03 Pantalla Principal - PTA ESSALUD……………………………………………………. Imagen N° 04 Detalles del MENÚ ………………………………………………………………………... Imagen N° 05 Detalles de la sección consultas ………………………………………….… Imagen N° 06 Detalles de la sección compras ………………………………………………………. Imagen N° 07 Detalles de la sección distribución …………………………………………………. Imagen N° 08 Detalles de la sección redistribución ………………………………….…………. Imagen N° 09 Detalles de la sección estimaciones ………………………………….…………. Imagen N° 10 Detalles de la sección análisis de estimaciones …………………………………. Imagen N° 11 Detalles de la sección compras regulares ………………………………………... Imagen N° 12 Detalles de la sección ingreso de medicamentos …………………................. Pág. 28 Pág. 76 Pág. 92 Pág. 94 Pág. 95 Pág. 95 Pág. 96 Pág. 97 Pág. 97 Pág. 98 Pág. 99 Pág. 99 XI Imagen N° 13 Detalles de la sección contabilizaciones …………................................................ Imagen N° 14 Detalles de la sección de medicamentos ……….................................................... Imagen N° 15 Detalles de la sección ubicación/ vencimiento ..…................................................ Imagen N° 16 Detalles de la sección ingreso de medicamentos .................................................. Imagen N° 17 Flujograma de prototipo ……………………………………….................................... Imagen N° 18 Prototipo de Innovación – Escenario actual ………………………………………. Imagen N° 19 Prototipo de Innovación – Escenario con stock …………………………………… Imagen N° 20 Prototipo de Innovación – Escenario con stock en la Red de EsSalud………… Imagen N° 21 Prototipo de Innovación – Escenario sin stock, activación de compra/ pedido Pág. 100 Pág. 100 Pág. 101 Pág. 102 Pág. 105 Pág. 119 Pág. 120 Pág. 122 Pág. 123 1 INTRODUCCIÒN El Hospital Nacional Edgardo Rebagliati Martins es una institución de Seguridad Social de Salud que vela por el bienestar de los asegurados a través de una gestión transparente y eficiente. Asimismo, asegura el acceso oportuno a prestaciones sanitarias, económicas, integrales y de calidad. Cuenta con una población asegurada de más de 2 millones de personas lo que representa el 17% del total de asegurados, según la página de estadísticas oficial de ESSALUD. Sin embargo, al ser considerado un Instituto Especializado (nivel de atención III-2), puede atender a cualquier asegurado a nivel nacional. Solo hasta abril 2022, habría atendido más 100 mil consultas al reactivar todas sus especialidades. Respecto al acceso a medicamentos, se debe precisar que, con Decreto Supremo N° 016- 2009-SA se aprobó el Plan Esencial de Aseguramiento en Salud (PEAS), dispositivo legal que contiene el Plan de Beneficios con el listado de Condiciones Asegurables, Intervenciones y Prestaciones a financiar y las Garantías Explícitas. De esa manera, el acceso a medicamentos a través de subsidios o aportes públicos de los trabajadores, en atención a su plan de cobertura, se convierte en un derecho para los asegurados del Seguros Integrar de Salud (SIS) y del Seguro Social (ESSALUD), todo ello supervisado por Super Intendencia Nacional de Susalud (SUSALUD). El principal problema que hemos detectado en nuestro trabajo de investigación es que, por motivos que explicaremos más adelante, el total de los medicamentos prescritos de una receta no pueden ser dispensadas al paciente. Este simple hecho genera un impacto económico en el paciente asegurado del Hospital Rebagliati, pues se ve obligado a adquirir particularmente los medicamentos prescritos, los mismos que deberían ser dispensados por ESSALUD bajo la cobertura del seguro médico que brindan. A continuación, la siguiente explicación cuantitativa evidencia la magnitud del problema. Según el reporte de datos preliminares al mes de septiembre del 2022, el Hospital Nacional Edgardo Rebagliati Martins ha prescrito (revisar marco conceptual) un total de 701,666 recetas, siendo el Establecimiento de Salud que más recetas ha dispensado. Para efectos comparativos, de acuerdo con nuestra investigación, entre enero y junio del 2022 fueron prescritas un total de 64,273 recetas conteniendo 10 medicamentos (considerando sólo los más recurrentes), de las cuales en 18,853 ocasiones (29.8%) no fueron dispensadas a los pacientes del hospital Edgardo Rebagliati Martins. Esto significa que, aun teniendo una receta prescrita no recibieron alguno de los medicamentos indicados por el médico y que resultaban necesarios para su tratamiento médico. 2 Se deduce entonces que, en 18,853 ocasiones los pacientes tuvieron que adquirir en una farmacia privada los medicamentos que ESSALUD no pudo otorgar por diversas razones. Económicamente esto significó un gasto en la canasta familiar de 18,853 pacientes por un total de S/ 650,031.60. Gasto que tuvo que ser asumido con presupuesto de ESSALUD, pero que finalmente recayó sobre los bolsillos de los pacientes que tuvieron que adquirir sus prescripciones de manera particular. El problema público planteado tiene dimensiones que deben ser analizadas tales como identificar cuán grave es el problema (su magnitud), los procesos que requieran atención y que afectan el objetivo de la cadena de abastecimiento, los actores que intervienen en el referido proceso; y, por último, identificar las características culturales y sociales del problema de abastecimiento. Estas dimensiones correctamente analizadas nos permitirán realizar las preguntas correctas para encontrar aquellas respuestas que nos acerquen a los objetivos de nuestra investigación. En concordancia con nuestra investigación, muchos son los motivos que afectan la disponibilidad de los medicamentos para los pacientes. La causalidad es heterogénea en la cadena de suministro, desde la estimación y la compra hasta la gestión de inventarios. A través de nuestra jerarquización de causas se ha detectado, considerando las variables revisadas, que la inadecuada gestión de inventarios y la carencia de soluciones tecnológicas son las dos causas de mayor impacto en nuestro problema público. La inadecuada gestión de inventario tiene un impacto directo en la economía de los pacientes porque la falta de disponibilidad de medicamentos los obliga buscarlos en otras farmacias o incluso en mercados informales, donde los precios pueden ser más altos. Del mismo modo, retrasa los tratamientos médicos, genera que los pacientes realicen visitas médicas adicionales generando gastos no planificados y finalmente, compromete su salud y su productividad. La carencia de soluciones tecnológicas es otra de las causas que debe ser tomada en cuenta. ESSALUD cuenta con sistemas divergidos para el seguimiento y control de sus inventarios, y que, además, funcionan de manera manual por lo que urge un cambio de sistema para optimizar su empleabilidad pues la actual plataforma sin información en línea. Cualquier desafío de innovación que pretende atender estas dos causas identificadas debería poder mejorar la cadena de abastecimiento de medicamentos, a partir de la implementación de mejores tecnológicas que optimicen el proceso de suministro de medicamentos en el Hospital Nacional Edgardo Rebagliati. 3 Por ejemplo, una inteligencia artificial puede generar alertas logísticas y activar procedimientos de compra y traslado de medicamentos que no se encuentran en stock (dentro de los parámetros que contempla la vigente ley de contrataciones). De esta forma, se podría asegurar la existencia de estos en las farmacias y almacenes de la red del seguro social, principalmente en el Hospital Rebagliati. La adquisición y compra automatizada impactaría positivamente en los gastos de los asegurados, evitando que adquieran medicamentos en una farmacia privada o externa. En ese sentido, el correcto empleo de tecnología avanzada permitiría consultar información de ubicación y trazabilidad de los medicamentos, enlazada con el proceso de compras del nosocomio, con el propósito de minimizar el riesgo de agotamiento o caducidad de las existencias. La innovación que proponemos involucra el desarrollo de una plataforma que permita agilizar el pedido de los medicamentos faltantes a través de un proceso automatizado, asegurando su existencia en los almacenes y farmacias. El concepto fue testeado con los actores, y sus respuestas favorables nos permiten prever que su implementación optimizaría la eficiencia logística de la cadena de medicamentos del hospital; generando, como consecuencia, que se garantice un acceso oportuno a los medicamentos para su tratamiento médico, reduciendo los tiempos de espera y mejorando la experiencia general del paciente y de sus familiares. El concepto de innovación que se ha propuesto, facilitaría la identificación de inexistencias, necesidades de stock, ajustes de estimaciones, etc. para generar pedidos automáticos a los proveedores, a fin de garantizar la disponibilidad de los medicamentos a favor de los pacientes. En ese sentido, proponemos una plataforma tecnológica como una solución simple y dúctil que gestione el producto farmacéutico durante toda la cadena de abastecimiento del Hospital Rebagliati de ESSALUD, incluyendo las actividades de estimación, compra, recepción, almacenamiento y redistribución de medicamentos. El diseño de recolección de datos se sostiene en el sistema de código de barras, bajo el soporte de una IA (inteligencia artificial), lo que permitirá que la data recogida se procese rápida y eficientemente, generando información trascendente para la estimación, compra, y distribución de medicamentos a través de procesos automatizados. La plataforma utilizará la información obtenida para realizar estimaciones cuantitativas que permitirán tomar decisiones calibradas y estratégicas, optimizando la planificación y operación de sus recursos y asegurando la eficiencia en la gestión del producto farmacéutico. Respecto al abastecimiento, la plataforma gatillará compras automáticas con proveedores específicos bajo un previo marco contractual y acorde con la normativa vigente. Esta 4 peculiaridad de compra automatizada permitirá una mayor transparencia y trazabilidad en toda la cadena de suministro, simplificando las actividades de control. Sobre la distribución, esta plataforma tecnológica proporcionará a todos los usuarios la posibilidad de recibir y otorgar información inmediata sobre la ubicación y trazabilidad de los medicamentos, permitiendo contrastar la disponibilidad de éstos, visualizando el estado de los inventarios reales o a futuro de productos finales, pedidos en proceso, y calendarios de arribo y de recambios, generando el proceso de compra en tiempo real. Con esta facultad se puede gestionar el traslado de medicamentos para las zonas en la que la demanda es más alta desde aquellas donde la demanda decrece. Asimismo, se puede también identificar lotes próximos a vencer para anticipar su dispensación. En todos los casos se facultará la disponibilidad y adquisición de los medicamentos faltantes, asegurando su existencia en los almacenes y farmacias. El paciente recibirá todas, o la gran mayoría de sus prescripciones médicas bajo la cobertura de ESSALUD, mitigando el impacto económico negativo para él y su familia que significa adquirirlas por fuera del sistema en una farmacia privada o externa. Finalmente, es preciso señalar que el presente proyecto final de innovación está compuesto de cuatro partes. En la primera, el lector podrá ubicar la identificación de problema público, su marco conceptual y la arquitectura que nos permitió identificar los objetivos y plantear las hipótesis que brinden una solución al problema detectado. La segunda, corresponde a la identificación de las causas del problema, su marco teórico y su respectivo análisis causal. En la tercera parte, pudimos desarrollar, siempre bajo el anclaje de las causas detectadas, el diseño de un prototipo que pudiera ser testeado y que resuelva la problemática de los actores y los procesos involucrados de una manera innovadora y sistemática. La cuarta parte, nos permitió analizar los resultados de una futura aplicación de nuestro proyecto de final de innovación en términos de deseabilidad (voluntad de los actores), factibilidad (capacidad de la organización) y viabilidad (sostenibilidad económica del proyecto). 5 CAPÍTULO I IDENTIFICACIÒN Y DESCRIPCIÒN DEL PROBLEMA 1. REDACCIÓN FORMAL DEL PROBLEMA Del análisis realizado a la situación de la dispensación de medicamentos en el Hospital Edgardo Rebagliati Martins, se plantea el siguiente problema público relacionado a la afectación directa a la sociedad: PROBLEMA: El elevado impacto económico que afecta a los pacientes asegurados que se ven obligados a adquirir particularmente medicamentos prescritos y que deben ser dispensados por el Hospital Rebagliati de ESSALUD. Sobre el particular, consideramos que el problema público mencionado evidencia la deficiencia de la Cadena de Abastecimiento del hospital, porque de ser eficiente el medicamento llegaría a los pacientes, de manera oportuna y debidamente coberturados por el Seguro Social. Ahora bien, consideramos que, si bien en el presente trabajo no pretendemos darles solución a todas las causas detectadas. El rastreo de los procesos y la observación no participante, nos ha llevado a priorizar dos causas sobre el resto, tras un ejercicio de jerarquización. Consideramos que, atendiendo la ausencia de una tecnología integrada y la inadecuada gestión de inventario, podemos de cierta forma, atender indirectamente a las otras causas y darle solución al problema de fondo. En relación a la mejora de la gestión de inventario a través de la innovación tecnológica integrada debe permitir una mejor coordinación entre los actores, y facilitar el acceso a la información tiempo real y de manera certera. Asimismo, esta solución impactará en las distintas etapas de la Cadena de Abastecimiento, lo cual va permitir que el servicio de dispensación de medicamentos a los pacientes se realice de forma oportuna y completa, en atención a sus necesidades, y sin que afecte su economía. En ese sentido, hemos enfocado el presente trabajo con la finalidad de cumplir con el siguiente objetivo: OBJETIVO: Reducir el impacto económico asumido por los pacientes asegurados del Hospital Rebagliati que se ven obligados a adquirir particularmente medicinas prescritas y que deben ser dispensadas por ESSALUD. 6 El objetivo central del trabajo está directamente relacionado con nuestro problema público. Estamos convencidos que, dispensando los medicamentos a los pacientes, reducimos el impacto económico que perjudica a los pacientes asegurados. Para ello, consideramos que la única forma de asegurar la dispensación de los medicamentos a los pacientes es volviendo eficiente la cadena de abastecimiento del Hospital Rebagliati y esto se producirá cuando “inyectemos” tecnología a los sistemas involucrados en las distintas actividades de la citada cadena. Tecnología innovadora a través de la Inteligencia Artificial y el código de barras. Por último, respecto a la medición de los resultados obtenidos, estos son evidenciables a través de la cuantificación de la cantidad de veces que fueron prescritas y no despachados el top de los medicamentos más recurrentes en el Hospital Rebagliati, bajo dos escenarios: antes y después de la implementación de nuestro proyecto final de innovación. 7 2. MARCO CONCEPTUAL DEL PROBLEMA En esta sección, para una mejor comprensión de nuestro problema público, definiremos algunos conceptos relacionados a la ausencia de medicamentos y como ésta impacta en la economía de los pacientes del referido centro de salud. Comenzaremos con la definición de las palabras claves de nuestro problema público continuando con las definiciones relacionadas al mismo, y señaladas en el presente trabajo. DEFINICIONES DE LAS PALABRAS CLAVES DEL PROBLEMA PÚBLICO: 2.1. Impacto económico: Para Gabriel Rivera y Jorge Martin Molina (2006)1, el impacto económico es definido como la aportación de alguna actividad económica en un determinado país. Por su parte, de acuerdo con Peláez, Lorenzo y Pacheco (2012), estudiar el impacto económico nos ayuda a determinar la incidencia y ventajas en distintos ámbitos tal como la infraestructura y organización de eventos, la sociedad y economía, dentro de los cuales también se encuentran las normas legales y regulatorias.2 2.2. Asegurados de ESSALUD: Para Vicente Ríos (2018)3, el asegurado es definido como cualquier individuo que adquiere un seguro con el propósito de protegerse contra lo que se considera un riesgo asegurable. Este riesgo asegurable se define como un peligro o amenaza que es potencial, conocido o puede ser descrito en su totalidad, y que no es causado intencionalmente por el asegurado. Asimismo, de acuerdo al Manual Institucional de Essalud (2008)4, se define al asegurado como aquella persona que se encuentra inscrita de manera ineludible o facultativa a cualquier seguro que presta Essalud, con la finalidad de hacer uso de los servicios que la mencionada Entidad presta. 1 Rivera Gabriel y Martin Molina Jorge (2006), Medición del impacto económico de una empresa minera en su entorno como herramienta de gestión; Caso de estudio Frontino Glod Mines Limited, en la región de Segovia y Remedios, Antioquia. https://revistas.unal.edu.co/index.php/gestion/article/view/52089 2 Peláez, J. A., Lorenzo, P. d., & Pacheco, E. C. (2012). Estudios de Impacto Económico. Cómo valorar la repercusión y el retorno de iniciativas e inversiones públicas (p. 9). PWC - Price Waterhouse Coopers S.L. https://www.pwc.es/es/sector-publico/assets/brochure-estudios-impacto-economico.pdf 3 Urzúa, V. R. (2018). Evolución en la noción de riesgo asegurable y nuevos mercados: efectos y desafíos para la industria aseguradora desde una aproximación práctica. Revista Ibero-Latinoamericana de seguros, 27(49). 4 Manual Institucional de EsSalud (2018). https://www.essalud.gob.pe/defensoria/manual_institucional.pdf https://revistas.unal.edu.co/index.php/gestion/article/view/52089 https://www.pwc.es/es/sector-publico/assets/brochure-estudios-impacto-economico.pdf https://www.essalud.gob.pe/defensoria/manual_institucional.pdf 8 De acuerdo con la información proporcionada por Superintendencia Nacional tributaria (SUNAT)5, las personas que tienen derecho a ser afilados al seguro social son: ● Los empleados en actividad que trabajan bajo una relación de dependencia o como socios de cooperativas de trabajo. ● Los jubilados que reciben pagos por jubilación, incapacidad o sobrevivencia. ● Los trabajadores autónomos que han sido registrados como asegurados regulares por mandato legal. ● Las personas contratadas bajo la modalidad de Contratación Administrativa de Servicios según el Decreto Legislativo N° 1057. ● Los antiguos afiliados a la Caja de Beneficios de Seguridad Social del Pescador, también conocidos como Beneficiarios de la TDEP. ● Los empleados domésticos protegidos por la ley 27986. Así mismo, ESSALUD brinda la posibilidad de que los familiares inmediatos, conocidos como derechohabientes, también pueden acceder a los beneficios de salud, entre ellos tenemos a la (el) cónyuge o conviviente, los/as hijos/as menores de edad y mayores incapacitados en forma total y permanente para el trabajo y a la cobertura de los hijos se inicia desde la concepción6. 2.3. Medicamento: Conforme al D.S N° 016-2011-SA medicamente se define como “aquel producto farmacéutico empleado para la prevención, diagnóstico o tratamiento de una enfermedad o estado patológico o para modificar sistemas fisiológicos en beneficio de la persona a quien le fue administrado. Incluye especialidad farmacéutica, agentes de diagnóstico, radiofármacos y gases medicinales.” Definición que tuvo grandes cambios a lo largo de las épocas, ello teniendo en cuenta que a mediados de siglo XVIII, se consideraba que los medicamentos eran venenos que se usaban dentro de organismos no estudiados y por lo tanto desconocidos7. Sin embargo, según Nápoles, Y. D. C., Vázquez, P. M. M., & Enríquez, M. Q. (2014), los medicamentos en la sociedad contemporánea se definen como medios para prevenir, diagnosticar o tratar una enfermedad.8 5 Superintendencia Nacional Tributaria (s.f). 02. Asegurados ESSALUD- Empresas | ORIENTACION. https://orientacion.sunat.gob.pe/3277-02-asegurados-essalud-empresas 6 Seguro Social de EsSalud. Essalud. (s.f). + Seguro Regular. http://www.essalud.gob.pe/seguro-regular/ 7 Errecalde, J. O. (2009). La evolución del medicamento en la historia. 8 Nápoles, Y. D. C., Vázquez, P. M. M., & Enríquez, M. Q. (2014). Los estudios de utilización de medicamentos como contenido de la superación profesional de los médicos. Medisur, 12(1), 282-288. http://www.essalud.gob.pe/seguro-regular/ 9 2.4. Prescripción: Según el Manual de Buenas Prácticas de Prescripción9 del Ministerio de Salud (2005), la prescripción se define como: “El resultado de un proceso lógico-deductivo en el que el profesional de la salud, basándose en su conocimiento y experiencia, recoge los síntomas relatados por el paciente, lleva a cabo un examen físico para detectar signos relevantes, llega a una orientación diagnóstica y decide sobre el curso terapéutico adecuado. Esta decisión puede incluir la recomendación de medicamentos, los cuales son registrados en una receta médica.” Cabe resaltar que, de acuerdo con la Ley General de Salud (1997)10, únicamente los médicos están autorizados para prescribir medicamentos. No obstante, las obstetrices y los cirujano-dentistas pueden recetar medicamentos exclusivamente dentro de su área de competencia profesional. Asimismo, Juan Carlos Maldonado (2017) en su artículo sobre Prescripción de medicamentos y problemas en el proceso terapéutico menciona que la prescripción es una fase del proceso terapéutico, y da inicio al tratamiento de los pacientes a través de la emisión de recetas.11 2.5. Dispensación: En concordancia con el Manual de Buenas Prácticas de Dispensación del Ministerio de Salud (2009), la dispensación se definiría de la siguiente manera: “La entrega de medicamentos es la acción profesional farmacéutica de suministrar uno o varios medicamentos a un paciente, típicamente en respuesta a la presentación de una receta elaborada por un profesional autorizado. Durante este procedimiento, el farmacéutico informa y asesora al paciente acerca del uso correcto del medicamento, posibles efectos adversos, interacciones con otros medicamentos y las condiciones adecuadas de almacenamiento del producto.”12 9 Manual de Buenas Prácticas de Prescripción (2005). http://bvs.minsa.gob.pe/local/MINSA/1431.pdf 10 Ley Nº 26842. Ley General de Salud. (20 de julio de 1997). https://spij.minjus.gob.pe/spij-ext-web/detallenorma/H775516 11 Maldonado, J. C. (2017). Prescripción de medicamentos y problemas en el proceso terapéutico. Rev Med Vozandes, 28(1), 5-8. Https://www.pwc.es/es/sector-publico/assets/brochure-estudios-impacto-economico.pdf 12 Resolución Ministerial N° 013-2009-MINSA. Manual de Buenas Prácticas de Dispensación. (17 de enero de 2009). https://spij.minjus.gob.pe/spij-ext-web/detallenorma/H979622 https://spij.minjus.gob.pe/spij-ext-web/detallenorma/H775516 https://www.pwc.es/es/sector-publico/assets/brochure-estudios-impacto-economico.pdf https://spij.minjus.gob.pe/spij-ext-web/detallenorma/H979622 10 Asimismo, en el Manual de Buenas Prácticas en Farmacia Comunitaria en España se menciona que: “Mediante el Servicio de Dispensación se garantiza el acceso a la población a medicamentos y productos sanitarios, a la vez que se proporciona información para que los pacientes conozcan el correcto proceso de uso y se detecten y corrijan posibles problemas que pudieran aparecer derivados de su utilización.”13 De hecho, Víctor Dongo, director de la Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas del Ministerio de Salud menciona que se debe de tener en cuenta que uno de los elementos que forma parte del derecho al acceso a los beneficios médicos en general y a las medicinas en particular, es el de la accesibilidad, referida a que los servicios de entrega y venta de medicinas sea continua, constante y permanente.14 2.6. Hospital: De acuerdo con Llewelyn-Davies, R., & Macaulay, H. M. (1969), en el enfoque moderno la definición de Hospital es mucho más abarcador que la concepción tradicional como un lugar exclusivo para el tratamiento de pacientes, principalmente aquellos que requieren hospitalización. En este sentido, definen al hospital como parte integral de un sistema de atención médica que incluye tanto la medicina preventiva como la curativa. Además de brindar atención a pacientes internados, se enfoca en la atención ambulatoria y domiciliaria15, asimismo ofrecer servicios de salud a la comunidad en general. Por su parte, Llewelyn-Davies, R., & Macaulay, H. M. (1969) define al hospital como una entidad que combina diversos factores de producción para ofrecer servicios de asistencia sanitaria. A diferencia de las empresas de fabricación, que se centran en la producción eficiente de productos para satisfacer al cliente, las empresas de 13 Servicio de dispensación de medicamentos y productos sanitarios. Buenas Prácticas en Farmacia Comunitaria en España. https://www.sefac.org/sites/default/files/sefac2010/private/documentos_sefac/documentos/BBPP_dispensaciond emedicamentosyproductsosanitarios.pdf 14 Ley N° 29459 – Ley de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios. http://www.scielo.org.pe/pdf/rins/v26n4/a14v26n4.pdf 15 Llewelyn-Davies, R., & Macaulay, H. M. (1969). Planificación y administración de hospitales. Publicación Científica; 191. https://www.sefac.org/sites/default/files/sefac2010/private/documentos_sefac/documentos/BBPP_dispensaciondemedicamentosyproductsosanitarios.pdf https://www.sefac.org/sites/default/files/sefac2010/private/documentos_sefac/documentos/BBPP_dispensaciondemedicamentosyproductsosanitarios.pdf http://www.scielo.org.pe/pdf/rins/v26n4/a14v26n4.pdf 11 servicios, como los hospitales, tienden a enfocarse en la prestación de servicios. Los factores de producción que utiliza el hospital incluyen: • Recursos humanos (médicos, enfermeras, etc.). • Equipo capital (inmuebles, quirófanos, equipos radiológicos, etc.). • Materias primas (productos farmacéuticos, reactivos, comidas, etc.).16 DEFINICIONES DE LAS PALABRAS RELACIONADAS AL PROBLEMA PÚBLICO: 2.7. Bienes estratégicos: Según Mario Solís Córdova a pesar de existir discrepancias respecto al entendimiento del término bien, éste debería de ser entendido como la entidad material o inmaterial objeto de derechos reales, que subsume en él al término cosa.17 De acuerdo con el Manual de Procesos y Procedimientos del CEABE (2016), los bienes estratégicos son los bienes de tipo productos farmacéuticos, equipos o dispositivos médicos que gestiona CEABE. 2.8. Cadena de Abastecimiento Público De acuerdo al numeral 4.2 del Artículo 4 del Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento, la Cadena de Abastecimiento Público es definida conforme a lo siguiente: “4.2 La Cadena de Abastecimiento Público es el conjunto de actividades interrelacionadas que abarca desde la programación hasta la disposición final, incluyendo las actividades involucradas en la gestión de adquisiciones y administración de bienes, servicios y ejecución de obras para el cumplimiento de la provisión de servicios y logro de resultados, en las entidades del Sector Público. No comprende lo regulado por la Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas complementarias y conexas.” 16 El hospital, empresa de servicios. Gestión y Evaluación de Costes Sanitarios, 1(2), 93-100. 17 Solís Córdova, M. (2013). Cosa y bien: diferencias conceptuales. 12 Asimismo, el Artículo 20 del mencionado cuerpo normativo señala lo siguiente: “Artículo 20.- Administración de Bienes La Administración de Bienes, como parte del Proceso de Gestión de Recursos Públicos de la Administración Financiera del Sector Público, comprende las siguientes actividades: 1. Almacenamiento de Bienes Muebles. 2. Distribución. 3. Mantenimiento. 4. Disposición final.” Respecto al Almacenamiento, distribución, mantenimiento y disposición final, la normativa previamente mencionada señala lo siguiente: “Artículo 21.- Almacenamiento de Bienes Muebles El Almacenamiento de Bienes Muebles comprende los procedimientos, actividades e instrumentos referidos a la recepción, verificación y control de calidad, internamiento y registro, ubicación de bienes, preservación, custodia y control de stocks. Artículo 22.- Distribución La Distribución comprende los procedimientos, actividades e instrumentos referidos a las operaciones de asignación y traslado de bienes a los usuarios. Artículo 23.- Mantenimiento El Mantenimiento comprende los procedimientos, actividades e instrumentos mediante los cuales se garantiza el funcionamiento de los bienes para mantener sus condiciones eficientes de operación, preservar su uso y vida útil. Artículo 24.- Disposición Final La Disposición Final comprende los procedimientos, actividades e instrumentos mediante los cuales se regula y decide el destino final de los bienes que incluye los actos de administración, disposición u otras modalidades, para una gestión adecuada del patrimonio, mediante su reasignación, venta o baja definitiva.”18 2.9. Equilibrio entre Oferta y Demanda: Según Fariñas, A. G., Valle, I. R., Rodríguez, J. F. G., & González, A. M. G. (2011), en el ámbito de la salud para considerar la oferta y demanda se debe ir más allá de lo que se refiere a servicios demandados, debiendo considerarse además a las necesidades, así como la cobertura que se les brinda a la población. Según señalan los mencionados autores, la cobertura y el uso de los servicios por parte de la 18 Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento (2018); Decreto Legislativo N° 1439. https://www.gob.pe/institucion/mef/normas-legales/201359-1439 https://www.gob.pe/institucion/mef/normas-legales/201359-1439 13 población será la consecuencia de adaptar la oferta con exigencias en salud y realización como demanda.19 2.10. Gasto de bolsillo: De acuerdo a la revista del Ministerio de Salud sobre Gasto de Bolsillo en salud y medicamentos (2021), el gasto de bolsillo es definido como aquellos desembolsos dinerarios que realiza una persona por atenciones médicas, realización de análisis, compra de medicamentos o algún otro suministro médico.20 2.11. Plataforma tecnológica: Una plataforma tecnológica sirve como fundamento para desarrollar y operar aplicaciones empresariales. Esta plataforma posibilita a los usuarios ejecutar sus aplicaciones de manera fluida, sin necesidad de preocuparse por la infraestructura tecnológica subyacente. Además, permite al personal técnico realizar mejoras, expansiones o actualizaciones de software de manera ágil, lo que contribuye a incrementar la agilidad y eficiencia del negocio. Una plataforma tecnológica moderna va más allá del simple soporte de aplicaciones tradicionales. Es esencial en la transformación digital, ya que proporciona funcionalidades que optimizan los procesos y añaden valor al negocio para los clientes. La transformación digital puede ser única para cada organización, pero impactará en todas las áreas de la empresa e introducirá cambios significativos en la forma en que operan las distintas unidades de negocio.21 El fortalecimiento de la colaboración entre el sistema de salud público y privado es uno de los desafíos fundamentales que enfrenta el sector. La pandemia ha resaltado la necesidad de contar con tecnología que sea fácil de implementar y operar, no solo para garantizar una atención médica eficiente, sino también para asegurar la continuidad en el beneficio de servicios médicos. Esto subraya la 19 García FA, Ramos VI, García RJF, et al. El balance entre la oferta y la demanda en salud. El caso de los servicios de rehabilitación integral en La Habana, Cuba. 2009-2010. INFODIR. 2011;7(12). https://www.medigraphic.com/cgi-bin/new/resumen.cgi?IDARTICULO=49386 20 Ministerio de Salud (2021), Gasto de bolsillo en salud y medicamentos, https://www.digemid.minsa.gob.pe/webDigemid/estudios/2021/gasto-de-bolsillo-en-salud-y-medicamentos-2012- 2019/ 21 SAP, ¿Qué es una plataforma tecnológica?, https://www.sap.com/spain/insights/what-is-a-technology- platform.html https://www.medigraphic.com/cgi-bin/new/resumen.cgi?IDARTICULO=49386 https://www.digemid.minsa.gob.pe/webDigemid/estudios/2021/gasto-de-bolsillo-en-salud-y-medicamentos-2012-2019/ https://www.digemid.minsa.gob.pe/webDigemid/estudios/2021/gasto-de-bolsillo-en-salud-y-medicamentos-2012-2019/ https://www.sap.com/spain/insights/what-is-a-technology-platform.html https://www.sap.com/spain/insights/what-is-a-technology-platform.html 14 importancia de habilitar tecnologías e infraestructuras que permitan acelerar el progreso y ejecución de procedimientos integrados de datos. 22 2.12. Problemas de Suministro: De acuerdo con la Agencia española de medicamentos y productos sanitarios (2022), se debe entender que los problemas de suministro se presenta cuando no existe disponibilidad de un medicamente, es decir el stock de medicamento es menor al consumo, según se señala en el artículo la causal puede ser los problemas con la fabricación o en la distribución del fármaco 23. Autores como Douglas García, José Acevedo y Mariela Cantero (2020) manifiestan que el suministro comprende lo siguiente: “El suministro se inicia con la selección de medicamentos y continúa con los componentes logísticos de programación, adquisición, almacenamiento y distribución de los medicamentos.”24 2.13. Producto Farmacéutico: Conforme a la Ley N° 29459 (2009) “los productos farmacéuticos son los preparados de composición conocida, rotulado y envasado uniformemente, destinado a ser usado en el cuidado, análisis, procedimiento y alivio de una enfermedad, conservación, mantenimiento, restitución y recuperación de la salud.”25 2.14. Salud: De acuerdo con Valenzuela26, el enfoque de salud no debe limitarse únicamente a ciertas dimensiones del ser humano, sino que debe abarcar aspectos socio- históricos según el contexto, de manera integral y profunda, en consonancia con la complejidad humana. Esto implica considerar aspectos como las condiciones de vida, el entorno biológico, sociocultural y económico, así como los aspectos emocionales, espirituales y mentales. 22Martín Kozak, Plataformas tecnológicas y la revolución en salud. Revista América Economía 2020, https://uddventures.udd.cl/blog/plataformas-tecnol%C3%B3gicas-y-la-revoluci%C3%B3n-en-salud. 23 Agencia española de medicamentos y productos sanitarios (2022,05 de septiembre). Problemas de suministro de medicamentos. https://www.aemps.gob.es/profesional-sanitario/problemas-de-suministro-de-medicamentos/ 24 Gómez, D. G., Suárez, J. A. A., & García, M. C. (2020). Principales deficiencias en los almacenes de medicamentos e insumos médicos en entidades hospitalarias. Casos de estudio en Sancti Spíritus, Cuba. Correo Científico Médico, 24(4). 25 Ley N° 29459 (2009); Ley de los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y productos Sanitarios. https://www.gob.pe/institucion/congreso-de-la-republica/normas-legales/2813441-29459 26 Valenzuela Contreras, L. M. (2016). La salud, desde una perspectiva integral. https://www.americaeconomia.com/analisis-opinion/plataformas-tecnologicas-y-la-revolucion-en-salud https://uddventures.udd.cl/blog/plataformas-tecnol%C3%B3gicas-y-la-revoluci%C3%B3n-en-salud https://www.aemps.gob.es/profesional-sanitario/problemas-de-suministro-de-medicamentos/ https://www.gob.pe/institucion/congreso-de-la-republica/normas-legales/2813441-29459 15 De acuerdo con la OMS, “la salud es un estado de completo bienestar físico, mental y social, y no solamente la ausencia de afecciones o enfermedades” La Real Academia Española, por su parte, define el concepto de Salud como "estado en el que el ser orgánico ejerce normalmente todas sus funciones" y "conjunto de las condiciones físicas en que se encuentra un organismo en un momento determinado", según la primera y segunda acepción. Tras la Segunda Guerra Mundial, la conceptualización de la salud experimentó un cambio significativo con la creación de la Organización Mundial de la Salud (OMS), que estuvo estrechamente ligada a la Declaración Universal de Derechos Humanos. La OMS proclamó que "el disfrute del más alto nivel de salud que se pueda lograr es uno de los derechos fundamentales de todo ser humano". En 1974, se creó el modelo Laframboise a través del cual se establece que para poder identificar los problemas de salud de alguna persona es necesario identificar cuatro puntos: los factores biológicos y sociales del ser humano; el ambiente; forma de vida y sistemas sanitarios27. 2.15. Salud Pública: De acuerdo con Figueroa, el concepto de Salud Pública ha evolucionado a lo largo del tiempo, reflejando la comprensión cambiante de la realidad y los recursos disponibles para intervenir. Actualmente, se define como una práctica social integrada que se centra en la salud de las poblaciones humanas, considerándose tanto como sujeto como objeto de estudio. Asimismo, a través de la Salud Pública se busca impulsar la salud física y mental, y evitar enfermedades, lo cual se consigue con esfuerzos de la sociedad quienes se organizan para desenvolver recursos sociales y mejorar el ambiente donde habitan, a fin de afrontar los problemas de salud que pudieran existir y llevar un adecuado nivel de vida.28 27 Lalonde, M. (1981). Cuaderno de Docentes. https://carrozzeriamanfredi.it/walden-farms-lvco/concepto-de- l%C3%B3gica-segun-la-rae-afd3d7 28 Figueroa de López, S. (2012). Introducción a la salud pública. https://saludpublicayepi.files.wordpress.com/2012/06/documento-3er-parcial-compilacion-4-documentos.pdf https://carrozzeriamanfredi.it/walden-farms-lvco/concepto-de-l%C3%B3gica-segun-la-rae-afd3d7 https://carrozzeriamanfredi.it/walden-farms-lvco/concepto-de-l%C3%B3gica-segun-la-rae-afd3d7 https://saludpublicayepi.files.wordpress.com/2012/06/documento-3er-parcial-compilacion-4-documentos.pdf 16 2.16. Sistema de Abastecimiento De acuerdo al numeral 4.1 del Artículo 4 del Decreto Legislativo N° 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento, el Sistema Nacional de Abastecimiento se define conforme a lo siguiente: “Artículo 4.- Sistema Nacional de Abastecimiento 4.1 El Sistema Nacional de Abastecimiento es el conjunto de principios, procesos, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos para la provisión de los bienes, servicios y obras, a través de las actividades de la Cadena de Abastecimiento Público, orientadas al logro de los resultados, con el fi n de lograr un eficiente y eficaz empleo de los recursos públicos.”29 2.17. Trazabilidad: Conforme a la Ley N° 29459 (2009) “trazabilidad es el conjunto de acciones, medidas y procedimiento técnicos que permiten identificar y registrar cada producto desde su nacimiento hasta el final de la cadena de comercialización. Permite rastrear la cadena de producción y otorgar la certeza del origen y de las distintas etapas del proceso productivo. “ La trazabilidad es el rastreo del producto a lo largo de toda la cadena de suministro, desde la recolección de materia prima hasta la llegada al consumidor final.30 29 Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento (2018); Decreto Legislativo N° 1439. https://www.gob.pe/institucion/mef/normas-legales/201359-1439 30 Beetrack, Transporte logístico: tipos, importancia y funciones de la logística de transporte, https://www.beetrack.com/es/blog/transporte-logistico https://www.gob.pe/institucion/mef/normas-legales/201359-1439 https://www.beetrack.com/es/blog/transporte-logistico 17 3. ARQUITECTURA DEL PROBLEMA Somos conscientes que nuestro problema público no es simple de abordar. El correcto desarrollo de la arquitectura del problema nos permitirá identificar como se interrelacionan las dimensiones que lo afectan de manera individual, aun cuando se pueda apreciar de manera integral. Individualizar sus componentes nos permitirá hacer un análisis más profundo. Para este desarrollo, hemos elaborado la matriz de consistencia del diseño de investigación sobre la arquitectura del problema público (VER ANEXO I), a fin de que permita comprender las dimensiones, a través de preguntas claves, identificar objetivos y generar posibles hipótesis respecto a la solución del problema planteado. La referida matriz nos llevó al desarrollo de los siguientes puntos: 3.1. Magnitud del problema i. Valor económico de los medicamentos no dispensados a los pacientes en el Hospital Edgardo Rebagliati por falta de stock Según la página de estadísticas oficial de ESSALUD31. A septiembre 2023, la Red Asistencial Rebagliati contaba con una población asegurada de 2,104,792 pacientes, lo que representa el 16.4% del total de asegurados. Sin embargo, dicho nosocomio podría atender aun mayor número de pacientes dado que es considerado un Instituto Especializado (nivel de atención III-2), de acuerdo con la Resolución N.º 240-2019-DMG-DIRIS-LC. Al respecto, se analizaron las consultas que se habría atendido en la referida Red Prestacional, con el fin de determinar el impacto de escoger este nosocomio como materia de análisis donde se estableció que entre enero y setiembre 2023, la referida Red Prestacional habría atendido a más 2,234,175 consultas al reactivar todas sus especialidades32. En ese sentido, se analizó la cantidad de recetas -de los 10 medicamentos más empleados por los pacientes- entre enero y junio del 2022, sumando un total de 64,273 recetas. Sin embargo, cerca de un 70% de estas recetas no fueron 31 Seguro Social de Salud. http://www.essalud.gob.pe/estadistica-institucional/ 32 Seguro Social de Salud (2019, 30 de mayo). Hospital Rebagliati de EsSalud alcanza máxima categoría por su alta especialidad y capacidad resolutiva. http://www.essalud.gob.pe/hospital-rebagliati-de-essalud-alcanza- maxima-categoria-por-su-alta-especialidad-y-capacidad-resolutiva/ http://www.essalud.gob.pe/estadistica-institucional/ http://www.essalud.gob.pe/hospital-rebagliati-de-essalud-alcanza-maxima-categoria-por-su-alta-especialidad-y-capacidad-resolutiva/ http://www.essalud.gob.pe/hospital-rebagliati-de-essalud-alcanza-maxima-categoria-por-su-alta-especialidad-y-capacidad-resolutiva/ 18 atendidas en su totalidad, debido a la falta de stock de éstas en las farmacias del nosocomio. Por esta razón, los pacientes, con la finalidad de poder completar su tratamiento, tuvieron que adquirir los medicamentos en farmacias privadas, fuera del Sistema del Seguro Social. Hecho que significó un gasto en la canasta familiar de estos asegurados por un total de S/ 650,031.60, tal como se detalla en la Tabla N° 01. Tabla N° 01 Top 10 de las medicinas (*) que no fueron entregadas a los pacientes por más que estuvieron prescritos en las recetas entre enero y junio 2022 en el Hospital Nacional Edgardo Rebagliati Martins Nota: * Se ha calculado que el top 10 de medicamentos indicados representa el 65% de los medicamentos no entregados de un total de 29,004 ocasiones en las que se prescribió y no se dispensó medicamentos. ** Precio referencial obtenido de la página web de DIGEMID / MINSA. *** Fuente: SAP. Adaptado de ESSI, 2022 MEDICAMENTOS (***) Cantidad de veces que fueron prescritas Cantidad de veces que fueron prescritos y no fueron entregados a los pacientes % de efectividad de disponibili dad ESSALUD % de NO disponibili dad ESSALUD Precio Unitario DIGEMID (**) (en soles) Costo Asumido por los pacientes (en soles) Cloruro de Sodio Sue.Fisi.0.9% X 100mL 13643 3897 71.4% 28.6% 4.60 17,926.20 Metamizol Sódico 1 G/2 ML 12702 3629 71.4% 28.6% 4.20 15,241.80 Fentanilo 50 mcg/mL X 10 mL 6475 1852 71.4% 28.6% 142.10 263,169.20 Dimenhidrinato 50 mg 4538 1406 69.0% 31.0% 1.50 2,109.00 Cloruro de Sodio 0.9 % X 1 L 4892 1398 71.4% 28.6% 6.80 9,506.40 Insulina Humana(ADN RECOM.)100 UI / ML X 4801 1374 71.4% 28.6% 40.30 55,372.20 Omeprazol 40 MG X 1 VIAL 4701 1345 71.4% 28.6% 5.00 6,725.00 Furosemida 10 MG / ML X 2 ML 4718 1343 71.5% 28.5% 1.00 1,343.00 Ipratropio Bromuro 20 µG P/DOS.X200DOS.A 4288 1319 69.2% 30.8% 22.20 29,281.80 Albumina Humana 20% X 50 ML 3515 1290 63.3% 36.7% 193.30 249,357.00 TOTALES 64,273.00 18,853.00 70.2% 29.8% 650,031.60 https://www.gob.pe/hospital-nacional-edgardo-rebagliati-martins 19 ii. Impacto sobre la salud publica Que el paciente no haya desarrollado su tratamiento tras la atención médica genera una gran preocupación. Según el Dr. Derek Yach, director ejecutivo de Enfermedades No Transmisibles y Salud Mental de la Organización Mundial de la Salud (OMS) el incumplimiento del tratamiento prescrito clasifica como un problema mundial. La razón principal por la que no se logra el efecto terapéutico completo conducirá a la aparición de complicaciones médicas y psicosociales y puede aumentar la posibilidad de resistencia a los medicamentos, reduciendo así la calidad de vida del paciente y desperdiciando recursos médicos. Incluso la Organización Mundial de la Salud (2003) afirma que a medida que aumenta el número de personas que padecen esta enfermedad, también aumentan los problemas causados por la falta de adherencia al tratamiento. En ese sentido, con el fin de recuperar su salud, los pacientes efectúan compras en distintas farmacias privadas, impactando en su economía, cuando este hecho no se debería presentar pues los asegurados realizan aportes mensuales al sistema de salud. iii. Valor económico de los medicamentos recepcionados en el Almacén Especializado Edgardo Rebagliati durante el año 2022. De acuerdo al Informe Anual de Operaciones 2023, presentado por SALOG, durante el año 202, se recepcionaron un total de 6,236 ítems de bienes estratégicos en un total de 5,003 órdenes de compra los cuales están valorizados en un total de S/ 87,795,857.33 Sin embargo, se debe precisar que, fueron recibidos directamente en los hospitales de la Red Edgardo Rebagliati un total de 233 ítems de bienes estratégicos en un total de 177 órdenes de compra los cuales están valorizados en un total de S/ 3,324,199.87, lo mismos que fueron regularizados posteriormente en el sistema. 20 Al respecto, es importante señalar que los bienes estratégicos tienen fecha de vencimiento, por lo que, su rotación de acuerdo al sistema (FIFO33 y FEFO34 )35 es importante para esta clase de productos. En ese sentido, debido a la importante suma de bienes estratégicos que anualmente se van almacenando en los establecimientos del Hospital Edgardo Rebagliati es importante contar con un sistema que permita alertar sobre las fechas de vencimiento, permita agilizar las compras para evitar rupturas de stock entre otros. iv. Valor de los medicamentos que fueron rechazados para su ingreso al almacén Edgardo Rebagliati durante el año 2022 De acuerdo al Informe Anual de Operaciones 2023, presentado por SALOG, durante el año 2022 por lo menos 30 medicamentos por proveedor han sido rechazados, siendo por las causas principales: incumplir con los criterios de calidad, incumplimientos de rotulado, desviaciones de temperatura de productos, documentación incompleta, entre otros, de los cuales se detalla lo siguiente: 9 medicamentos (30%) corresponden a productos vitales, 21 medicamentos (70%) corresponde a productos esenciales. v. Valor económico de los medicamentos próximos a vencer detectados en los almacenes de EsSalud a Nivel Nacional De acuerdo al Informe de Orientación de Oficio N° 002-2022-OCI/0251-SOO, presentado el 04 de febrero de 2022, la Contraloría General de la República encontró en el sistema SAP de EsSalud un valorizado de S/ 8,439,006.00 de medicamentos, material médico y de laboratorio en los almacenes, depósitos y farmacias de EsSalud a nivel nacional que se vencerían en el periodo febrero a abril 2022. Conforme a lo detallado en el informe las Redes que más concentraron existencias próximas a vencer fueron la Red Prestacional Almenara, 33 FIFO (First Input - First Output): Los medicamentos que ingresan primero deben ser despachados primero, en este caso a la gestión logística se basa en la fecha de recepción de los productos. 34 FEFO(First Expire - First Output): Los medicamentos que expiran primero deben ser despachados primero, en este caso la gestión de almacenamiento se basa en la fecha de vencimiento del producto. 35 Carbocollbatallé (2021). https://jcarbo.com/es/gestion-de-almacen-fefo- fifo/#:~:text=FIFO%3A%20First%20in%2C%20first%20out,es%20la%20fecha%20de%20recepci%C3%B3n. https://apps8.contraloria.gob.pe/SPIC/srvDownload/ViewPDF?CRES_CODIGO=2022CSI025100020&TIPOARCHIVO=ADJUNTO https://jcarbo.com/es/gestion-de-almacen-fefo-fifo/#:~:text=FIFO%3A%20First%20in%2C%20first%20out,es%20la%20fecha%20de%20recepci%C3%B3n https://jcarbo.com/es/gestion-de-almacen-fefo-fifo/#:~:text=FIFO%3A%20First%20in%2C%20first%20out,es%20la%20fecha%20de%20recepci%C3%B3n 21 Lambayeque, Rebagliati y Arequipa concentrando el 59.10% del total de existencias próximas a vencer a nivel nacional. Así mismo, al año siguiente otro informe de la Contraloría General de la República (N° 048-2023-OCI/0251-VC) del 14 de julio de 2023 reveló que para esta vez se contaba con medicamentos, material médico y de laboratorio, valorizados en S/ 111,000,795.00 con riesgo a vencerse en los próximos meses, lo que refleja que el problema sigue latente. vi. Valor económico de los medicamentos vencidos en los almacenes de EsSalud a Nivel Nacional De acuerdo al boletín emitido el 08 de mayo de 2022 por “Saludconlupa”36, la Contraloría General de la República encontró en los almacenes de EsSalud unos 1,360 productos dados de baja, valorizados por S/ 12,000,000.00, de los cuales el 30% (S/ 3,647,540.89) pertenecen a la Red Prestacional Rebagliati, tal como se detalla en la Tabla Nª 02. Tabla N° 02 Productos dados de baja pertenecientes a la Red Prestacional Rebagliati Tipo de producto Valor Monetario (en soles) Medicamentos 798,231.52 Material médico 1,593,546.75 Insumo de laboratorio 1,255,762.62 Total 3,647,540.89 Nota. Adaptado de "Almacenes de EsSalud tienen medicamentos e insumos inutilizables por más de 12 millones de soles" por R. Laura, 2022, Salud con lupa (https://saludconlupa.com/noticias/almacenes-de-essalud-tienen-medicamentos-e-insumos- inutilizables-por-ms-de-12-millones-de-soles/) Así mismo en el año 2023, otro informe de visita de control de la Contraloría General de la República N° 048-2023-OCI/0251-VC permitió revelar que 38 productos farmacéuticos se encontraban vencidos y eran para el tratamiento de leucemias, VIH, distintos tipos de cáncer, cuyo valor ascendería S/ 118,642,82 lo que estaría generando perjuicio al Estado Peruano. 36 Laura, R. (2022, mayo 8). Almacenes de EsSalud tienen medicamentos e insumos inutilizables por más de 12 millones de soles. Salud con lupa. https://saludconlupa.com/noticias/almacenes-de-essalud-tienen- medicamentos-e-insumos-inutilizables-por-ms-de-12-millones-de-soles/ 22 vii. Condiciones de Almacenamiento en Farmacias y Almacenes en el Hospital Edgardo Rebagliati El Hospital Edgardo Rebagliati cuenta con 01 Almacén Especializado ubicado estratégicamente en el Callao para facilitar la recepción de los bienes estratégicos por parte de los proveedores, así como, almacenes intermedios dentro del hospital destinados específicamente para almacenar temporalmente los medicamentos antes de ingresar a las farmacias. A diciembre 2022, se contaba con un total de 23 farmacias, todas ellas distribuidas de acuerdo con las 20 especialidades que tiene el referido nosocomio. Además de ellas, se cuenta con 3 farmacias adicionales que corresponden a las unidades de Emergencia, Hospitalización y UCI (cuidados intensivos). Al respecto, de acuerdo a la normativa peruana37,38, aquellos establecimientos que requieran almacenar y dispensar productos farmacéuticos deben cumplir con los requisitos exigidos en las Buenas Prácticas de Almacenamiento en caso de Almacenes Especializados y Buenas Prácticas de Oficina Farmacéutica en caso de Farmacias y recibir una certificación que lo acredite. Sin embargo, no todos los establecimientos que cuenta el Hospital Edgardo Rebagliati donde almacena medicamentos cuenta con dichas certificaciones. Incluso, la Contraloría General de la Republica (CGR) reportó, en julio 2023, que el referido nosocomio no cumple con las condiciones mínimas para mantener sus bienes estratégicos, indicando poner en riesgo la vida de los asegurados39. Asimismo, otro problema que encontró Contraloría en el año 2022 fue que los almacenes no cuentan con espacios adecuados para los bienes a almacenar, a fin de acreditar ello se adjuntó una serie de fotos en el cual evidencia lo detallado40. 37 Resolución Ministerial 132-2015 –MINSA- Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento 38 Resolución Ministerial 808-2021- MINSA- Manual de Buenas Prácticas de Oficina Farmacéutica 39 Puerta, J. G. (2023, julio 27). Contraloría confirma pésimas condiciones en almacenes de redes Almenara y Rebagliati. Peru21. https://peru21.pe/investigacion/essalud-contraloria-confirma-pesimas-condiciones-en- almacenes-de-redes-almenara-y-rebagliati-noticia/ 40 Rosa Laura (2022). Almacenes de EsSalud tienen medicamentos e insumos inutilizables por más de 12 millones de soles. https://saludconlupa.com/noticias/almacenes-de-essalud-tienen-medicamentos-e-insumos-inutilizables- por-ms-de-12-millones-de-soles/ https://peru21.pe/investigacion/essalud-contraloria-confirma-pesimas-condiciones-en-almacenes-de-redes-almenara-y-rebagliati-noticia/ https://peru21.pe/investigacion/essalud-contraloria-confirma-pesimas-condiciones-en-almacenes-de-redes-almenara-y-rebagliati-noticia/ https://saludconlupa.com/noticias/almacenes-de-essalud-tienen-medicamentos-e-insumos-inutilizables-por-ms-de-12-millones-de-soles/ https://saludconlupa.com/noticias/almacenes-de-essalud-tienen-medicamentos-e-insumos-inutilizables-por-ms-de-12-millones-de-soles/ 23 viii. Valor económico de los medicamentos del Hospital Edgardo Rebagliati en el Almacén Especializado del Callao (SALOG) De acuerdo al Informe Anual de Operaciones 2023, presentado por SALOG, durante el año 2022 el total de ítems disponibles pertenecientes al Hospital Edgardo Rebagliati en el Almacén Especializado del Callao fue de 125 y estuvieron valorizados en S/ 9,725,928.86, de los cuales 36 fueron medicamentos, 88 material médico y uno de ellos fue material de laboratorio ix. Nivel de desabastecimiento del Hospital Edgardo Rebagliati De acuerdo al Informe Anual de Operaciones 2023, presentado por SALOG, durante el año 2022, el nivel de abastecimiento integral de la Red Prestacional Rebagliati en promedio fue de 88.02% Cabe resaltar que, presentó un nivel de desabastecimiento de 11.19 %. Asimismo, durante el año 2022 para el Hospital Edgardo Rebagliati se reportó un total de 2,022 ítems agotados de los cuales 1,170 eran medicamentos. Y 3,361 ítems con quiebre de stock de los cuales 2,244 eran medicamentos. De igual forma, durante el año 2022 se reportó que el Hospital Rebagliati solo contaba con 1,885 órdenes de compra giradas, de los cuales 1,374 eran para medicamentos, sin embargo, se encontraba pendiente de girar un total de 3,498 ítem de los cuales 2,040 serían para medicamentos. x. Diversos sistemas de administración de la información de bienes estratégicos en los almacenes y farmacias en el Hospital Edgardo Rebagliati En EsSalud se utilizan principalmente 2 sistemas para la administración de medicamentos: El ESSI y el SAP. El ESSI, en cual es usado por las farmacias de los establecimientos de salud y el sistema SAP, el cual es empleado en los almacenes. Cabe precisar que, ningún sistema emite alertas de control para alertar sobre posibles fechas de vencimiento, pese a la relevancia de dicho control. La forma que actualmente se realizan las alertas de vencimiento de productos es por correo electrónico emitidas de forma semanal por el personal del nivel central (CEABE) con la información que puede extraer del SAP, sin embargo, esa información no es del 100 % certera dado que, existe una interfaz entre 24 ambos sistemas. Diariamente, las farmacias de forma manual deben descargar un archivo del ESSI, y subirlo a la plataforma del SAP. Cabe mencionar que, el ESSI, no registra los productos por lote ni fecha de vencimiento, por lo que, internamente se genera una especie de desorden desactualizado el SAP y esto se debe principalmente por: ➢ El reingreso al sistema ESSI de los Bienes Estratégicos que no fueron utilizados y se recogieron de los servicios (logística inversa) ➢ En la interface de los procesos de carga el sistema toma automáticamente los lotes primeros en vencer, en algunos casos los saldos, no siendo igual al dispensado. ➢ Cuando se realiza el ingreso de notas de salida que provienen de las reservas otorgadas por los almacenes centrales, porque en muchos casos son lotes diferentes a lo que indica el documento ➢ Cuando se realizan canjes internos para evitar vencimiento, solo se registran las cantidades y jalan automáticamente lotes con asterisco. Es por esa razón que, los almacenes manualmente deben manipular el SAP, a fin de que coincidan los stocks en físico con el sistema. De acuerdo con el informe N 51-SGAyD-GABE-CEABE-ESSAALUD-2021, de fecha 28 de febrero de 2022 es mediante la transacción MB52 del SAP que se logró identificar todos los cambios de lote y fecha de vencimiento de bienes estratégicos a nivel nacional realizados en el sistema SAP desde el 16 de agosto al 13 de noviembre de 2021, donde se evidenció que se realizaron cambios manuales por un valor de S/ 22,378,823.05. Lo que genera pérdidas de recurso humano dado que deben realizar esas gestiones sin que garantice que no existan riesgos de vencimiento o sobre stock. Otra realidad se vive en las farmacias de los establecimientos de salud, dado que, la fecha de vencimiento se tiene que controlar de forma manual dado que el ESSI, como se mención líneas arriba no tiene la opción de registrar lote ni fecha de vencimiento. xi. Principales ventajas y desventajas del sistema ESSI para la gestión de medicamentos El ESSI, Servicio de Salud Inteligente, es una plataforma implementada en el año 2019, en los más de 400 establecimientos de salud a nivel nacional, el cual 25 permite brindar una mejor atención a los asegurados, integrado las actividades asistenciales con las administraciones, a fin de generar la historia clínica electrónica única por paciente a nivel nacional lo que permite apoyar a la labor de los diversos profesionales que participan en el proceso de atención en salud, mejorando la calidad de atención y la continuidad de las atenciones.41 Todas las prestaciones de salud que se brindan en el establecimiento de salud se registran en el ESSI de manera inmediata durante la atención o antes del final de cada turno de acuerdo a la naturaleza de la atención a través de módulos específicos interconectados. Dentro de la plataforma existe el módulo llamado “Farmacias y depósitos” el cual permite ubicar la receta del paciente e identificar que medicamentos le ha prescrito el médico a fin de dispensarlo en la farmacia. Sin embargo, este sistema no registra el lote ni la fecha de vencimiento de los bienes estratégicos a dispensar al paciente, por lo que, no se podría tener una trazabilidad de que lote se le entregó al asegurado. Tampoco es práctico cuando se realiza un inventario, dado que solo expresa cantidades lo que da falsos stocks, puesto que un ítem puede estar próximo a vencer, pero por tener una cantidad proyectada para tantos meses podría generar una falsa idea de estar abastecidos. Así mismo, no genera alertas de que medicamentos vencerán en los próximos días, siendo el personal de farmacia el que se debe dar cuenta mediante un registro manual de que bien estratégico está próximo a vencer para realizar su canje con el almacén. xii. Principales ventajas y desventajas del sistema SAP para la gestión de medicamentos El sistema SAP ERP solo es empleado en los almacenes centrales, mas no en las farmacias dado el número limitado de usuarios que EsSalud ha comprado para tal fin debido a los costos elevados de adquirir usuarios. Cabe precisar que, el módulo de la gestión logística que se emplea es el SAP MM: Gestión Logística y Materiales en EsSalud y la versión que se emplea es la SAP R3. Al respecto, el SAP MM permite la elaboración de las solicitudes de pedido o 41 Plataforma integral de solicitudes digitales del Estado peruano - Facilita. (s/f). Gob.pe. Recuperado el 7 de julio de 2024, de https://facilita.gob.pe/t/1548 https://facilita.gob.pe/t/1548 26 requerimientos (SOLPED), la elaboración de las órdenes de compra, la recepción de almacén y la distribución de los servicios a los solicitantes (farmacias). Sin embargo, las funciones habilitadas para los accesos del personal de almacén se limitan a cambios de fecha de vencimiento (MSC2N), cambio de lote (MB1B), visualización de los stocks (MB52), visualización del maestro de materiales (MM60), movimientos entre almacenes de la misma red (MB1B), traslado de pedidos (ME21N), así como, permitir la corrección (ME22N), visualización (ME23N) y liberación de un pedido (ME29N), permitiendo así el control del stock, pero solo en los almacenes. Para asegurar el abastecimiento de los bienes estratégicos cada farmacia, una vez al año, emite un cuadro Excel con su estimación de necesidades anual, para dicha proyección se utiliza el método de consumo histórico y/o método de morbilidad de acuerdo a la directiva vigente. Dicho Excel es consolidado por la Farmacia central del Hospital quien remite la estimación de necesidades validadas para su aprobación para que se ejecuten los procesos de compra establecidos. Si bien es cierto, las farmacias estiman su necesidad anual, se realizan gestiones mensuales a fin de mantener stock necesario dentro de cada una de las 23 farmacias del hospital, dado que, debido al espacio insuficiente en cada una de ellas, es necesario un abastecimiento constante desde el almacén especializado en el Callao, al almacén intermedio dentro del Hospital hacia cada una de las farmacias. En ese sentido, cada farmacia envía un cuadro Excel solicitando los medicamentos que necesitará para dispensar durante el mes. Recibido el pedido, el almacén regulariza las notas de entrada en el sistema SAP. Posteriormente, producto del despacho el almacén se genera una nota de salida en el mismo sistema, dicho documento alimentará el sistema ESSI, pero este último no registra lotes ni fechas de vencimiento, solo cantidades y nombres de producto42. Como se aprecia, la estimación de necesidades de bienes estratégicos es un proceso manual que realiza cada farmacia, dicha información alimenta al SAP el cual es utilizado para generar las solicitudes de pedido y las órdenes de 42 Código: M. (s/f). MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. Gob.pe. Recuperado el 8 de julio de 2024, de https://www.essalud.gob.pe/transparencia/procesos_procedimientos/MPP_HNERM_Departamento_de_Farma cia.pdf https://www.essalud.gob.pe/transparencia/procesos_procedimientos/MPP_HNERM_Departamento_de_Farmacia.pdf https://www.essalud.gob.pe/transparencia/procesos_procedimientos/MPP_HNERM_Departamento_de_Farmacia.pdf 27 compra hacia los proveedores seleccionados luego de haber pasado el proceso de contrataciones respectivo. Dicho sistema SAP, también se emplea para controlar el stock de los bienes estratégicos dentro de los almacenes, pero no a nivel de farmacias, dado que en las farmacias se utiliza el sistema ESSI, el cual no contempla lotes ni fechas de vencimiento, lo que genera que la información del SAP no sea fidedigna al 100% dado que se desactualiza cuando se transfiere información de SAP a ESSI y viceversa. Por lo que, se deduce que se estaría estimando y adquiriendo cantidades de medicamentos los cuales podrían no ser los que en realidad se necesitan para cada una de las farmacias. 3.2. Los Procesos: Para conocer el proceso de la cadena de abastecimiento de medicamentos en el Hospital Rebagliati se llevaron a cabo entrevistas con los actores intervinientes y se empleó la observación no participante in situ en los puestos de campo para evidenciar la interacción de los agentes y el cumplimiento de los procesos establecidos en su MAPRO. Se identificaron el número de almacenes y farmacias del referido nosocomio. En las entrevistas y visitas se pudieron identificar algunas deficiencias respecto a la gestión de inventarios. Se evidenciaron procesos manuales, errores en los registros, decisiones poco asertivas de cara a la atención de los pacientes. A pesar de ello, estos siguen apersonándose para sus consultas médicas y recibiendo, de manera total o parcial o nula, los medicamentos para sus respectivos tratamientos. Tras nuestro análisis se han detectado las diversas actividades en el proceso de abastecimiento, tal como se detalla en la Imagen Nº 01 28 Imagen N° 01 Cadena de Abastecimiento Para un mayor detalle, las actividades de los procesos se describen a continuación, seguido de una breve descripción de los errores que fueron detectados (en cursiva): PROCESO DE PLANIFICACIÓN: 1. Recolección de información desde el campo para establecer el cuadro de necesidades: Cada hospital cuenta con una oficina de gestión y desarrollo quien coordina con cada jefe de farmacia del nosocomio para determinar su cuadro de necesidades. La información es recolectada a manera de un cuadre de inventario, informando ingresos, salidas, stocks vencidos, entre otros en un libro de incidencias. Se detectan errores en el registro al realizarse de manera manual. No se evidencia que haya una rutina en el registro del citado cuaderno. 2. Formulación de requerimientos de compra de equipamiento asistencial por reposición: Nota: Elaboraciòn propia 29 La Subgerencia de Determinación de Necesidades y Control de Dispositivos y Equipamiento Médico del CEABE establece requisitos técnicos en la programación de inversiones de reposición de medicamentos. Se realiza mensualmente y la formulación no es un proceso de estimación sino presupuestaria. 3. Estimación de Necesidades: La Gerencia de Estimación y Control de Bienes Estratégicos del CEABE, en colaboración con la oficina de gestión y desarrollo del HRM evalúa la proporción de ítems estimados en relación con la cantidad de ítems consumidos. Se realiza anualmente y de manera manual considerando reportes de consumo, pero no considera incrementos de demanda, ni análisis cuantitativos de los ítems. 4. Determinación de necesidades. La Gerencia de Estimación y Control de Bienes Estratégicos del CEABE evalúa la cantidad de ítems registrados con el fin de aumentar el Suministro Centralizado. Se realiza de manera anual, pero se calcula considerando información histórica, pero no contempla escenarios posibles ni análisis de precios, oferta de los proveedores u otro factor que deba tomarse en cuenta para la determinación de la compra conjunta. 5. Planificación de necesidades (Para la Compra Anual). La Gerencia de Estimación y Control de Bienes Estratégicos del CEABE calcula el porcentaje de ítems necesarios para determinar la cantidad de ítems requeridos para su adquisición, de acuerdo con la estimación establecida. En este proceso se determina la compra anual de ítems, pero no considera escenarios de contracción o incremento de precios, demanda, etc. PROCESO DE ABASTECIMIENTO: 6. Planificación de compras de medicamentos: La Subgerencia de Programación y Elaboración de Expedientes del CEABE calcula el porcentaje de ítems incluidos en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) aprobado para determinar el total de ítems aprobados y contemplados en el PAC aprobado por la Gerencia Central de Logística (GCL) 30 Se realiza de manera anual y se realiza de manera de acuerdo a las normas vigentes de contrataciones, sin considerar compras extemporáneas, compras para reabastecimiento bajo parámetros rígidos y poco flexibles. 7. Modificación del PAC. La Subgerencia de Programación y Elaboración de Expedientes del CEABE supervisa la cantidad de veces que se actualiza el Plan Anual de Contrataciones (PAC) para garantizar un nivel efectivo de planificación en las contrataciones. Se realiza de manera mensual y aunque trata de ajustar el número de compras a realizar en el año para que este proceso sea efectivo, no considera los plazos que se alargan por cumplir las etapas de la ejecución del presupuesto público. 8. Indagación de mercado. La Subgerencia de Programación y Elaboración de Expedientes del CEABE evalúa el nivel de requerimientos de Indagación de Mercado completados para determinar el grado de ejecución del Plan Anual de Contrataciones (PAC). Se trabaja sobre una lista de proveedores registrados, pero no se toma en cuenta nuevos proveedores, que podrían ser más baratos y flexibles en el abastecimiento de medicinas. 9. Certificación y/o Previsión Presupuestal. La Subgerencia de Programación y Elaboración de Expedientes del CEABE, en coordinación con la Jefatura de Presupuesto, es responsable de medir el porcentaje de solicitudes de certificación y/o previsión emitidas y aprobadas por la Gerencia Central de Planificación y Presupuesto (GCPP) para confirmar la disponibilidad de fondos asignados para las contrataciones en curso. Aunque es parte del proceso de ejecución presupuestal, los procesos de compra deben someterse a los plazos de las unidades orgánicas intervinientes. 10. Aprobación de Expediente. La Subgerencia de Programación y Elaboración de Expedientes del CEABE monitorea el porcentaje de expedientes de contratación que son aprobados para evaluar el progreso de la ejecución de la planificación de contrataciones. Del mismo modo que el punto anterior, aunque es parte del proceso de ejecución presupuestal, los procesos de compra deben someterse a los plazos de las unidades orgánicas intervinientes. 31 11. Otorgamiento de la Buena Pro. La Subgerencia de Adquisición y Ejecución Contractual del CEABE se encarga de verificar la cantidad de procesos que son elevados al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE). Del mismo modo que el punto anterior. 12. Suscripción del Contrato. La Subgerencia de Adquisición y Ejecución Contractual del CEABE verifica la proporción de contrataciones publicadas frente al total de contrataciones con consentimiento de la Buena Pro para medir la cantidad de contrataciones que son divulgadas en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE). Del mismo modo que el punto anterior. Los procesos son extensos considerando las oportunidades de compra. Por ejemplo, caso vacuna COVID 19, Urea, etc. 13. Fiscalización Posterior. La Subgerencia de Adquisición y Ejecución Contractual del CEABE es responsable de determinar los porcentajes de ofertas que deben ser invalidadas mediante la fiscalización posterior correspondiente. Esto se realiza con el fin de verificar la veracidad y validez de la información presentada por el postor ganador de la Buena Pro. Los procesos de fiscalización, más aún los posteriores, requieren presupuestos elevados por la necesidad de personal y tiempos prolongados para la revisión documentaria. 14. Seguimiento a los contratos. La Subgerencia de Adquisición y Ejecución Contractual del CEABE realiza la adquisición de los medicamentos con los proveedores de acuerdo al proceso contractual y en los periodos establecidos previamente. Del mismo modo que el punto anterior. PROCESO DE TRANSPORTE: 15. Traslado de ubicación de los medicamentos: SALOG es el encargado de trasladar los medicamentos desde el almacén en el Callao hasta el almacén central dentro del hospital. 32 No se observa eventos susceptibles a ser mejorados. Incluso el proceso puede resultar interesante para ser replicada. 16. Distribución de los medicamentos: SALOG es el encargado de distribuir los medicamentos desde el almacén central, ubicado dentro del hospital, hacia las diferentes farmacias de cada especialidad. No se observa eventos susceptibles a ser mejorados. Incluso el proceso puede resultar interesante para ser replicada. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN DE STOCK - FARMACIA: 17. Distribución y despacho de los medicamentos en las farmacias: Cada farmacia es responsable de coordinar con SALOG el flujo de los medicamentos que se les asignan para mantener un ciclo continuo de pedidos, almacenamiento, dispensación y reposición de medicamentos. Este proceso evidencia problemas en los registros y coordinaciones manuales, pues carecen de herramientas para automatizar las actividades. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN DE STOCK - ALMACEN: 18. Seguimiento a la Programación de Ingreso y Recepción de Bienes Estratégicos. La Subgerencia de Almacenamiento y Distribución del CEABE calcula el porcentaje de cumplimiento de la programación de ingreso y recepción de los medicamentos y supervisar el internamiento de estos de acuerdo con la programación establecida. No se observa eventos susceptibles a ser mejorados, porque la información proviene de SALOG no de las farmacias que recepcionaron el medicamento. 19. Gestión de Adelanto de Entregas La Subgerencia de Almacenamiento y Distribución del CEABE calcula el porcentaje de solicitudes de adelanto aprobadas y atendidas por el proveedor para determinar la cantidad de adelantos de entrega que se otorgarán en el mes. No se observa eventos susceptibles a ser mejorados, porque la información proviene de SALOG y de los proveedores que cuentan con información automatizada. 33 20. Seguimiento al Incumplimientos de Entregas. La Subgerencia de Almacenamiento y Distribución del CEABE calcula el porcentaje de entregas que se encuentran fuera de fecha según la programación inicial para evaluar la cantidad de entregas que presentan incumplimiento de fecha. Del mismo modo que el punto anterior. No se observa eventos susceptibles a ser mejorados, porque la información proviene de SALOG y de los proveedores que cuentan con información automatizada. 21. Seguimiento a la Carga Diaria de Consumos. La Subgerencia de Almacenamiento y Distribución del CEABE calcula la cantidad de registros erróneos para identificar y medir la cantidad de errores en los registros, con el objetivo de evitar discrepancias entre el inventario físico y el registro virtual. Este proceso también evidencia errores, pues los registros se realizan tras conteos manuales. 22. Resolución de Baja de Bienes. La Subgerencia de Almacenamiento y Distribución del CEABE calcula el porcentaje de bienes que deberán ser dados de baja por vencimiento para evaluar la cantidad de bienes estratégicos cuya fecha de vencimiento ha expirado y que necesitan ser retirados del inventario. Este proceso también evidencia errores, pues los registros se realizan tras detecciones manuales desde las farmacias. Además, se realizan extemporáneamente cuando se pierde la capacidad de negociación con el proveedor. Sí, debe precisarse que, mejora cuando se realizan desde los almacenes porque emplean procesos de cierta forma automatizada. 23. Inmovilización de Bienes. La Subgerencia de Almacenamiento y Distribución del CEABE calcula el tiempo de atención de una solicitud de donación para la institución. Este cálculo se realiza para cada demanda que se presente, y tiene como objetivo medir la eficiencia y rapidez en el proceso de atención de solicitudes de donación. En nuestra observación no tuvimos la oportunidad de evidenciar el cumplimiento de la actividad. 34 24. Distribución por eventos coyunturales y/o catastróficos. La Subgerencia de Almacenamiento y Distribución del CEABE calcula el porcentaje de bienes distribuidos a partir de la asignación ante un evento coyuntural o catastrófico con el fin de medir la efectividad y rapidez en la distribución de los bienes estratégicos. Este cálculo se realiza para cada demanda que se presente en respuesta a dicho evento. Del mismo modo, en nuestra observación no tuvimos la oportunidad de evidenciar el cumplimiento de la actividad. PROCESO DE DEVOLUCIÓN: 25. Redistribución de Bienes Estratégicos. La Sub-Gerencia de Almacenamiento y Distribución del CEABE calcula el porcentaje de bienes redistribuidos para evaluar la eficiencia en la gestión de los recursos almacenados y garantizar una distribución equitativa y oportuna. No se observa eventos susceptibles a ser mejorados, porque la información proviene de SALOG no de las farmacias que recepcionaron el medicamento. 26. Monitoreo de la Disponibilidad La Gerencia de Estimación y Control de Bienes Estratégicos del CEABE, en coordinación con los jefes de Servicio de Farmacia, es responsable de definir el porcentaje de ítems agotados en las redes asistenciales, así como el porcentaje de ítems en sobre stock, la disponibilidad de los productos en las redes asistenciales, entre otros. Este proceso también evidencia errores, pues esta coordinación es tardía y en algunos casos nula. Los sobre stocks se detectan de manera manual cada cuadre de inventario cuando los medicamentos ya expiraron o cuando el traslado ya no es necesario. 27. Evaluación de Redistribución La Gerencia de Estimación y Control de Bienes Estratégicos del CEABE calcula el porcentaje de ítems que son redistribuidos según la necesidad de las redes asistenciales en relación con la cantidad de ítems aprobados. Este cálculo evalúa la eficiencia en la distribución equitativa de los medicamentos, acorde a las necesidades reales de las redes asistenciales. Del mismo modo, este proceso también evidencia errores, pues esta coordinación es tardía y en algunos casos nula. Los sobre stocks se detectan 35 de manera manual cada cuadre de inventario cuando los medicamentos ya expiraron o cuando el traslado ya no es necesario. PROCESO DE PRESCRIPCIÓN: 28. Atención Médica: El personal médico atiende al paciente a través de una cita agendada y prescribe los medicamentos para el tratamiento médico necesario para el restablecimiento de su salud. En este proceso se podrían detectan errores en vista que la prescripción no es contrastada con la disponibilidad de los medicamentos. Él prescribe de acuerdo al tratamiento, sin conocer si el medicamento puede o no ser dispensado. PROCESO DE DISPENSACIÓN: 29. Entrega de los medicamentos: El paciente acude a la farmacia especializada a fin de que le sea dispensado el medicamento prescrito para su tratamiento médico. En caso de que la farmacia especializada no cuente con el medicamento, el paciente acude a una farmacia privada para adquirirlo con sus propios recursos. En este proceso se detectan errores porque la farmacia dispensa los medicamentos según la disponibilidad de estos. No se cuenta con un sistema automatizado para identificar el stock en otras farmacias, menos aún se coordina el traslado de los medicamentos entre farmacias, en principio por un sentido de proactividad, y segundo porque el proceso es tedioso y complejo. En resumen, se ha identificado que estas actividades son las que presentan más inconvenientes dentro de la cadena de suministro de medicamentos. Principalmente porque son actividades que se realizan de manera manual y por el volumen de los bienes involucrados susceptibles a errores humanos de contabilización y de método43. Los procesos manuales aumentan significativamente el riesgo de errores, lo que a su vez puede tener consecuencias graves para la distribución y disponibilidad de medicamentos críticos. La contabilización inexacta de los bienes involucrados puede llevar a problemas de inventario, retrasos en la entrega e incluso 43 Saha, E., & Ray, P. K. (2019). Modelling and analysis of inventory management systems in healthcare: A review and reflections. Computers & Industrial Engineering, 137, 106051. 36 a la pérdida de productos esenciales para la salud pública. Para abordar este desafío, se están explorando soluciones tecnológicas que puedan automatizar y optimizar estas actividades. La implementación de sistemas de seguimiento y gestión basados en la Internet de las cosas (IoT) podría permitir un monitoreo en tiempo real de los medicamentos a medida que se mueven a lo largo de la cadena de suministro44. Esto no solo reduciría la intervención manual, sino que también proporcionaría una mayor visibilidad sobre el estado de los productos en cada etapa. Finalmente, la adopción de soluciones tecnológicas en la cadena de suministro de medicamentos no solo mejoraría la eficiencia y la precisión, sino que también podría contribuir significativamente a la seguridad y disponibilidad de los medicamentos vitales para la salud pública45. 44 Nanda, S. K., Panda, S. K., & Dash, M. (2023). Medical supply chain integrated with blockchain and IoT to track the logistics of medical products. Multimedia Tools and Applications, 1-23. 45 Rossini, M., Powell, D. J., & Kundu, K. (2023). Lean supply chain management and Industry 4.0: A systematic literature review. International Journal of Lean Six Sigma, 14(2), 253-276. 37 3.3. Los Actores: Ciertamente, es fundamental tener en cuenta que cada actor en la cadena de suministro de medicamentos opera desde sus propios intereses y objetivos. Esta diversidad de intereses puede generar desafíos adicionales en la gestión y optimización de la cadena de abastecimiento46. Los principales actores detectados y las falencias detectadas (en cursiva) se detallan a continuación: 1. Los proveedores, estos actores velan por el cumplimiento de sus indicadores de producción y sus metas comerciales en aras de proteger la inversión de sus accionistas. Está compuesto por los laboratorios farmacéuticos, laboratorios químicos, droguerías, quienes proveen los medicamentos solicitados. Las principales falencias detectadas con este actor se enmarcan en principio por las demoras en sus envíos ya que, debido a la cantidad de medicamentos que deben atender, prefieren contar con los stocks completos para optimizar sus recursos de traslado y atención. Asimismo, se muestran inflexibles en el cumplimiento de sus contratos, se muestran renuentes a atender pedidos excepcionales en plazos no estipulados, entre otros. 2. Los directores, como los responsables y encargados de la toma de decisiones en la cadena de abastecimiento, dentro de las entidades intervinientes. Hay directores de la gestión hospitalaria que podrían mejorar los sistemas administrativos de los nosocomios, directores políticos que podrían legislar sobre políticas públicas que busquen mejorar la atención médica en el país, entre otros. La principal falencia detectada es que son reactivos ante los eventos. Van gestionando en la medida que estos se van presentando, cuando deberían planificar estrategias de cara a mejorar la condición médica de la población. 3. Los compradores, constituidos por la Subgerencia de Adquisiciones y Ejecución Contractual, la Subgerencia de Programación y Elaboración de Expedientes de CEABE y las Unidades de abastecimiento del nosocomio, buscan atender el cumplimiento de sus indicadores de gestión de acuerdo con las estimaciones que le proporcionan el área administrativa, así como la ejecución de sus asignaciones presupuestales con el menor número de 46 Zamora Aguas, J. P., Adarme Jaimes, W., & Vanegas Escamilla, E. P. (2016). Coordinación en redes de suministro de medicamentos. Caso aplicado al sector salud colombiano: Um caso aplicado ao sector de saúde colombiano. Revista EIA, (25), 171-183. 38 incidencias. Son quienes realizan las compras centralizadas o locales de acuerdo con las estimaciones de las instancias competentes. Las principales falencias detectadas con este actor son que operan las compras en base a estimaciones inexactas. Se muestran parametrados por los procesos de la ejecución presupuestal, porque operan en el marco normativo, como la ley de contrataciones. Asimismo, son poco flexibles, pues deben cumplir las etapas de la ejecución presupuestaria. 4. Del mismo modo, los administradores, en esta de cadena de abastecimiento los hay de varios tipos: ➢ Estimadores, como la Gerencia de Estimación y Control, la Subgerencia de determinación de necesidades y las oficinas de gestión y desarrollo de cada nosocomio. ➢ Financieros, como la Oficina de Presupuesto Todos ellos cumplen tareas administrativas, pero estas son diferenciadas desde el sitial en que les toca aportar. Las falencias detectadas en el actor estimador es que sus procesos de análisis son poco certeros, pues no cuentan con las herramientas necesarias que le permitan recopilar información de manera eficiente, ni trabajarla de manera oportuna y sistematizada para tomar decisiones asertivas y estratégicas. En el caso de los financieros, las falencias que pueden apreciarse es que a lo largo de los años no han encontrado un mecanismo que acelere las etapas de la ejecución presupuestal. 5. El personal de almacén, transportistas, administrativos de almacenamiento y distribución como la Subgerencia de Almacenamiento y Distribución de CEABE, que buscan cumplir con los indicadores propios de la gestión de inventario, específicamente con relación a los tiempos y existencias de cara a los directivos, los administradores y los pacientes que son los directamente beneficiados o perjudicados con su atención. Las falencias detectadas en estos actores, es que carecen de un sistema de inventario idóneo para el cumplimiento de sus funciones. Sistemas que no les permiten operar registros automatizados; por ende, esta manualidad les ofrece una mínima capacidad de gestión. 39 6. Para los prescriptores, conformado por el cuerpo médico, quienes, además de sus labores propias del diagnóstico de afecciones y en línea con la tarea administrativa, deben prescribir los medicamentos idóneos para sus pacientes considerando que estos se encuentren dentro del stock del hospital para así no afectar los indicadores de ausencia y desabastecimiento. Las falencias detectadas en estos actores es la poca empatía con los pacientes, En el acto propio de la prescripción, recetan medicamentos de marca y al no contar con una herramienta que les brinde información en línea del real stock de los medicamentos que tienen en farmacia, ofrecen pocas alternativas a los pacientes en ausencia de estos. 7. El personal de las farmacias de ESSALUD que distribuyen los medicamentos a los pacientes que, con prescripción en mano, requieren de ellos para sus afecciones. Las falencias evidenciadas es que al no disponer de un sistema que permita controlar de stock, tienen poca capacidad para gestionar el inventario. Al ser el actor de cara al paciente cuando no atienden una receta completa, “apagan incendios”. Por otro lado, también se puede apreciar poca proactividad, por parte de estos actores, para gestionar el traslado de los medicamentos entre farmacias dada la complejidad del trámite administrativo que conlleva. 8. Los pacientes son los usuarios finales de toda la cadena de suministro. Son aquellos que requieren los medicamentos para contrarrestar sus afecciones y quienes tienen la expectativa de recibirlos de manera oportuna considerando la cobertura de sus seguros. Por otro lado, su principal interés es recuperar su salud y poder continuar con sus actividades normales. Son los asegurados a ESSALUD quienes padecen de afecciones y son atendidos por los médicos de cada especialidad. Son ellos los que realizan aportaciones al Sistema para poder ser atendidos en establecimientos de salud de ESSALUD y que, a pesar de ello, tienen que cubrir con sus propios recursos económicos en farmacias privadas, los medicamentos que no están disponibles a pesar de contar con las prescripciones correspondientes. Las principales falencias detectadas son la poca predisposición de estos para presentar reclamos por el mal servicio que podrían recibir. Al no existir un adecuado reporte de reclamos, no hay casuística para analizar. Asimismo, dependiendo de la condición económica del paciente, éste interrumpe el tratamiento cuando el medicamento no está a su disposición. 40 9. Los proveedores alternativos aparecen cuando los distintos actores de ESSALUD no pueden cumplir con sus objetivos dentro de la cadena de abastecimiento de medicamentos y los pacientes deben recurrir a ellos a fin de conseguirlos a costa de su propio dinero afectando su economía y las de sus familias. Estos también velan por el cumplimiento de sus indicadores comerciales en aras de velar por la inversión de sus accionistas. Conformada por las farmacias privadas y en donde recurren los pacientes para adquirir las medicinas prescritas por médicos de ESSALUD y que, por diversos motivos, no pudieron ser dispensadas por las farmacias del propio sistema. Las principales situaciones que se ocurren en torno a estos actores, es que no ofrecen medicamentos genéricos, dada la rentabilidad de los medicamentos de marca. Asimismo, deberían tener precios más acordes a la realidad de los pacientes con escasos recursos y, por último, deberían buscar alianzas estratégicas con el Seguro Social para atender mercados desatendidos. En este contexto, es necesario encontrar un equilibrio entre estos diferentes intereses y alinearlos en función de los objetivos generales de la cadena de suministro. La colaboración y la comunicación efectiva entre todos los actores es esencial para resolver los posibles conflictos de intereses y mantener un flujo eficiente de medicamentos. Además, la implementación de tecnologías y sistemas transparentes puede ayudar a crear un ambiente en el que los intereses de todos los actores estén respaldados por datos y análisis objetivos. Esto puede facilitar la toma de decisiones informadas que beneficien a la cadena de suministro en su conjunto, al tiempo que respetan los objetivos individuales de cada actor involucrado. 41 3.4. Marco Institucional y normativo relacionado con el Problema: El marco institucional relacionado con el problema se detalla en la Tabla N° 3 Tabla N° 3 Marco Institucional TÍTULO DE LA NORMA DETALLE RESOLUCIÓN DE PRESIDENCIA EJECUTIVA Nº 656-PE- ESSALUD-2014 (31 de diciembre del 2014) La resolución que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Seguro Social de Salud (ROF) en su artículo 1 señala lo siguiente: “Artículo 1° Contenido El presente Reglamento establece la naturaleza, finalidad, funciones generales y atribuciones, así como la estructura orgánica y las funciones de los órganos que integran el Seguro Social de Salud.” 47 Esto se hace con el objetivo de ejercitar su autoridad y concluir con los objetivos de la Institución. Relación con el problema público: Dicha norma se relaciona con nuestro problema público pues a través de la misma se establece de manera adecuada las funciones para cada uno de los participantes de la Entidad, a fin de que estos cumplan una labor optima, armoniosa y organizada. Reflexión: La norma ayuda al problema público pues la misma busca que los fines institucionales se cumplan de manera oportuna. RESOLUCIÓN N° 1602 GG-ESSALUD-2010 (29 diciembre del 2010) Aprueba la Directiva N°016-GG-ESSALUD-2010 “Procedimiento para la programación de Bienes Estratégicos para su compra a través de suministro centralizado”. Directiva a través del cual se establecen políticas, y se determinas los procesos para la programación de bienes estratégicos.48 Relación con el problema público: Dicha Directiva se relaciona con nuestro problema, pues a través de la misma se ha establecido una serie 47 Resolución de Presidencia Ejecutiva N° Nº 656-PE-ESSALUD-2014 (31 de diciembre del 2014). https://www.gob.pe/institucion/essalud/normas-legales/4625896-656-2014-pe-essalud 48 Resolución N° 1602-GG-ESSALUD-2010 (2010). http://ww1.essalud.gob.pe/compendio/pdf/0000002600_pdf.pdf https://www.gob.pe/institucion/essalud/normas-legales/4625896-656-2014-pe-essalud http://ww1.essalud.gob.pe/compendio/pdf/0000002600_pdf.pdf 42 de procedimientos con el fin de abastecer de manera adecuada a los hospitales de ESSALUD. Reflexión: La norma ayuda pues con ella se acredita que existe normativa que busca evitar el desabastecimiento, y contar con lo necesario en el momento oportuno. 43 Tabla N° 3 (Continuación) TÍTULO DE LA NORMA DETALLE MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE FARMACIA DEL HNERM (marzo 2022) Es un manual descriptivo, sistemático y de carácter instructivo, que se utiliza de manera informática e informativa para detallar la secuencia de acciones que deben seguir los trabajadores de las unidades orgánicas. Su propósito es lograr los objetivos funcionales y estratégicos establecidos en el Plan Estratégico, el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y los Manuales de Organización y Función correspondientes de la institución. El objetivo principal del documento es establecer los procedimientos que deben seguirse en el desarrollo de las principales actividades del Departamento de Farmacia del Hospital Rebagliati de ESSALUD. Esto se realiza aplicando los principios y métodos técnicos normativos vigentes para asegurar un mejor desempeño de las funciones relacionadas con la gestión de medicamentos y suministros farmacéuticos. Relación con el problema público: Dicho manual se relaciona con nuestro problema público pues a través de este nos permite identificar a los distintos actores que intervienen en el funcionamiento del hospital, así como sus respetivas funciones. Reflexión: Dicho manual ayuda al problema pues a través del mismo, cada uno de los actores tiene una guía para cumplir con su labor. No obstante, conforme se ha visto en la sección anterior no todos los procedimientos establecidos en el manual se cumplen. Nota: Elaboración propia Así mismo, el marco normativo relacionado con el problema se detalla en la Tabla N° 4 Tabla N° 4 Marco normativo relacionado con el Problema TÍTULO DE LA NORMA DETALLE LA DECLARACIÓN UNIVERSAL DE DERECHOS HUMANOS (10 de diciembre de 1948) Documento que nace como un ideal común para todos los pueblos y naciones donde se reconoce los derechos humanos fundamentales que deben protegerse en el mundo entero. Relación con el problema público: Dicha norma se relaciona con nuestro problema público pues en la misma se reconoce el derecho a un adecuado 44 nivel de vida, dentro del cual se encuentra la salud, la cual será alcanzada si los pacientes continúan con un tratamiento adecuado. Lo señalado previamente se encuentra acorde con el Art. 25 Reflexión: Dicha norma apoya a nuestro problema público, pues en la misma se reconoce el derecho a un adecuado nivel de vida, lo cual se logrará si los pacientes completan su tratamiento de manera adecuada, para ello se necesita contar con las medicinas y equipos necesarios, los mismos que deben ser brindados por el seguro de salud correspondiente, en este caso por ESSALUD. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL PERÚ (29 de diciembre de 1993) Se refiere a la ley principal que establece los fundamentos del derecho, la justicia y las normativas del país. Además, define la estructura y organización del Estado Peruano. Relación con el problema público: La legislación pertinente está directamente relacionada con nuestro problema público, ya que brinda reconocimiento y garantías para la protección de la vida y la integridad física, moral y psicológica de todas las personas. Además, el reconocimiento del derecho universal y progresivo de todas las personas a la seguridad social para protegerlas contra contingencias legales y mejorar su bienestar. Reflexión: Dicha norma apoya a nuestro problema público, pues al igual que la Declaración Universal de los Derechos Humanos, la norma tiene como fin proteger la salud de la población. Dicha protección se ve reflejada en los distintos esfuerzos que realiza el Estado para que las personas cuenten con un seguro, y puedan recibir la atención adecuada, lo que como se ha manifestado previamente implica que reciban la atención adecuada, y los insumos médicos de ser necesarios. 45 Tabla N° 4 (Continuación) TÍTULO DE LA NORMA DETALLE LEY ORGÁNICA DEL PODER EJECUTIVO - Ley N° 29158 (20 de diciembre del 2007) Las disposiciones anteriores coordinan las políticas a nivel nacional de manera intersectorial, centrándose en el crecimiento económico y el progreso social. Además, formula políticas en su campo de actividad y supervisa la marcha del proceso de descentralización y modernización de la administración estatal. Relación con el problema público: Estas reglas se relacionan con nuestros asuntos públicos porque reconocen que el poder ejecutivo sirve al pueblo y a la sociedad y actúa de acuerdo con las necesidades e intereses generales. Esto incluye asegurar que sus actividades estén enfocadas a la prevención, gestionando todo lo necesario para gestionar los riesgos que pueden afectar la vida de las personas y garantizar la prestación de servicios esenciales. Esta declaración se ajusta a lo dispuesto en el numeral 2 del Artículo II del Título Preliminar. Reflexión: Dicha norma apoya a nuestro problema público, pues en ella se compromete a todos los integrantes del Poder Ejecutivo, dentro de los cuales se encuentra las distintas entidades del Estado a gestionar lo necesario para enfrentar los riesgos que afecten la vida, dentro de dichos riesgos se encuentra la salud, la cual se verá afectado si el paciente no continúa con el tratamiento farmacológico brindado por el médico. LEY GENERAL DE SALUD – Ley N° 26842 (15 de julio de 1997) Norma a través de cuyo numeral VI. del Título Preliminar establece lo siguiente: “Es responsabilidad del Estado promover las condiciones que garanticen una adecuada cobertura de prestaciones de salud a la población, en términos socialmente aceptables de seguridad, oportunidad y calidad.”49 Relación con el problema público: Dicha norma se relaciona con nuestro problema público pues en la misma se reconoce que es responsabilidad del Estado promover las condiciones que garanticen una adecuada cobertura de prestaciones de salud a la población, en términos de seguridad, oportunidad y calidad. Lo señalado previamente se encuentra acorde con el numeral VI del Título Preliminar. Reflexión: Dicha norma apoya a nuestro problema público, pues en ella se reconoce que es responsabilidad del Estado realizar acciones para brindar 49 Ley General de Salud – Ley N° 26842 (1997). https://essalud.gob.pe/transparencia/pdf/informacion/ley_general_salud_26842.pdf https://essalud.gob.pe/transparencia/pdf/informacion/ley_general_salud_26842.pdf 46 de manera oportuna y de calidad los servicios de salud, dentro de lo cual se encuentra el tratamiento respectivo, ya sea médico, terapéutico o psicológico. 47 Tabla N° 4 (Continuación) TÍTULO DE LA NORMA DETALLE LEY DE LOS PRODUCTOS FARMACÉUTICOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS - Ley N° 29456 (25 de noviembre de 2009) De acuerdo con el Artículo 1 del mencionado cuerpo normativo, el objeto de la mencionada norma es el siguiente: “Artículo 1.- Objetivo de la Ley La presente Ley define y establece los principio, normas, criterios y exigencias básicas sobre los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios de uso en seres humanos, en concordancia con la Política Nacional de Salud y la Política Nacional de Medicamentos, las cuales deben ser consideradas por el Estado prioridades dentro del conjunto de políticas sociales que permitan un acceso oportuno, equitativo y con calidad a los servicios de salud.”50 Relación con el problema público: Dicha norma se relaciona con nuestro problema público pues a través de la misma se busca brindar una mejor calidad en el servicio de salud, lo cual implica que los asegurados cuenten no solo con un diagnóstico adecuado, sino que sigan con el tratamiento que les brinde el médico. Reflexión: La norma ayuda al problema público pues la misma tiene como finalidad establecer lineamientos para que los medicamentos se encuentren en estado óptimo y cumplan con todos beneficios. LEY DE MODERNIZACIÓN DE LA SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - Ley N° 26790 (14 de mayo de 1997) Mediante el Artículo 1 de la Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud, se establece que uno de los principios constituciones del Estado es el siguiente: “Artículo 1. Principios (…) El Estado promueve los sistemas de previsión para la salud y la integración de esfuerzos de las entidades que brindan servicios de salud, cualquiera que sea su naturaleza.”51 Relación con el problema público: Dicha norma se relaciona con nuestro problema público pues en ella se establece que ESSALUD brindará 50 Ley de los Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios (2009). https://www.gob.pe/institucion/congreso-de-la-republica/normas-legales/2813441-29459 51 Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud – Ley N° 26790 (1997). https://www.essalud.gob.pe/transparencia/pdf/publicacion/ley26790.pdf https://www.gob.pe/institucion/congreso-de-la-republica/normas-legales/2813441-29459 https://www.essalud.gob.pe/transparencia/pdf/publicacion/ley26790.pdf 48 servicios preventivos, de promoción y de recuperación de manera subsidiaria para el cuidado de sus asegurados. La prestación de recuperación abarca la consulta médica, tratamientos, productos e insumos médicos. Estas disposiciones están en consonancia con lo establecido en el Artículo 2 del mencionado cuerpo normativo. Reflexión: Dicha norma ayuda a nuestro problema público, pues en ella se establece que ESSALUD debe promover la recuperación de sus asegurados, lo que implica que debe brindar una atención médica adecuada, dentro de la cual se encuentra la entrega de medicinas. Tabla N° 4 (Continuación) TÍTULO DE LA NORMA DETALLE LEY N° 27056, LEY DE CREACIÓN DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD (01 de septiembre de 1999) La norma establece la definición, funciones, organización, administración, así como el régimen económico, financiero y del personal de ESSALUD. Relación con el problema público: La norma se relaciona con nuestro problema público pues en ella se establece que una de las prestaciones de ESSALUD consiste en la recuperación de la salud y bienestar de sus contribuyentes, así como la atención médica, medicinas e insumos médicos, lo cual se logrará de manera eficiente si se cuenta con un sistema integrado que permita optimizar el suministro de medicinas e insumos. Lo señalado previamente se encuentra en el numeral 3.3 del Art.3. Reflexión: Dicha norma ayuda a nuestro problema público, pues en ella se reitera como una de las prestaciones de ESSALUD la recuperación optima de los asegurados, que solo se podrá lograr sí se cuenta con los insumos necesarios para seguir el diagnostico brindado por los médicos. 49 DECRETO SUPREMO N° 009-97-SA- REGLAMENTO DE LA LEY DE MODERNIZACIÓN DE LA SEGURIDAD SOCIAL (09 de setiembre de 1997) La norma a través de cual se regula los supuestos establecidos en la Ley de Modernización de la Seguridad Social. Relación con el problema público: La norma se relaciona con nuestro problema público pues en ella se ha descrito cuales son las fases que abarca la prestación de recuperación, ello conforme se puede observar del Art. 1252 Reflexión: Dicha norma ayuda a nuestro problema público, pues en la misma se establecen distintos preceptos para poder optimizar de manera adecuada el suministro de medicinas e insumos. Tabla N° 4 (Continuación) TÍTULO DE LA NORMA DETALLE DECRETO SUPREMO N° 016-2009-SA: PLAN ESENCIAL DE ASEGURAMIENTO EN SALUD (29 de noviembre del 2009) La normativa aprueba el Plan Esencial de Aseguramiento en Salud (PEAS), el cual incluye el Plan de Beneficios con un listado de Condiciones Asegurables, Intervenciones y Prestaciones a financiar, así como Garantías Explícitas, entre otros aspectos. En este marco, la provisión de medicamentos necesarios para la atención de las condiciones, intervenciones y prestaciones incluidas en el Plan de Beneficios del PEAS se realiza con aquellos contemplados en el actual PNUME (Petitorio de medicamentos esenciales). La utilización de medicamentos no especificados en el PNUME debe estar debidamente justificada según la normativa legal vigente. Relación con el problema público: La norma se relaciona con nuestro problema público pues cualquier beneficiario puede exigir su cumplimiento ante las instancias de regulación y supervisión respectivas sin perjuicio de 52 Decreto Supremo N° 009-97-SA-Reglamento de la Ley de Modernización de la Seguridad Social (1997). https://www.agrorural.gob.pe/wp-content/uploads/transparencia/leyes/ds-n-009-97-sa.pdf https://www.agrorural.gob.pe/wp-content/uploads/transparencia/leyes/ds-n-009-97-sa.pdf 50 las acciones legales que pudieran instaurarse ante la autoridad correspondiente por su inobservancia o cumplimiento tardío o deficiente. Reflexión: Dicha norma ayuda a nuestro problema público, pues en la misma se establecen distintos preceptos que le asignan obligatoriedad a ESSALUD para otorgar medicamentos a los pacientes asegurados. (D.S. 027 2015 SA DEL 13.08.2015: REGLAMENTO LEY QUE ESTABLECE LOS DERECHOS DE LAS PERSONAS USUARIAS DE LOS SERVICIOS DE SALUD (13 de agosto del 2015) La norma aprueba, entre otras, el acceder a servicios de salud, medicamentos y productos sanitarios apropiados y esenciales para prevenir, promover, mantener o recuperar su salud, en función de las necesidades de salud del usuario, siguiendo las directrices de atención clínica, utilizando los recursos de manera racional y conforme a la capacidad de provisión de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPRESS). Relación con el problema público: La normativa se vincula con nuestro problema público, ya que asegura el acceso a los servicios, medicamentos y productos sanitarios de manera oportuna y equitativa, con el objetivo de satisfacer las necesidades de los usuarios. Reflexión: Dicha norma le otorga legitimidad a nuestro problema público, pues en la misma se establecen que la población asegurada debe contar con la debida atención médica, al tratamiento médico y a las medicinas requeridas para su buen cumplimiento. Tabla N° 4 (Continuación) TÍTULO DE LA NORMA DETALLE TEXTO ÚNICO ORDENADO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO - Ley N° 30225 y sus modificatorias (desde 09 de enero de 2016) Norma en la cual se establecen los procesos de contratación de bienes, servicios, consultorías y obras que realizan las Entidades del Sector Público. De acuerdo con el Artículo 1, la finalidad de la norma es la siguiente: “Artículo 1. Finalidad La presente norma tiene por finalidad establecer normas orientadas a maximizar el valor de los recursos públicos que se invierten y a promover la actuación bajo el enfoque de gestión por resultados en las contrataciones de bienes, servicios y obras. (…)”53 53 Texto Único Ordenado de la Ley N° 30225- Ley de Contrataciones del Estado (2016). https://www.gob.pe/institucion/congreso-de-la-republica/normas-legales/118484-30225 https://www.gob.pe/institucion/congreso-de-la-republica/normas-legales/118484-30225 51 Relación con el problema público: Dicha norma se relaciona con nuestro problema público pues a través de la misma se establece los lineamientos que se debe seguir para abastecer de insumos médicos a los Hospitales. Reflexión: Consideramos que la norma tiene algunas limitaciones, pues los procedimientos establecidos, plazos y etapas no siempre se encuentran alineados con las necesidades del sector. DECRETO LEGISLATIVO N° 1439 - SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO (16 de setiembre de 2018) La normativa establece los elementos, conceptos, constitución, reglas y instrucciones del Sistema Nacional de Abastecimiento. Asimismo, a través del artículo 11, se establecen lo siguiente: “Artículo 11.- Integración intrasistémica 11.1 El Sistema Nacional de Abastecimiento comprende lo siguiente: 1. Programación Multianual de Bienes, Servicios y Obras. 2. Gestión de Adquisiciones. 3. Administración de Bienes”54 Lo señalado previamente con el fin de garantizar que las actividades del Suministro Público se lleven a cabo de manera eficiente y efectiva. Relación con el problema público: Dicha norma se relaciona con nuestro problema público pues a través de esta se busca una integración de actividades que permitan a las Entidades encontrarse abastecidas, entre ellas de insumos médicos de los Hospitales. Reflexión: Dicha norma ayuda pues está orientada a alcanzar resultados eficaces para el abastecimiento, es decir, con dicha normativa no debería existir situación de desabastecimiento, pues su principal función es lograr la previsión racional de los bienes que requirieran las Entidades, entre ella ESSALUD. Nota: Elaboración propia 54 Decreto Legislativo N° 1439 – Sistema Nacional de Abastecimiento (2018). https://www.gob.pe/institucion/mef/normas-legales/201359-1439 https://www.gob.pe/institucion/mef/normas-legales/201359-1439 52 De igual forma, las Políticas Públicas Generales relacionadas con el problema se detalla en la Tabla N° 5 Tabla N° 5 Políticas Públicas Generales relacionadas con el problema TÍTULO DE LA NORMA DETALLE POLÍTICAS DE ESTADO- ACUERDO NACIONAL (julio del 2002) Se trata de un conjunto de políticas estatales, las cuales fueron creadas y validadas mediante la participación en el diálogo y el acuerdo mutuo, con la intención de trazar un rumbo para el desarrollo sostenible del país y reforzar su gobernanza democrática. Estas políticas se estructuran en cuatro metas principales: el fortalecimiento de la democracia y el Estado de derecho, la promoción de un desarrollo equitativo y una justicia social, el impulso de la competitividad nacional, y el establecimiento de un Estado eficaz, transparente y descentralizado. En el marco del objetivo de promover la equidad y la justicia social, se enfatiza el acceso universal a los servicios de salud y la seguridad social. Esto implica la implementación de una política de capacitación continua y efectiva para los recursos implicados en las acciones de salud, con el propósito de asegurar la calidad y un trato humano en la atención a la población. Relación con el problema público: Dicho acuerdo nacional se relaciona con nuestro problema público pues en el mismo se establece como objetivo nacional desarrollar políticas para asegurar una atención de calidad a los asegurados, lo que implica que puedan recibir un diagnóstico y un tratamiento adecuado. Reflexión: Dicho acuerdo ayuda al problema público, pues en el mismo el Estado se compromete a continuar implementando políticas con el objetivo de elevar el estándar de atención en el ámbito de la salud. Nota: Elaboración propia 53 De igual manera, las Políticas Públicas Específicas relacionadas con el problema se detalla en la Tabla N° 6 Tabla N° 6 Políticas Públicas Específicas relacionadas con el problema TÍTULO DE LA NORMA DETALLE POLÍTICA NACIONAL MULTISECTORIAL DE SALUD AL 2030 “PERÚ PAÍS SALUDABLE” (24 de agosto de 2020) De acuerdo con el numeral II. Objetivos Prioritarios y Lineamientos, la política nacional tiene como objetivos los siguientes: “OP 1: Mejorar los hábitos, conductas y estilos de vida saludables de la población. (…) OP 2: Asegurar el acceso a servicios integrales de salud de calidad y oportunos a la población. (…) OP 3: Mejorar las condiciones de vida de la población que generan vulnerabilidad y riesgos en la salud (…)” Asimismo, dentro de la política, se ha identificado un problema público relacionado con el “Limitado acceso a los Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos en los Servicios de Salud”55. Actualmente, se reconoce una falta de coordinación en la gestión del suministro de recursos terapéuticos, lo que incluye la cadena programática de abastecimiento, así como los sistemas de información. Relación con el problema público: Dicha política nacional multisectorial se relaciona con nuestro problema público pues en el mismo se reconoce las limitaciones del sector, así como el compromiso a realizar coordinaciones estratégicas para el suministro de recursos terapéuticos. Reflexión: Dicha política nacional ayuda a nuestro problema, pues en el mismo existe el compromiso por parte del sector salud en realizar mejoras tanto en la parte administrativa como en la parte informática, con el fin de brindar una atención médica, tanto ambulatoria como de hospitalización, medicinas e insumos médicos optimas en beneficio de la población. 55 Política Nacional Multisectorial de Salud al 2030 “Perú País Saludable” (2020). https://www.gob.pe/institucion/minsa/informes-publicaciones/1127209-politica-nacional-multisectorial- de-salud-al-2030 https://www.gob.pe/institucion/minsa/informes-publicaciones/1127209-politica-nacional-multisectorial-de-salud-al-2030 https://www.gob.pe/institucion/minsa/informes-publicaciones/1127209-politica-nacional-multisectorial-de-salud-al-2030 54 Tabla N° 6 (Continuación) TÍTULO DE LA NORMA DETALLE ACUERDO DE CONSEJO DIRECTIVO N° 4-3- ESSALUD-2020 (23 de enero de 2020) Aprueba el Plan Estratégico Institucional 2020- 2024 del Seguro Social de Salud – ESSALUD – Documento que constituye el marco estratégico institucional, y que contiene la visión, misión, objetivos y acciones estratégicas. Relación con el problema público: Dicho acuerdo se relaciona con nuestro problema público pues en el mismo se plantea como objetivos de ESSALUD al 2024, brindar un servicio óptimo a las necesidades de los asegurados.56 Reflexión: Dicho acuerdo ayuda a nuestro problema público pues se reconoce las limitaciones con las que cuenta ESSALUD en la actualidad, así como el compromiso de mejoras a través de distintas acciones estratégicas. Nota: Elaboración propia 56 Acuerdo de Consejo Directivo N° 4-3-ESSALUD (2020). http://www.essalud.gob.pe/transparencia/inf_monitoreo_eval_planes_politicas/Inf_de_Eval_PEI_2020 -2024_1er_semestre2024.pdf http://www.essalud.gob.pe/transparencia/inf_monitoreo_eval_planes_politicas/Inf_de_Eval_PEI_2020-2024_1er_semestre2024.pdf http://www.essalud.gob.pe/transparencia/inf_monitoreo_eval_planes_politicas/Inf_de_Eval_PEI_2020-2024_1er_semestre2024.pdf 55 CAPÍTULO II CAUSAS DEL PROBLEMA 1. MARCO TEÓRICO SOBRE LAS CAUSAS DEL PROBLEMA Para entender las causas de nuestro problema público es necesario realizar un análisis del complejo marco teórico que involucra la cadena de abastecimiento de medicamentos. De la revisión efectuada, se evidencia que algunos de los temas estudiados incluyen el impacto social y económico que genera la problemática de la logística, las políticas públicas del sector salud y su poca efectividad frente a las necesidades de la ciudadanía. Respecto a nuestro problema público se han publicado diversos trabajos de investigación que abordan diferentes aspectos de la deficiencia del suministro de medicamentos desde distintas perspectivas y enfoques. Estos estudios nos han concedido una visión más extensa y exhaustiva ante la problemática real. Nos ha llevado a identificar posibles causas y consecuencias, a reconocer factibles soluciones tecnológicas y las posibles aplicaciones de novedosos procesos y estrategias para abordarlos de manera efectiva. En definitiva, la investigación ha sido clave para entender y enfrentar nuestro problema público de manera informada y justificada. Nuestro material de trabajo se ha constituido principalmente en artículos científicos diversos, categorizados como Q1 y Q2 según el Scimago Journal & Country Rank. El acceso a estas fuentes fue obtenida a través de https://biblioteca.pucp.edu.pe/, específicamente de la base de datos de la Pontificia Universidad Católica. Asimismo, se consultó también documentos especializados que guardan estrecha relación con nuestro problema y fueron debidamente seleccionados por su funcionalidad, validez y aplicación al contexto que nos lleva a plantear el presente trabajo. 1.1. Artículos científicos: Son 14 artículos científicos los que hemos analizado en el proceso de la revisión de literatura, que nos han permitido detectar posibles causas que afectan a nuestro problema público, de acuerdo a lo detallado en la Tabla Nº 07. https://biblioteca.pucp.edu.pe/ 56 Tabla Nº 07 Artículos Científicos relacionados con el problema N° Denominación del artículo Autor Revista/Fuente Año de publicación Causas Identificadas 1 Pharmaceutical supply chain models: A synthesis from a systems view of operations research Ettore Settanni, Tomás Harrington, JagjitSingh Srai Operations Research Perspectives (Q1) 2017 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 2 Implementation of the circular supply chain management in the pharmaceutical industry Feroz Khan & Yousaf Ali Environment, Development and Sustainability (Q1) 2022 Carencia de soluciones tecnológicas 3 A collaborative approach to maintaining optimal inventory and mitigating stock out risks during a pandemic: capabilities for enabling health-care supply chain resilience Derek Friday, David A. Savage, Steven A. Melnyk, Norma Harrison, Suzanne Ryan and Heidi Wechtler Journal of Humanitarian Logistics and Supply Chain Management (Q2) 2021 Inadecuada gestión de inventarios 4 A collaborative approach to maintaining optimal inventory and mitigating stock out risks during a pandemic: capabilities for enabling health-care supply chain resilience Derek Friday, David A. Savage, Steven A. Melnyk, Norma Harrison, Suzanne Ryan and Heidi Wechtler Journal of Humanitarian Logistics and Supply Chain Management (Q2) 2021 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 5 Analysis of pharmaceutical inventory management based on ABC-VEN analysis in Rwanda: a case study of Nyamagabe district Ephrem Mfizi, François Niragire, Thomas Bizimana and Marie Françoise Mukanyangezi Journal of Pharmaceutical Policy and Practice (Q1) 2023 Inadecuada gestión de inventarios 6 Inventory Management and Pharmaceutical Supply Chain Performance of Hospital Pharmacies in Bahrain: A Structural Equation Modeling Approach Shaju George and Safaa Elrashid SAGE Open (Q2) 2023 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector Tabla Nº 07 (Continuación) N° Denominación del artículo Autor Revista/Fuente Año de publicación Causas Identificadas 57 7 Inventory Management and Pharmaceutical Supply Chain Performance of Hospital Pharmacies in Bahrain: A Structural Equation Modeling Approach Shaju George and Safaa Elrashid SAGE Open (Q2) 2023 Inadecuada gestión de inventarios 8 Reconfiguring global pharmaceutical value networks through targeted technology interventions Tomás S. Harrington, Mark A. Phillips & Jagjit Singh Srai International Journal of Production Research (Q1) 2016 Carencia de soluciones tecnológicas 9 Implementing Traceability Systems in Specific Supply Chain Management (SCM) through Critical Success Factors (CSFs) Shahbaz Khan, Abid Haleem, Mohd Imran Khan, Mustufa Haider Abidi and Abdulrahman Al-Ahmari Sustainability (Q1) 2018 Inadecuada gestión de inventarios 10 Medical supply chain integrated with block chain and IoT to track the logistics of medical products Saroj Kumar Nanda, Sandeep Kumar Panda & Madhabananda Dash Multimedia Tools and Applications (Q1) 2023 Carencia de soluciones tecnológicas 11 Lean supply chain management and Industry 4.0: a systematic literature review Matteo Rossini, Daryl John Powell & Kaustav Kundu International Journal of Lean Six Sigma (Q1) 2022 Carencia de soluciones tecnológicas 12 Modelling and analysis of inventory management systems in healthcare: A review and reflections Esha Saha, Pradip Kumar Ray Computers & Industrial Engineering 2019 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 13 Improving hospital pharmacy inventory management using data segmentation Christos Bialas, Andreas Revanoglou & Vicky Manthou, American Society of Health- System Pharmacists 2019 Carencia de soluciones tecnológicas 14 Improving hospital pharmacy inventory management using data segmentation Christos Bialas, Andreas Revanoglou & Vicky Manthou, American Society of Health- System Pharmacists 2019 Inadecuada gestión de inventarios Nota: Elaboración propia 58 1.2. Documentos especializados: Son 13 documentos especializados los que hemos analizado en el proceso de la revisión de literatura, que, del mismo modo, nos han permitido detectar posibles causas que afectan a nuestro problema público, de acuerdo a lo detallado en la Tabla Nº 08. Tabla Nº 08 Documentos especializados relacionados con el problema N° Denominación del Artículo Autor Revista/Fuente Año de Publicación Causas Identificadas 1 Analysis of the Value Chain and Supply Chain of the Pharmaceutical industry for Human use in Spain Francisco Amaro-Martínez & Rodolfo de Castro Vila Dirección y Organización 2022 Falta de coordinación entre los actores 2 Shortages of medicines in OECD countries Suzannah Chapman, Guillaume Dedet, Ruth Lopert OECD Health Working Papers No. 137 2022 Impráctica regulación 3 Health Product Supply Chains in Developing Countries: Diagnosis of the Root Causes of Underperformance and an Agenda for Reform Prashant Yadav Health Systems & Reform 2015 incorrecta planificación de actividades 4 Key sources of operational inefficiency in the pharmaceutical supply chain Marina Papalexi and David Bamford Supply Chain Management: An International Journal 2020 Inadecuada gestión de inventarios 5 Supply Chain Management: Literature Review and Some Issues Jinesh Jain*, G. S. Dangayach*, G. Agarwal*, Soumya Banerjee** Journal of Studies on Manufacturing 2010 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 6 Managing Medicines in the Hospital Pharmacy: Logistics Inefficiencies Alejandro Romero Proceedings of the World Congress on Engineering and Computer Science 2013 Carencia de soluciones tecnológicas 7 Manual de optimización de inventarios haciendo uso de tecnología de radiofrecuencia para control y vigilancia del equipo médico en hospitales Roció Ortiz y Diana Sánchez Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey Campus Ciudad de México 2010 Inadecuada gestión de inventarios 59 Tabla Nº 08 (continuación) N° Denominación del Artículo Autor Revista/Fuente Año de Publicación Causas Identificadas 8 La implementación de la administración de medicamentos con código de barras y las bombas de infusión inteligentes es sólo el comienzo del camino seguro para prevenir los errores de administración Christina Michalek1 , Stacy L. Carson2 Farmacia Hospitalaria 2020 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 9 Application of RFID and IoT technology into specimen logistic system in the healthcare sector Mya Myet Thwe Chit, Wattanasak Srisiri, Atchasai Siritantikorn, Narisorn Kongruttanachok & Watit Benjapolakul 3rd International Conference on Advancements in Computing 2021 Carencia de soluciones tecnológicas 10 Hospital Logistics Management Using Industry 4.0 Techniques Álvaro Junior Caicedo Rolon, Wlamyr Palacios Alvarado & Marvin Vladimir Dávila Pérez Webology 2022 Carencia de soluciones tecnológicas 11 Pharma Chain 3.0: Block chain Integrated Efficient QR Code Mechanism for Pharmaceutical Supply Chain Anand Kumar Bapatla, Saraju P. Mohanty, Elias Kougianos & Deepak Puthal. International Conference on Information Technology (OCIT) 2022 Carencia de soluciones tecnológicas 12 Smart RFID application in health care: Using RFID technology for smart inventory and logistic systems in hospitals Arne Boche, Ahed Abugabahy & Ahmad AL Smadiz IEEE Xplore. 2022 Carencia de soluciones tecnológicas 13 Supporting circular economy in healthcare through digital reverse logistics Getnet Bogale Fanta & León Pretorius IEEE Xplore. 2022 Carencia de soluciones tecnológicas Nota: Elaboración propia 60 A continuación, en la Tabla N° 09 presentamos un resumen de un marco teórico causal sobre el impacto económico que afecta a los pacientes asegurados que se ven obligados a adquirir particularmente medicamentos prescritos y que deben ser dispensados por el Hospital Rebagliati de ESSALUD. En la siguiente tabla podemos apreciar las causas agrupadas, una explicación de cómo se relacionan con nuestro problema público y los autores que trataron los temas en cuestión: Tabla N 09 Resumen de un marco teórico causal relacionados con el problema Causas Identificadas Descripción de la explicación Autor Falta de coordinación entre los actores El texto nos describe sobre las nuevas oportunidades de reconfiguración de la gestión de inventarios en la atención médica. Ettore Settanni, Tomás Harrington, JagjitSingh Srai Inadecuada gestión de inventarios La publicación nos refiere sobre la aplicación de la tecnología en la logística farmacéutica y la digitalización de los activos físicos. Feroz Khan & Yousaf Ali La lectura expone las causas de la ineficacia del inventario convencionalmente optimizado. Derek Friday, David A. Savage, Steven A. Melnyk, Norma Harrison, Suzanne Ryan and Heidi Wechtler Prácticas e innovaciones fragmentadas impiden enfoques más sinérgicos y holísticos en la cadena de suministro. Derek Friday, David A. Savage, Steven A. Melnyk, Norma Harrison, Suzanne Ryan and Heidi Wechtler La utilización del Análisis de la matriz ABC-VEN para efectivizar el control de pronóstico, selección, compra y mantenimiento de stock. Ephrem Mfizi, François Niragire, Thomas Bizimana and Marie Françoise Mukanyangezi Como Involucrar a las farmacias en las decisiones de inventarios. Shaju George and Safaa Elrashid Como aplicar métodos de control de nivel de inventario y su impacto en las cadenas de suministro farmacéutico Shaju George and Safaa Elrashid Las Tecnologías Avanzadas de Fabricación y su adaptación a las cadenas de suministros. Tomás S. Harrington, Mark A. Phillips & Jagjit Singh Srai Tabla Nº 09 (continuación) 61 Causas Identificadas Descripción de la explicación Autor Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector Debilidades de una trazabilidad de cadena de suministros. Shahbaz Khan, Abid Haleem, Mohd Imran Khan, Mustufa Haider Abidi and Abdulrahman Al-Ahmari Enfoque novedoso para IoT integrado (Internet of Things) con el Enfoque Block chain in Health Supply Chain (NAIBHSC) Saroj Kumar Nanda, Sandeep Kumar Panda & Madhabananda Dash La interrelación entre LSCM e I4.0 en dos direcciones: estratégica y niveles operativos Matteo Rossini, Daryl John Powell & Kaustav Kundu Nuevas vías para una optimizar la investigación a través de un modelo integrado considerando todos tipos de productos para el cuidado de la salud. Esha Saha, Pradip Kumar Ray El uso de funcionalidades de software estándar combinado con dirigidos esfuerzos de segmentación de datos mejora significativamente el Desempeño de costos de inventario de farmacia Christos Bialas, Andreas Revanoglou & Vicky Manthou, Limitaciones de un análisis ABC en el control de inventario. Christos Bialas, Andreas Revanoglou & Vicky Manthou, Incorrecta planificación de actividades Cómo mejorar la coordinación entre las distintas áreas de las farmacéuticas, a fin de reducir costos y tiempo en la distribución de medicamentos. Francisco Amaro-Martínez & Rodolfo de Castro Vila Impráctica regulación Establece que para solucionar los problemas de logística y distribución se debe mejorar el Procedimiento regulatorio simplificado, la Imposición de requisitos a los proveedores, disposiciones para imponer restricciones a la exportación y hacer un monitoreo a las reservas de suministro. Suzannah Chapman, Guillaume Dedet, Ruth Lopert Carencia de soluciones tecnológicas Plantea la creación de mecanismos a través de los cuales los políticos, los encargados de formular políticas y los funcionarios públicos que gestionan las funciones de la cadena de suministro sean responsables ante los ciudadanos (o grupos que actúen en su nombre) de los resultados clave de la cadena de suministro. Prashant Yadav 62 Tabla Nº 09 (continuación) Causas Identificadas Descripción de la explicación Autor Carencia de soluciones tecnológicas (continuación) Describe los principales problemas en la cadena de suministro farmacéutica (PSC), a fin de que se realice mayores estudios de otros países y comparar con otros países donde el sistema de salud es más óptimo tales como Australia y Estados Únicos, dado que solo se ha estudiado a Reino Unido y Grecia. Marina Papalexi and David Bamford Plantea la combinación de la Gestión de Abastecimiento y la Gestión de la Distribución, que da como resultado el concepto de empresa extendida y la cadena de suministro ahora se manifiesta como la cadena de suministro colaborativa a través de las fronteras entre empresas para maximizar el valor en toda la cadena de suministro. Jinesh Jain*, G. S. Dangayach*, G. Agarwal*, Soumya Banerjee** Los sistemas de seguimiento y localización de medicamentos podrían traer beneficios interesantes para mejorar la gestión de inventario, disminuir los ciclos de adquisición y automatizar los procesos que consumen mucho tiempo. Alejandro Romero El proyecto tendrá como alcance eliminar lo más posible los procesos administrativos engorrosos que roban tiempo al personal de almacén, para que así ellos puedan darles mayor importancia a cuestiones relacionadas con la calidad de atención al paciente. Rocio Ortiz y Diana Sanchez La implementación de la administración de medicamentos con código de barras y las bombas de infusión inteligentes es sólo el comienzo del camino seguro para prevenir los errores de administración Christina Michalek1 , Stacy L. Carson2 63 Tabla Nº 09 (continuación) Causas Identificadas Descripción de la explicación Autor Carencia de soluciones tecnológicas (continuación) Aplicación de la tecnología RFID e IoT al sistema logístico de muestras en el sector sanitario Mya Myet Thwe Chit, Wattanasak Srisiri, Atchasai Siritantikorn, Narisorn Kongruttanachok & Watit Benjapolakul El objetivo del artículo es evidenciar las nuevas tecnologías que se están utilizando en diferentes partes del mundo en la atención pre hospitalaria y todos los requerimientos que ésta exige. Álvaro Junior Caicedo Rolon, Wlamyr Palacios Alvarado & Marvin Vladimir Dávila Pérez El artículo actual propone una arquitectura que se integra con Blockchain, Inter Planetary File System (IPFS) junto con Tecnologías de código QR para proporcionar un mecanismo de código QR seguro para abordar tales problemas de seguimiento y rastreo en la cadena de suministro farmacéutico Anand Kumar Bapatla, Saraju P. Mohanty, Elias Kougianos & Deepak Puthal. Este artículo refiere la aplicación de RFID inteligente en el cuidado de la salud. Por ejemplo, para nuestro trabajo de innovación el uso de la tecnología RFID para el desarrollo de un inventario inteligente y crear sistemas logísticos eficientes en hospitales Arne Boche, Ahed Abugabahy & Ahmad AL Smadiz En este artículo se investiga el papel de la logística inversa para facilitar la economía circular en el sector salud y las implicaciones de las tecnologías digitales de Industria 4.0 al revés logística para apoyar la economía circular. Getnet Bogale Fanta & León Pretorius Nota: Elaboración propia 64 2. CAUSAS DEL PROBLEMA La cadena de abastecimiento de medicamentos es un componente transcendental en el sector de la salud, pues permite garantizar que los medicamentos y suministros médicos lleguen manos del paciente de manera oportuna y segura. Sin embargo, en los últimos años, se han identificado una serie de complicaciones logísticas que han repercutido negativamente a esta cadena de suministro, generando dilaciones en la dispensación de medicamentos y, en algunos casos, escasez de las dotaciones médicas. Las causas pueden ser variadas y complejas, desde la ausencia de planificación y la débil integración entre los heterogéneos actores involucrados en la logística farmacéutica, hasta la desactualizada gestión de inventarios y la falta de transparencia en estos procesos. También deben considerarse condiciones exógenas, tales como las catástrofes naturales a los que estamos expuestos, los conflictos armados y la pandemia de COVID-19 que sufriéramos desde el 2020, los que han acentuado la demanda de ciertos medicamentos y han concebido “cuellos de botella” en la cadena de suministro. Ante estos escenarios, es imperante efectivizar soluciones objetivas y modernas que permitan optimizar la eficiencia y la transparencia de la logística de los suministros médicos, con la principal finalidad de garantizar el acceso de los medicamentos necesarios para el cuidado de la salud de los pacientes, en especial de los pacientes del hospital. 2.1 ANÁLISIS CAUSAL DEL PROBLEMA: Todos los documentos descritos en el numeral anterior fueron examinados de manera exhaustiva a fin de encontrar posibles causas que originaron el problema público de acuerdo con el hilo en que lo enmarcaron sus autores. Esta casuística variada pudo agruparse en función a principios coincidentes y homogéneos; sin embargo, este abanico de motivos necesitó ser aterrizado en el contexto de nuestra evaluación. Al respecto, para poder desarrollar el análisis de las causas del problema publico también se diseñó la matriz de consistencia del diseño de investigación sobre las causas del problema público (VER ANEXO II), esta herramienta que nos permitió esbozar una hipótesis que responda a la siguiente pregunta causal: ¿Cuáles son las causas de que las farmacias del Hospital Edgardo Rebagliati Martins de ESSALUD no dispensen medicamentos de manera oportuna? 65 La hipótesis, que busca comprender la causa o el motivo detrás de nuestra pregunta causal, identifica la relación causal entre dos o más variables (las mismas que estableceremos más adelante), y la influencia que una de estas variables genera sobre cualquier otra. Nuestra hipótesis es: Las causas de que las farmacias del Hospital Edgardo Rebagliati Martins de ESSALUD no dispensen medicamentos de manera oportuna son la falta de coordinación entre los actores, insuficiente personal calificado, deficiencias en la gestión de compra, inadecuada gestión de inventarios, incorrecta planificación de actividades, impráctica regulación, carencia de soluciones tecnológicas y renuencia a la aplicación de nuevas tendencias en el sector farmacéutico. Previo a las entrevistas, hemos identificado la siguiente fuente de datos: 1. Revisión de la bibliografía encontrada, la misma que comprendió la lectura y revisión de los artículos científicos y documentos especializados obtenidos a través de la base de datos de la PUCP. La matriz puede ser identificada en el ANEXO III - HERRAMIENTAS PARA EL RECOJO DE INFORMACIÓN PARA LAS CAUSAS DEL PROBLEMA PÚBLICO - BIBLIOGRAFÍA ÚTIL PARA LA CONFORMACIÓN DEL MARCO TEÓRICO CAUSAL A partir de la teoría encontrada, utilizamos la siguiente herramienta según la necesidad de nuestra investigación: 1. Entrevistas a los actores intervinientes que participan dentro de la cadena de suministro farmacéutica, para tal efecto, se determinó el cuestionario adjunto en el ANEXO IV - CUESTIONARIO PARA IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS, cuya información fue tabulada en el ANEXO V - TABULACIÓN DE DATOS/DETALLE DE LAS ENTREVISTAS. Los diferentes métodos de análisis que empleamos para la identificación de las causas y sub-causas fueron: 1. Rastreo de procesos (process tracing), obtenidos a partir de la documentación propia de la entidad tales como comunicados, manuales de funciones, diagramas de flujo, etc. (VER ANEXO VI - PROCESS TRACING) 2. Análisis de POV de los intervinientes. Este análisis permitió entender como 66 el problema afectaba a los diferentes actores intervinientes y la interrelación que originaba respecto a sus funciones. (VER ANEXO VII – POV DE LOS INTERVINIENTES) 3. Journey Map o Viaje de la Experiencias de los Usuarios. Nos permitió analizar los diferentes POVs de los intervinientes. Información recopilada de entrevistas con usuarios y partes interesadas y que nos ayudó a identificar la funcionalidad más importante que necesitó cada uno de los actores. (VER ANEXO VIII - JOURNEY MAP o VIAJE DE LA EXPERIENCIAS DE LOS USUARIOS). La aplicación de los diferentes métodos de análisis que empleamos, nos permitió identificar las posibles causas y sub-causas, las mismas que convergían con aquellas que hallamos en la revisión de la literatura. De este modo, desarrollamos dos estructuras causales: el Árbol de problemas (VER ANEXO IX – ÁRBOL DE PROBLEMAS) y el Diagrama de Ichikawa (VER ANEXO X – DIAGRAMA DE ICHIKAWA). Todo este desarrollo se encuentra debidamente sustentado en artículos científicos y/o documentos especializados. No fueron determinadas al azar, sino por el contrario, guardan estrecha relación con lo que pretendemos exponer. A continuación, en la Tabla N° 10, presentaremos un cuadro que explica con mayor detalle, la secuencia de nuestro análisis y el objeto de nuestro proyecto final de innovación: Tabla N° 10 Secuencia de Análisis Nota: Elaboración propia 67 En resumen, estas 8 causas detectadas afectan a nuestro problema público (impacto económico) en diferente proporción. Nuestra motivación en este proyecto es que nuestra propuesta de innovación (plataforma tecnológica) brinde una solución al problema identificado, y como resultado, se alcance el objetivo del trabajo propuesto (reducir el impacto económico de los pacientes asegurados). 2.2. REDACCIÓN DE CAUSAS: A continuación, procederemos a detallar las causas identificadas: 1. FALTA DE COORDINACIÓN ENTRE LOS ACTORES 1.1. Inadecuada política de coordinación. Se ha evidenciado que dentro de la cadena de abastecimiento no existe una adecuada coordinación entre los actores intervinientes. Tal es el caso, por ejemplo, las deficiencias que se generan en la estimación de CEABE a partir de los inventarios de las farmacias. Del mismo modo, la poca capacidad de gestión entre las propias farmacias de un mismo hospital para compartir medicamentos en caso de surgir necesidades. 1.2. Inadecuada comunicación entre gerencias. Al detectar las inadecuadas políticas de coordinación en la Entidad, es lógico entender que no existe una adecuada comunicación entre las gerencias para realizar las coordinaciones necesarias. Surge, entonces la necesidad de implementarla. 1.3. Duplicidad de competencias y funciones. Se ha comprobado en nuestras visitas de seguimiento que algunas actividades se duplican. Se realizan por dos áreas diferentes sin complementarse. Así pues, por ejemplo, la estimación de compras es realizada por el CEABE y las oficinas de gestión y desarrollo de cada hospital. 2. INSUFICIENTE PERSONAL CALIFICADO 2.1. Inexistentes programas de capacitación. La incorporación de empleados a las unidades sucede sin una conveniente preparación para el puesto. No son capacitados de manera correcta, dejando que la curva de aprendizaje sea más extensa. Aunque se debe precisar que no es una lógica que sucede solo en el Seguro 68 Social, sino en todas las entidades del Estado. 2.2. Falta de análisis de brechas de personal. La incorporación de empleados dentro de las unidades que participan en la cadena de abastecimiento de medicamentos es reactiva a la necesidad de personal. No existe una adecuada planificación del personal que se va a necesitar para el desarrollo de las funciones. 2.3. Problemas en la actualización del ROF. Si bien es cierto, es una actividad que se da de manera constante, se ha evidenciado que ésta en ocasiones no está alineada con la realidad como los procesos de estimación, el input de información, entre otros. 3. DEFICIENCIAS EN LA GESTIÓN DE COMPRAS 3.1. Proceso obsoleto de estimación de compras. En la actualidad las empresas privadas cuentan con sistema de proyección de consumo, calculados bajo modelos matemáticos que son más precisos y exactos respecto a la necesidad de insumos y productos a comercializar. Muchos de estos métodos pueden ser aplicados fácilmente al sector farmacéutico, pero no son tomados en cuenta. En menor proporción en el sector público. 3.2. Limitaciones en la gestión de compras. A la fecha se requiere la implementación de procesos de compra más flexibles con los proveedores, estos deben permitir adquisiciones permanentes y oportunas para evitar desabastecimientos. Asimismo, se requiere que estos procesos sean “gatillados” de manera automática dentro de la normativa vigente de contrataciones. La que debería ser ajustada de ser el caso para permitir la maniobrabilidad. 4. INADECUADA GESTIÓN DE INVENTARIOS 4.1. Mala política de gestión de inventarios. En la actualidad existen nuevas políticas de inventario que pueden optimizar el proceso actual, tales como el Blockchain, el código de barras. Sin embargo. seguimos utilizando el mismo sistema (primera entrada, primera salida), que a la fecha está desfasado. 4.2. Plataforma inadecuada para la gestión de inventarios. 69 A la fecha ESSALUD cuenta con 2 sistemas para el seguimiento y control de sus inventarios. Ambos son alimentados de manera manual y no confluyen la data entre sí. Ninguno de ellos permite identificar el vencimiento de los lotes de medicamentos o conocer la trazabilidad de lotes a nivel nacional. 4.3. Optimización de capacidad instalada. El 90% de los almacenes y farmacias de ESSALUD del hospital no operan al 100% de su capacidad instalada por múltiples razones asociadas a las estimaciones de compra y a la distribución de los medicamentos. 4.4. Malas prácticas en el almacenamiento. A pesar de que ESSALUD cuenta con un manual de buenas prácticas, esta no se pone en ejecución, bien porque el personal no se encuentra capacitado apropiadamente o porque los establecimientos carecen del equipo óptimo para el almacenamiento y transporte de los medicamentos. 5. INCORRECTA PLANIFICACIÓN DE INVENTARIOS 5.1. Falta de análisis de brechas de infraestructura. La implementación de espacios e infraestructura para la realización de la cadena de suministros es reactiva a la necesidad de las unidades. No existe una adecuada planificación de los referidos espacios para el desarrollo de las funciones. 5.2. Reactividad ante la impronta de necesidades. La adecuada planificación de las necesidades no común en el sector público y en el caso de ESSALUD, no es la excepción. Las actividades y productos surgen a medida que las necesidades se vayan presentando. Por ejemplo, las acciones tomadas para responder a la pandemia de COVID no obedecieron a ningún protocolo planificado frente a este tipo de desastre. 6. IMPRÁCTICA REGULACIÓN 6.1. Falta de procedimientos / estandarización. Algunas actividades y funciones propias del abastecimiento de medicamentos no se encuentran pautadas en procedimientos, tales como 70 el método de estimación de compra, así como el transporte de medicamentos desde la capital a las ciudades del interior del país. es necesario estandarizar procesos para alinear las competencias de quienes la ejecutan. 6.2. Falta de control a la regulación vigente. Algunas actividades y funciones propias del abastecimiento de medicamentos se encuentran pautadas correctamente. Sin embargo, no existe un órgano de control capacitado y adecuadamente conformado que pueda velar y monitorear su correcta ejecución. 7. CARENCIA DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS 7.1. Actual plataforma sin información en línea. Como referíamos, ESSALUD cuenta con 2 sistemas para el seguimiento y control de sus inventarios, ninguno de ellos funciona de manera automática. Los inputs de información son realizados de forma manual. Asimismo, es imposible conocer la trazabilidad de los lotes y su caducidad, por lo que urge un cambio de sistema para optimizar su empleabilidad. 7.2. Falta de presupuesto para la implementación. Uno de los argumentos que utiliza la entidad es la falta de presupuesto para renovar sus equipos informáticos y sistemas. Sin embargo, analizando el impacto económico que genera, por ejemplo, el vencimiento de medicamentos en el presupuesto es de suma importancia realizar este tipo de inversiones a fin de contrarrestar las pérdidas económicas que se generan año tras año. 7.3. Negativa para terciarizar el proceso. Otro argumento de la entidad es que sea su propia dirección de tecnología quien desarrolle el sistema de control de inventarios. No obstante, se debe considerar que la terciarización supondría la contratación de una empresa especialista en el desarrollo de este tipo de webs. La óptica de un tercero es adecuada para el desarrollo de una plataforma ideal para lo que requiere ESSALUD en estos momentos. 71 8. RENUENCIA A LA APLICACIÓN DE NUEVAS TENDENCIAS EN EL SECTOR FARMACÉUTICO. 8.1. Negativa a implementar nuevos procesos. De acuerdo con las nuevas tendencias de la actualidad existen nuevas formas no solo de gestionar los inventarios sino de terciarizar la comercialización de los medicamentos prescritos. Por ejemplo, la implementación de alianzas estratégicas con farmacias privadas para dispensar medicamentos es un innovador proceso que el colegio de farmacéutico argentino ha puesto en marcha. 8.2. Dificultades en los cambios de lineamiento. El miedo al cambio es propio de todo ser humano pues enfrenta situaciones y eventos para lo que no está preparado. Si estos cambios son complejos de asumir en el sector privado, es fácil imaginarse lo que pasa por la cabeza del servidor púbico cuando se le propone realizar sus funciones de manera diferente. Sin embargo, es evidente la necesidad de realizar una reingeniería en la cadena de abastecimiento de ESSALUD. Como se puede dilucidar, hemos utilizado diversas herramientas y métodos de análisis para identificar todas estas sub-causas. Mediante entrevistas, hemos recopilado información directa de las personas involucradas en el problema para conseguir pormenores e información relevante. La lectura minuciosa de la bibliografía existente nos ha mostrado nuevos escenarios y posturas relacionadas con nuestro problema público, volviendo próspero nuestro análisis. Asimismo, hemos realizado visitas de inspección a específicos puntos de la cadena de abastecimiento para observar in situ las condiciones y variables que podrían contribuir al incremento de falencias y errores. Por último, la información ha sido debidamente tabulada, tal como se evidencia en los anexos de este documento y su análisis nos arrojó información capaz de ser sistematizada de manera simple y ordenada. Este proceso ha sido de mucha ayuda para reconocer patrones, predisposiciones y convergencias entre las causas, lo cual ha sido esencial para identificarlas y relacionarlas con nuestro problema público. 72 CAPÍTULO III DISEÑO DEL PROTOTIPO 1. DESAFÍO DE INNOVACIÓN 1.1. PRIORIZACION DE LAS CAUSAS: A través de nuestra jerarquización (VER ANEXO XIII - JERARQUIZACIÓN DE DATOS) se ha detectado, considerando las posibles causas revisadas y contrastadas, que las deficiencias en la gestión de inventarios y la carencia de soluciones tecnológicas son las causas de mayor relevancia de acuerdo con el potente impacto que incide en nuestro problema público. Como se había expuesto en el capítulo anterior, el hospital cuenta con dos sistemas para el seguimiento y control de sus inventarios. Ninguno de ellos funciona de manera automática y se interrelaciona de manera adecuada. Los inputs de información son realizados de forma manual. De esta forma, es imposible conocer en línea y oportunamente la ubicación de lotes y de su caducidad, por lo que urge un cambio para optimizar su empleabilidad. Por otro lado, el miedo al cambio es propio de todo ser humano. Enfrentarnos a situaciones y eventos para lo que no estamos preparados, es motivo suficiente para aceptar el cambio, el nuevo paso a dar. Los cambios son complejos en el sector privado, imaginemos cuán difícil es aceptarlos en un sector como el público, plagado de procedimientos rígidos y procesos estáticos desde hace décadas. Sin embargo, es evidente la necesidad de realizar una reingeniería en la cadena de abastecimiento de medicamentos del Seguro Social peruano. No obstante, sentimos la necesidad de involucrarnos en optimizar la gestión de inventarios y de compra para combatir puntualmente el problema central y asegurar la existencia de los medicamentos necesarios para su dispensación como prioridad dentro de la cadena de suministro, por lo que esta será la propuesta principal de nuestro proyecto de innovación. Somos conscientes que cualquier solución, que se aplique desde la arista de solución tecnológica o a partir de una nueva tendencia de la logística farmacéutica, no solucionará el problema de fondo: “la ausencia de medicamentos prescritos en el Hospital Rebagliati y que deberían ser dispensados a los pacientes asegurados de ESSALUD”, por lo que la aplicación de soluciones integradoras (compras y 73 gestión de inventarios) optimizará el rol del referido nosocomio, gracias a la permanente trazabilidad y renovación de stocks. 1.2. REDACCIÓN DEL DESAFIO DE INNOVACIÓN: Problema público: El elevado impacto económico que afecta a los pacientes asegurados que se ven obligados a adquirir particularmente medicamentos prescritos y que deben ser dispensados por el Hospital Rebagliati de ESSALUD. Causa seleccionada: Deficiencias en la gestión de inventarios y carencia de soluciones tecnológicas Desafío de innovación: ¿Cómo podemos (pronombre interrogativo) ayudar (verbo infinitivo) al paciente asegurado del Hospital Rebagliati de ESSALUD (usuario del servicio) a que disponga de sus medicamentos prescritos, dentro de la cobertura del seguro, de manera oportuna (lo que se desea intervenir) para que no impacte de manera elevada en su economía (consecuencia- problema público)? De acuerdo con nuestro análisis, la respuesta a esta pregunta debe enmarcarse desde el siguiente punto de vista: Mejorar la gestión de inventarios de medicamentos en el Hospital Nacional Edgardo Rebagliati. La plataforma utilizará tecnología avanzada para proporcionar información de ubicación y trazabilidad de los medicamentos, enlazada con el proceso de compras del nosocomio, con el propósito de minimizar el riesgo de agotamiento o caducidad de las existencias. En ese sentido, la plataforma permitirá que la inteligencia artificial genere alertas logísticas y active procedimientos de compra y traslado de medicamentos que no se encuentran en stock (dentro de los parámetros que contempla la vigente ley de contrataciones). De esta forma, se pretende asegurar la existencia de estos bienes estratégicos en las farmacias y almacenes de la red del seguro social, principalmente en el Hospital Rebagliati. Se estima que la adquisición y compra automatizada impacte positivamente en los gastos de los asegurados, evitando que adquieran medicamentos en una farmacia privada o externa. 74 Con relación a la gestión de inventarios, se espera que la citada plataforma tecnológica cumpla los siguientes objetivos: ✓ Ubicación de los medicamentos, para facilitar la distribución y la redistribución de medicamentos existentes en caso sea necesario entre los almacenes y farmacias en forma oportuna con información online. ✓ El rastreo y trazabilidad de los medicamentos en stock permitirá recolectar información de manera inmediata en la cadena de suministro y gestionar adecuadamente los inventarios. Por ejemplo, el tiempo de internamiento de los medicamentos en cada uno de los puntos de dispensación, tiempo de distribución y transporte, alertas para reposición de stocks, identificación de sobre stocks, facilidad para la estimación de consumo, disposición de medicamentos para la prescripción por parte del departamento médico, tendencias de diagnósticos médicos, etc. ✓ El propósito de conocer la fecha de vencimiento de los medicamentos presentes es conocer qué lotes son los susceptibles a vencerse para poder identificarlos rápidamente y gestionar su cambio con el proveedor. Asimismo, permitiría distribuirlos de manera óptima antes de su vencimiento, a través de los puntos de dispensación en el que más se prescriben. 2. EXPERIENCIAS PREVIAS PARA HACER FRENTE AL DESAFÍO DE INNOVACIÓN 2.1. ANTECEDENTES DESDE LA PERSPECTIVA DE LA GESTIÓN PRIVADA: Descripción de la experiencia: ➢ Objetivo de la experiencia: Reingeniería de la cadena de suministro y dispensación de medicamentos en la Clínica Ricardo Palma. ➢ Alcance de la experiencia: A nivel nacional, aplicable en sus 2 locales de Lima: ✓ Av. Javier Prado Este 1066, Urb. Corpac – San Isidro ✓ Av. Paseo de la República s/n Urb. Matellini – Chorrillos ➢ Público objetivo de la experiencia: Optimizar el proceso de dispensación de medicamentos a sus pacientes, a través de un servicio de calidad. 75 ➢ Periodo de implementación de la experiencia: 8 meses desde su contratación, aplicación y ejecutabilidad. ➢ Rol de las entidades encargadas de su implementación No aplica, sector privado. ➢ Aspectos que aborda del desafío de innovación (indique componentes específicos): Sistema Tecnológico de Compra: Según indicación de la propia clínica, la plataforma que emplea es una de las más completas y modernas del mercado. Considera toda la funcionalidad que requiere la logística de los medicamentos que están a disposición de sus pacientes, fusionando módulos de planificación de recursos con la gestión organizacional a fin de conseguir los objetivos de la CRP y el éxito del proyecto57. Sistema Tecnológico de Dispensación: El sistema implementado por la Clínica Ricardo Palma mejora la eficiencia de la cadena de suministro mediante el intercambio electrónico de datos entre los participantes, asegurando un abastecimiento constante de los puntos de venta con niveles mínimos de inventario de seguridad. La ejecución del proyecto de reabastecimiento continuo implica colaboración continua entre clientes, proveedores y posiblemente operadores logísticos, para garantizar la disponibilidad adecuada de productos según las demandas reales. La plataforma utiliza algoritmos avanzados para prever la demanda, basándose en datos compartidos como ventas, inventario, promociones y estacionalidad, obtenidos a través de tecnologías de intercambio electrónico de datos. Además, ajusta los envíos y las órdenes de entrega para optimizar la carga y combinar varios productos en un mismo transporte. La información intercambiada se analiza en detalle para estimar una demanda precisa, considerando registros de ventas, patrones de consumo, incidencias de inventario, promociones, fluctuaciones estacionales, vida útil de los productos, capacidad de transporte y almacenamiento. Este análisis permite procesar 57 Deister Software; Axional; p. 71. https://www.softwareseleccion.com/axional-p-3722 https://www.softwareseleccion.com/axional-p-3722 76 pedidos adaptados a las necesidades reales de los clientes. El la Imagen N° 02 se detalla un esquema sobre el funcionamiento del Sistema Tecnológico de Dispensación de la Clínica Ricardo Palma Imagen N° 02 Funcionamiento del Sistema Tecnológico de Dispensación de la Clínica Ricardo Palma Nota: Información obtenida a partir de la entrevista realizada con el Sr. Jack Black, jefe de Farmacia de la Clínica Ricardo Palma (mayor información en la página 115 del presente documento) ➢ Razones por las que se indica que es una innovación: Es una reingeniería que no se había aplicado en el Perú, en vista que comprende la optimización de dos componentes en la cadena de suministro de provisión y entrega de medicinas. Dada la capacidad de la clínica, aunque en cifras bastante alejadas de la realidad respecto a la capacidad del nosocomio, sirve de modelo para la réplica a nuestra situación. ➢ Resultados alcanzados con la implementación de la experiencia: La implementación de un sistema que optimice el abastecimiento y la dispensación de medicamentos la cadena de suministro de la CRP ha permitido que el 96% de los pacientes tengan a disposición los medicamentos prescritos por su cuerpo médico y aseguren el tratamiento a sus afecciones de salud. Por otra parte, considerando el objetivo comercial del negocio de la clínica, este alcance de disponibilidad de medicamento evita que los pacientes los adquieran en farmacias externas, sacrificando la utilidad que significa su venta. ➢ Dificultades identificadas: (i) El contexto es pequeño frente a la realidad del Hospital Rebagliati y su réplica a la realidad del citado nosocomio es aplicable, pero puede presentar algunas distorsiones en algunas variables al momento de efectuar la 77 comparación y la implementación. (ii) Aunque no se dispone de información precisa respecto a las cifras, se tiene conocimiento que el presupuesto que puso a disposición la CRP para la implementación fue elevada. Otro buen ejemplo de cómo la inteligencia artificial permite tomar decisiones aplicadas a la logística es el de AMAZON: (…) El comercio electrónico que utiliza escaparates virtuales ofrece muchas ventajas, como menores costos generales (por ejemplo, debido a la falta de personal de ventas, falta de escaparates físicos, procesos de pedidos altamente automatizados, etc.) y una base de clientes potenciales limitada únicamente por el alcance de la tienda. Internet. Sin embargo, una desventaja sustancial del modelo de tienda virtual es que, en muchos casos, los clientes no pueden recibir su mercancía inmediatamente después de la compra, sino que deben esperar a que se les envíe el producto. La disponibilidad de métodos de envío acelerado por parte de varios transportistas comunes puede mitigar el retraso en el envío, pero a menudo a un costo adicional sustancial que puede rivalizar con el precio pagado por la mercancía. En muchos casos, las opciones de envío terrestre de menor costo pueden demorar una semana o más desde la fecha del pedido del cliente. De acuerdo a la información obtenida de Amazon, la empresa utiliza un sistema patentado que anticipa el comportamiento del consumidor, analiza las tendencias de compra y las rutinas de consumo online de sus clientes, permitiendo predecir qué productos pueden ser adquiridos. La idea de Amazon es aplicarla no solo al consumo retail sino al masivo. Asimismo, el sistema va más allá, pronosticando la demanda de consumo en una determinada zona geográfica y anticipa los envíos de los productos, incluso antes de ser adquiridos, a fin de reducir los tiempos de entrega58. 58 Rois Susana (2022); Inteligencia artificial en eCommerce: ejemplos prácticos de optimización de las ventas online. https://marketing4ecommerce.mx/inteligencia-artificial-en-ecommerce-soluciones- para-optimizar-las-ventas-online/ https://marketing4ecommerce.mx/inteligencia-artificial-en-ecommerce-soluciones-para-optimizar-las-ventas-online/ https://marketing4ecommerce.mx/inteligencia-artificial-en-ecommerce-soluciones-para-optimizar-las-ventas-online/ 78 2.2. ANTECEDENTES DESDE LA PERSPECTIVA DE LA GESTIÓN PÚBLICA: Descripción de la experiencia: ➢ Objetivo de la experiencia: Implantación (plan piloto) del Sistema Logístico Informatizado de la Unidad de Gestión Clínica - Farmacia del Hospital Universitario de Jerez de la Frontera. Implementación de tecnología RFID (sistema de Identificación por radiofrecuencia) a la administración de recursos en el centro de salud, permitiendo el rápido acceso al material sanitario y que el personal de salud dedique tiempo y esfuerzos a la recuperación de los pacientes. ➢ Alcance de la experiencia: A nivel provincial. Provincia de Cádiz, Andalucía – España. Estrategia de los centros de salud en Cádiz para el tratamiento de la información de la gestión logística en los nosocomios de la provincia. ➢ Público objetivo de la experiencia: El hospital tiene un radio de acción sobre un área que cuenta con 329.771 habitantes en el distrito Jerez-Costa y con 114.541 habitantes en el distrito de la Sierra. ➢ Periodo de implementación de la experiencia: Del 15 de octubre del 2021 al 1ro de febrero del 2022. ➢ Rol de las entidades encargadas de su implementación: • Ministerio de la Sanidad, Consumo y Bienestar Social encargado del financiamiento. • Dirección Económica del Área de Gestión Sanitaria Jerez, Costa Noroeste y Sierra de Cádiz, a través de su prestación para financiar el proyecto. • Servicio Andaluz de Salud, su misión es prestar atención sanitaria a las ciudadanas y ciudadanos andaluces, ofreciendo servicios sanitarios públicos de calidad, asegurando la accesibilidad, equidad y satisfacción de los usuarios, buscando la eficiencia y el aprovechamiento óptimo de los 79 recursos59 • Asimismo, la administración del hospital, principal unidad interesada en la aplicación de los sistemas de mejora. ➢ Aspectos que aborda del desafío de innovación: El proyecto se ha desarrollado en dos fases: A. La primera iniciativa consiste en la implementación de sistemas Kanban en la gestión logística hospitalaria, lo que permite optimizar la gestión de recursos fungibles, espacios y control de inventario, con un proceso semiautomatizado de recuperación utilizando la lectura manual de códigos de barras específicos asignados a cada compartimento y artículo. B. Una vez completada esta etapa inicial, la introducción de la tecnología RFID en la gestión logística simplifica aún más las operaciones. Cuando se consume un artículo fungible asignado a un cubículo o cajón, simplemente se inserta una tarjeta con radiofrecuencia en el buzón correspondiente, activando automáticamente la reposición en el sistema de gestión logística de implementado en Cádiz, según el calendario establecido. Esto elimina la necesidad de que el personal tenga que desplazarse físicamente para realizar solicitudes de reposición o acumular necesidades. Las solicitudes se realizan de manera inmediata y directa a través de este sistema. Además, es importante destacar que estas solicitudes también pueden surgir de manera espontánea, como respuesta a necesidades repentinas o compras adicionales debido a cambios inesperados en el mercado, lo que proporciona flexibilidad en el abastecimiento para aprovechar oportunidades favorables o negociar ofertas especiales. El sistema también incluye información adicional, como cantidades disponibles, niveles de inventario y cualquier incidencia relacionada con los artículos almacenados en el Hospital que utilicen la misma tecnología. Esta información puede ser compartida entre los diferentes almacenes del hospital, lo que facilita el acceso a recursos adicionales en caso se requiera algún producto específico. Asimismo, la elaboración de esta nueva característica de integración con RFID involucra la creación de planes de contingencia que abarcan métodos de reposición alternativos, como la reposición manual o la lectura a través de dispositivos PDA. De esta manera, se asegura que cualquier eventualidad en el 59 Hospital Universitario Juan Ramón Jiménez (2019). https://ahjuanramonjimenez.es/profesionales/docencia/introduccion/informacion-sobre-el-sspa/ https://ahjuanramonjimenez.es/profesionales/docencia/introduccion/informacion-sobre-el-sspa/ 80 funcionamiento del sistema pueda ser gestionada eficazmente, garantizando la reposición oportuna del insumo para la justa operación de los servicios. ➢ Razones por las que se indica que es una innovación: Se trata de un plan piloto que se inició en el 2021 en Andalucía, España y que pretendía emplear un sistema de reposición por Código de Barras, utilidad innovadora para el sistema de abastecimiento hospitalario. ➢ Resultados alcanzados con la implementación de la experiencia: El despliegue ha sido exitoso en el Servicio de Urgencias Materno-Infantil y pronto se ampliará a los otros 21 almacenes que tiene el hospital. Además, ha permitido: • Estandarización de software en el 80% de los centros del SAS para permitir el acceso inmediato a la información desde cualquier ubicación, integrados con redes logísticas y maximizando recursos económicos, de personas y de insumos dentro de cada Plataforma Provincial. No obstante, el principal resultado de esta implementación se mide por la capacidad de asegurar que los pacientes accedan oportunamente a los medicamentos necesarios, reducir el riesgo de suministrar medicamentos incorrectos, y permitir una distribución más rápida y eficiente de los medicamentos. Esto se traduce en la reducción de los tiempos de espera y en una mejora general de la experiencia del paciente. Algunos datos para considerar60: • Según el SAS, entre el 2020 y 2021, se incrementó en 18% la cantidad de pacientes atendidos en urgencias para los grupos clínicos más frecuentes, superando 4.15 millones de personas. • El porcentaje de variación del gasto acumulado en Andalucía y resto del Sistema Nacional de Salud entre los años 1992 – 2021 respecto a los gastos de prestación farmacéutica, ocupa el segundo lugar más bajo después de Cataluña con 209.1%, lo que demuestra la eficiencia del SAS comparado con los otros Servicios de Salud de España. • La evolución del uso de receta electrónica en el Servicio de Salud de Andalucía desde los años 2005-2015, se estima un crecimiento de 97.41% 60 https://www.sspa.juntadeandalucia.es/servicioandaluzdesalud/archivo-estadisticas https://www.sspa.juntadeandalucia.es/servicioandaluzdesalud/archivo-estadisticas 81 para la atención primaria y 86.86% para la atención hospitalaria, comparado con el 95.89% de toda la región de Andalucía. ➢ Dificultades identificadas: Ningún proceso de implementación ha resultado pronto; más aún en un territorio como Andalucía que, por su extensión y su coyuntura social, demográfica y económica, requerirá años implantar los distintos aparatos con sus correspondientes integraciones en toda la comunidad. Además, si sumamos la crisis de la pandemia y los recursos económicos limitados, no queda más que seguir trabajando para lograr conseguir los objetivos sanitarios y continuar brindando un servicio de calidad a favor de la población andaluz. 82 3. PROCESO DE LA CONCEPTUALIZACIÓN Y PROTOTIPADO Para el proceso de conceptualización se ha utilizado la técnica de lluvia de ideas. Entre el equipo de trabajo planteamos soluciones diversas como mejorar los aplicativos existentes de ESSALUD, consolidar alianzas estratégicas entre el Estado y las farmacias privadas a fin de que atiendan el mercado desabastecido, iniciar un proceso de capacitación y sensibilización del personal, entre otras. No obstante, estas ideas fueron aterrizadas al momento de realizar las entrevistas con los actores intervinientes y actores externos, quienes en calidad de usuarios lograron hacernos entender la necesidad de implementar un sistema que optimice la gestión de inventarios porque los actuales sistemas no eran los adecuados para el soporte de las actividades vigentes. Por ello, decidimos que la creación e implementación de una plataforma tecnológica era la solución más acorde con las necesidades actuales. 3.1. PROCESO DE CONCEPTUALIZACIÓN: 3.1.1. DENOMINACIÓN DE LA SOLUCIÓN: Definamos en primer lugar nuestro concepto de plataforma61: “Una plataforma tecnológica es un sistema o conjunto de tecnologías diseñado para brindar una base sólida para el desarrollo, implementación y ejecución de aplicaciones, servicios o productos tecnológicos. Mediante una plataforma tecnológica es posible que los usuarios ejecuten sus aplicaciones sin problemas y realicen actualizaciones. Las plataformas tecnológicas actuales suelen estar en las nubes e incluyen analíticas, bases de datos, elementos de integración y tecnologías inteligentes (inteligencia artificial, machine learning e internet de las cosas).” Nuestra propuesta de innovación se denominará: PTA-ESSALUD, Plataforma tecnológica de abastecimiento de ESSALUD 61 https://metricas.mx/blog/plataformas-tecnologicas 83 3.1.2. POBLACIÓN BENEFICIADA DE LA SOLUCIÓN: La plataforma está orientada a beneficiar a la población asegurada de 2’027,555 de pacientes, que representa el 17% del total de asegurados del Seguro Social, quienes dispondrían de sus medicamentos de calidad, de manera oportuna y coberturados adecuadamente por ESSALUD y su red, Hospital Rebagliati. La innovación en el proceso de compra y la nueva eficiencia logística del hospital permitirá que los pacientes dispongan de sus medicamentos prescritos bajo la cobertura de EESALUD, reduciendo así el impacto económico que significa comprarlos en una farmacia externa y privada. Otros beneficiarios colaterales de optimizar la compra y la gestión de inventarios farmacéuticos son el personal del hospital62, quienes verían simplificada su participación en el proceso de la cadena de suministro. 3.1.3. DESCRIPCIÓN DE SOLUCIÓN: La plataforma tecnológica en cuestión será una solución simple y dúctil que gestione el producto farmacéutico durante todo el proceso de suministro en el Hospital Rebagliati de ESSALUD, incluyendo las actividades de estimación, compra, recepción, almacenamiento y redistribución de medicamentos. El diseño de recolección de datos emplea el sistema de código de barras. La detección de los códigos de barra se inicia con la exposición a la luz del sensor. El dispositivo convierte la información en electricidad. La señal es reconfigurada y transformada en data, la que es analizada para su interpretación con altos niveles de celeridad y fidelidad63. Esta plataforma procesará la data recogida a través de su sistema de código de barras y tras un análisis rápido pero eficiente generará información 62 Personal que, según información de la página web de ESSALUD, está conformado por 1.100 médicos -descontando los médicos residentes, 1.500 enfermeras, 46 nutricionistas, 41 psicólogos, 60 tecnólogos médicos, 890 auxiliares y técnicos de enfermería y 350 trabajadores administrativos. Hospital Rebagliati de Essalud (2020); Ninsaúde. https://espanol.apolo.app/hospital-nacional-edgardo- rebagliati-martins/ 63 Ramírez Carolina (2014); Automatización de bodegas. https://es.slideshare.net/slideshow/automatizacin-de-bodegas/41436130 https://espanol.apolo.app/hospital-nacional-edgardo-rebagliati-martins/ https://espanol.apolo.app/hospital-nacional-edgardo-rebagliati-martins/ https://es.slideshare.net/slideshow/automatizacin-de-bodegas/41436130 84 trascendente para la estimación, compra, y distribución de medicamentos. A través de procesos automatizados, la plataforma utilizará la información obtenida para realizar estimaciones realistas acordes con el histórico de la unidad analizada, considerando escenarios de incremento de demanda proyectados por diferentes factores, tales como tendencias del mercado, cambios estacionales o variables económicas relevantes. Estas proyecciones permitirán a los usuarios de la plataforma tomar decisiones informadas y estratégicas, optimizando la planificación y operación de sus recursos y asegurando la eficiencia en la gestión del producto farmacéutico. Respecto al abastecimiento, la plataforma gatillará compras automáticas con proveedores específicos bajo un previo marco contractual y acorde con la normativa vigente. Esta automatización legitima una adecuada gestión del producto farmacéutico, optimizando tiempos de entrega, aminorando los costos asociados a la adquisición y asegurando la permanente disponibilidad de los medicamentos, lo que contribuye significativamente a la eficacia y al posicionamiento del referido nosocomio. Finalmente, esta peculiaridad de compra automatizada permitirá una mayor transparencia y trazabilidad en toda la cadena de abastecimiento, simplificando las actividades de control. Sobre la distribución, esta plataforma tecnológica proporcionará a todos los usuarios la posibilidad de recibir y otorgar información inmediata sobre la ubicación y trazabilidad de los medicamentos, permitiendo verificar si se cuenta con disponibilidad, así como realizar un seguimiento a los pedidos realizados, y tener conocimiento de la fecha de llegada de los bienes estratégicos, generando el proceso de compra en tiempo real. Con esta facultad se puede gestionar el traslado de medicamentos para las zonas en la que la demanda es más alta desde aquellas donde la demanda decrece. Se puede también identificar lotes próximos a vencer para anticipar su dispensación. En todos los casos se facultará la disponibilidad y adquisición de los medicamentos faltantes, asegurando su existencia en los almacenes y farmacias. El paciente recibirá todas, o la gran mayoría de sus prescripciones médicas bajo la cobertura del Seguro Social, mitigando el impacto económico negativo para él y su familia que significa adquirirlas por fuera del sistema en una farmacia privada o externa. 85 Por las razones explicadas debe entenderse que las principales acciones de los usuarios de la plataforma tecnológica de gestión de inventarios farmacéuticos conllevarían a mejorar sus tiempos de atención en sus relaciones funcionales dentro de la cadena de suministro. Asimismo, permitirá mejorar sus indicadores de desempeño de cara a futuras mediciones. Finalmente, permitirá mejorar la percepción del paciente, quien valoraría al Hospital Rebagliati como una entidad de salud pública, líder en el aseguramiento de servicios médicos y medicinas de calidad. SUSTENTO DE INNOVACIÓN: La percepción de innovación de esta propuesta se sustenta principalmente en cómo se realizan los procesos de estimación, de compra y de logística del hospital. En sus diferencias operacionales: Respecto a la estimación, es realizado de manera manual por personal de CEABE con proyecciones basadas en históricos y que se ajustan en función al presupuesto de las entidades. Esta actividad se realiza una vez cada año. Se recopila la información hacia el mes de noviembre y se concluye para los meses de diciembre. Sobre las compras, éstas son realizadas por CEABE a través de diferentes procesos de selección o adquisición bajo el marco normativo de la ley de contrataciones. Son inflexibles, poco amigables y se realizan bajo un proceso de planificación anual y ejecutadas de acuerdo con la necesidad. Respecto al sistema de logística empleada, en la actualidad el referido hospital cuenta con dos sistemas que se alimentan manualmente, además que coexisten de manera diferenciada. No se interrelacionan para permitir una adecuada gestión de suministros: • El SAP es el sistema logístico que acopia la información desde la adquisición de los medicamentos, desde la orden de compra hasta la salida de los medicamentos en el almacén. Opera tangencialmente entre los almacenes. • El ESSI (ESSALUD SERVICIOS DE SALUD INTELIGENTE) es el sistema que recoge la información sobre las consultas hospitalarias, 86 desde la separación de una cita hasta la identificación de los medicamentos que recogen los pacientes. Opera tangencialmente en las farmacias del hospital. Como se puede explicar en la descripción de la solución, la propuesta de innovación permitirá, entre otras cosas, una adecuada trazabilidad de medicamentos con la información obtenida para optimizar la gestión de inventarios. Asimismo, permitirá gestionar adquisiciones y compras para asegurar la existencia de los bienes estratégicos. Este proceso de compra debe enmarcarse bajo la normatividad vigente y establecerse previamente de manera contractual a fin de que, una vez, detectada la necesidad, se “gatillen” órdenes de compra, traslado, abastecimiento a los proveedores y éstos proporcionen -con el debido sentido de urgencia- los medicamentos para los pacientes, asegurando oportunidad y disponibilidad. RIESGOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO: Existen diversos riesgos que pueden presentarse durante la implementación del proyecto, los mismos que abarcan diversos aspectos tales como: • Costos Financieros del Proyecto. Aunque no se cuenta con una cifra presupuestal exacta, el planteamiento de solución requiere de una inversión en equipamiento y una actualización de los sistemas actuales. Además, se advierte la implementación de un puerto de lectura tipo bar code en cada punto de la cadena, como almacenes y farmacias para alimentar de manera automática la información. Se preverá que dichos costos estén considerados dentro de una estructura de costos, los mismos que deberán estar contemplados en el presupuesto anual de la Entidad para evitar sobrecostos y limitaciones financieras que pongan en riesgo su ejecución. • Renuencia al cambio, los cambios son difíciles de asimilar en el sector público. Más aun cuando los procesos actuales mantienen largos tiempos de operatividad y la implementación de esta nueva plataforma tecnológica requiere tiempo de aprendizaje (capacitación) y involucramiento de las partes para evitar errores. • Aparición de comportamientos oportunistas. Se debe considerar 87 otros gastos importantes tales como capacitación del personal, mantenimiento de los equipos, protocolos y auditorias concurrentes para gestionar posibles comportamientos oportunistas de los actores de la cadena, tales como posibles fraudes, indebidas prescripciones o situaciones de corrupción. Asimismo, estos protocolos y auditorias permitirían identificar el riesgo y aplicar estrategias emergentes en caso de ocurrencia, cautelando el comportamiento no esperado de los actores, tales como médicos, pacientes, proveedores, etc. • Riesgos Tecnológicos, tales como fallas que se pueden presentar en los sistemas o en las tecnologías empleadas. Estos problemas pueden llevar a interrupciones temporales en el servicio, afectando la continuidad operativa de la plataforma. En casos más severos, pueden ocasionar la pérdida de datos importantes. Para mitigar estos riesgos, es crucial implementar medidas preventivas, como sistemas de respaldo y planes de contingencia, asegurando así la estabilidad y seguridad de las operaciones tecnológicas. • Riesgos de Seguridad, comprendidas como amenazas cibernéticas que puedan comprometer la seguridad de la información de la cadena de abastecimiento o la información del paciente asegurado. Estas amenazas pueden incluir ataques informáticos, malware, phishing y otras formas de vulneraciones que pueden poner en riesgo la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información crítica. La implementación de firewalls, encriptación de datos y programas de capacitación en ciberseguridad para el personal, es esencial para proteger esta información sensible y garantizar la continuidad y confiabilidad del sistema. • Riesgos de Gestión, aquellas que pueden darse como deficiencias en la planificación, coordinación y control de la plataforma. Tales deficiencias pueden provocar retrasos en el cronograma y sobrecostos. Una gestión ineficaz puede resultar en la asignación inadecuada de recursos, falta de comunicación entre los equipos y fallos en la toma de decisiones. Para mitigar estos riesgos, es crucial implementar una gestión de proyectos robusta que incluya una planificación detallada, mecanismos de seguimiento y control, y una comunicación clara y constante entre todas las partes involucradas. 88 • Riesgos Legales y Regulatorios, tales como la necesidad de cumplimiento de las normativas y regulaciones vigentes, que pueden variar y requerir ajustes en la implementación. El incumplimiento de estas normativas puede resultar en sanciones legales, multas o la paralización del proyecto. Es esencial monitorear constantemente el marco legal y regulatorio, y estar preparados para realizar modificaciones necesarias para mantenerse en conformidad, garantizando así la viabilidad y legitimidad del proyecto. 3.1.4. DESCRIPCIÓN BREVE DEL BENEFICIO APORTADO: Esta plataforma permitirá agilizar la compra de los medicamentos faltantes a través de procesos automatizados, asegurando su existencia en los almacenes y farmacias. Los pacientes recibirían sus prescripciones médicas bajo la cobertura del Seguro Social, mitigando el impacto económico negativo para él y su familia que significa adquirirlas por fuera del sistema en una farmacia privada o externa. Además, permitirá optimizar la eficiencia logística de la cadena de estos suministros del hospital generando como consecuencia que se garantice que los pacientes cuenten con un acceso oportuno a los medicamentos en stock para su tratamiento médico. Además, se atenuará, además, el riesgo de suministrar medicamentos incorrectos al paciente, hecho que pudiera afectar severamente su estado de salud y dañar la reputación del hospital. La distribución de los medicamentos será gestionada de manera más rápida y eficientemente, reduciendo los tiempos de espera y mejorando la experiencia general del paciente. Se propone, además, que la información recogida permita identificar inexistencias, necesidades de stock, ajustes de estimaciones, etc. para generar pedidos automáticos a los proveedores, a fin de garantizar la disponibilidad de los medicamentos a favor de los pacientes. La implementación de la propuesta permitirá la consecución los siguientes beneficios: ➢ Compras oportunas, la plataforma permitirá realizar compras oportunas bajo la normativa vigente a fin de que la entidad cuente siempre con los medicamentos prescritos. 89 ➢ Abastecimientos correctos, la plataforma empleará la información obtenida a fin de que las decisiones de compra sean analizadas de la mejor manera, respecto a su estimación, cantidad, selección de proveedores ideales, tiempos de arribo, etc. ➢ Optimización de inventarios, la plataforma debería ayudar a evitar la escasez y el exceso de medicamentos, optimizando los niveles de inventario y mejorando la eficiencia operativa. ➢ Reducción de costos, la plataforma debería brindar el soporte para predecir la demanda y evitar la caducidad de medicamentos, se reducen los costos asociados con la pérdida de existencias y el desperdicio. ➢ Mejora en la atención al paciente, la plataforma debería aplicar para la gestión eficiente de inventarios garantiza la disponibilidad de medicamentos cuando los pacientes los necesitan, mejorando la atención y la satisfacción del paciente. ➢ Toma de decisiones basada en datos, los informes y análisis proporcionados por la plataforma debería permitir permiten tomar decisiones más informadas y estratégicas para la gestión de inventarios, permitir una estimación certera de la demanda farmacéutica, así como accionar la compra y el pedido automatizado de medicamentos inexistentes para su disponibilidad a favor del paciente. ➢ Integración con sistemas existentes: La plataforma debería poder integrarse con sistemas y tecnologías existentes, como sistemas de gestión de farmacias o historias clínicas. IMPACTO DE RESULTADOS: Tal como se ha explicado, la implementación de la plataforma tecnológica tiene como principal objetivo proporcionar información. Información que utilizada y gestionada de manera eficiente repercutiría en la adecuada atención del paciente, produciendo como consecuencia que éste disponga de su medicación prescrita y pueda recuperar su condición de salud para continuar con su vida de manera normal. Se debe precisar que la plataforma por sí sola no representa una solución. Sin embargo, consideramos que constituye una herramienta para optimizar 90 la gestión de la información, la misma que vinculada a la atención médica, la oportuna compra de medicamentos y la gestión de inventarios de estos permitirá que el hospital cuenta con los medicamentos prescritos por su staff médico y puedan ser dispensados a los pacientes bajo su condición de asegurado. La clave para el éxito de esta plataforma radica en su integración efectiva en los procesos médicos y administrativos del hospital, bajo las siguientes condiciones: A. Acceso rápido a la información: La plataforma tecnológica permitirá a los diferentes actores de la cadena de suministro de medicamentos a acceder in situ y de manera inmediata a la información que facilitará la toma eficiente de decisiones. Esto es crucial para proporcionar una adecuada atención a los pacientes. B. Gestión de medicamentos: La plataforma ayudará a llevar el control de las existencias, las entradas y salidas de los stocks, un registro preciso de los medicamentos prescrito, reduciendo los riesgos de errores en la medicación y garantiza que los pacientes reciban los tratamientos necesarios de manera oportuna. C. Comunicación efectiva: La plataforma puede mejorar la comunicación entre los actores de la cadena, lo que es esencial para coordinar el cuidado del paciente. Todos los miembros del equipo pueden compartir información relevante de manera más eficiente. D. Alertas y recordatorios: Puede configurarse para enviar alertas y recordatorios automáticos, los mismos que son esenciales en la cadena de suministro para detectar inconsistencias, necesidades, imprevistos, incidencias y situaciones en las que deban tomarse decisiones para efectivizar la disponibilidad de medicamentos. En conclusión, la plataforma tecnológica representa una herramienta poderosa para mejorar la atención médica a partir de la gestión eficiente de la información. Sin embargo, su éxito dependerá de su efectividad en el proceso de abastecimiento, de su cuidadosa implementación en la gestión de inventarios y de la eficiente integración en los procesos clínicos y administrativos del hospital. Estamos convencidos que, si se emplea de manera adecuada, esta herramienta puede contribuir significativamente a la 91 salud y el bienestar de los pacientes asegurados del nosocomio. Asimismo, consigo trae otros efectos positivos para el resto de los actores de la cadena, tales como aligerar la carga del resto a los actores de la cadena, tiempo que puede ser empleado de manera efectiva en los principales procesos del hospital, como lo es velar por la salud y el bienestar de los pacientes. Para asegurar el éxito de la implementación que se propone, es necesaria la participación de los actores de toda la cadena de suministro, la interacción de todos los aliados estratégicos de la plataforma. Todos alineados para salvaguardar la salud de los pacientes asegurados. Los proveedores son aliados externos que participan con sus medicamentos de calidad, suministrados de manera oportuna. Dispensar medicinas genéricas también es de mucha utilidad para los ajustados presupuestos púbicos. También debemos mencionar a los Ministerios encargados, quienes deben tener predisposición presupuestaria, normativa y jurídica para brindar las facilidades necesarias al mencionado centro de salud. El resto de los actores de la cadena de suministro son aliados internos del proyecto de innovación. Todos son imprescindibles para la correcta gestión del inventario farmacéutico. Si alguno falla, no se lograría el propósito. La automatización simplificaría la manualidad de algunas funciones propias de la gestión, pero aún en sí misma la automatización no un proceso total y absoluto, requiere control y monitoreo en todos los puntos de la cadena. Finalmente, la implementación sin medición no es factible. La medición de los indicadores es fundamental para evaluar el progreso, identificar desviaciones y tomar decisiones informadas. Sin éstas es difícil determinar si se están logrando los objetivos establecidos, y no hay forma de realizar ajustes o mejoras. Por ello, consideramos que los indicadores de éxito de nuestra plataforma son: • Reducción de recetas prescritas no atendidas en el hospital. • Reducción de medicamentos (vencidos) en stock en el hospital. • Número de casos de sobrestock / desabastecimiento de medicinas en las farmacias del hospital. • Número de casos de medicamentos no ubicados dentro del hospital. • Número de transacciones de canje (con el proveedor) de medicamentos 92 antes de su vencimiento en el mismo hospital. 3.2. PROCESO DE PROTOTIPADO 3.2.1. DESCRIPCIÓN DEL PROTOTIPO: La PTA - ESSALUD es una plataforma tecnológica que permite la trazabilidad de los medicamentos (para detectar ubicación y próximos vencimientos) a través del código de barras. Asimismo, alerta la necesidad y gatilla el proceso de compra y/o pedido directamente con el proveedor, con quien previamente se ha realizado una gestión contractual. La imagen N° 03 detalla la pantalla principal de la PTA ESSALUD IMAGEN N° 03 PANTALLA PRINCIPAL – PTA ESSALUD Nota: Elaboración propia Sus principales características son: ✓ Anticipación: La PTA-ESSALUD identifica los productos farmacéuticos necesarios para la atención de los pacientes e instruye su compra. Esta necesidad surgirá a partir de la detección de stock por debajo del mínimo o cuando se han terminado, pero que son requerido debido a que han sido prescritos por el staff médico. ✓ Inmediatez: La PTA-ESSALUD permite la ubicación inmediata de los medicamentos para saber en qué parte de la red ESSALUD se ubica, 93 esta ubicación permitirá el traslado de estos para la zona del paciente demandante. Asimismo, para detectar lotes por vencer, priorizando la dispensación y evitado que se pierdan, lo que le ahorrará recursos a la Entidad. ✓ Automatización: El proceso que empleará el prototipo no será manual sino automático. Se realizará a través del registro de los códigos de barra en cada punto de entrada y salida, registro que deberá ser realizado mediante una lectora (on counter). El sistema debe ser capaz de enviar notificaciones automáticas a los responsables de la gestión de inventario y compras cuando se detecten situaciones críticas, como medicamentos próximos a vencer o niveles bajos de stock. ✓ Información: El proceso de entrada y salida de los medicamentos permite almacenar data que permitirá identificar excesos y escasez de stocks, lo que generará alertas para la gestión de los lotes a zonas en la que se demanden (en el caso de excesos); y de pedidos y/o compras de lotes (en el caso de desabastecimiento). Para ello, se generará una base de datos centralizada y segura para almacenar la información recopilada de los medicamentos, incluyendo su ubicación actual, historial de movimientos y fechas de vencimiento. ✓ Integración: La PTA - ESSALUD está integrada con los sistemas de los proveedores de medicamentos. Esto facilita la comunicación y la generación automática de pedidos cuando sean necesarias. Los pedidos y/o compras deben estar gestionadas previamente en los contratos con los proveedores, tales como la negociación de precios, plazos de entrega y otros términos y condiciones, a fin de que los abastecimientos sean oportunos y rápidos de cara a la satisfacción de paciente. ✓ Control: La PTA ESSALUD conservará información encriptada para impedir su vulnerabilidad e intangibilidad. Además, se implementará medidas de autenticación de usuarios y autorizaciones para asegurar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos y funciones específicas. Para concluir, su sistema generará mecanismos de trazabilidad que alerten desviaciones en el proceso. Cualquier desviación o anomalía en el flujo de trabajo será detectada de inmediato, permitiendo una respuesta rápida y eficaz para corregir cualquier problema y mantener la integridad de los datos. 94 3.2.2. FUNCIONAMIENTO DEL PROTOTIPO: El menú despegable principal de la plataforma propuesta PTA – SALUD comprende: consultas, compras, distribución, redistribución y estimaciones del medicamento, tal como se detalla en la imagen N° 04 IMAGEN N° 04 Detalles del MENÚ Nota: Elaboración propia La sección consultas permitirá realizar consultas sobre el stock del medicamento, ubicación y vencimiento de los productos, trazabilidad de los medicamentos, revisar los marcos contractuales y la lista de los proveedores, tal como se detalla en la Imagen N° 05 95 IMAGEN N° 05 Detalles de la sección consultas Nota: Elaboración propia La sección compras permitirá realizar compras regulares, programar compras automáticas, configurar el proceso de compras (como programar los mínimos de stock), y revisar estadística, tal como se detalla en la Imagen N° 06 IMAGEN N° 06 Detalles de la sección compras Nota: Elaboración propia 96 La sección distribución permitirá registrar el ingreso y salida de nuevos medicamentos (que ingresan por primera vez al stock de ESSALUD), consultar contabilizaciones y generar reportes, tal como se detalla en la Imagen N° 07 IMAGEN N° 07 Detalles de la sección distribución Nota: Elaboración propia La sección redistribución permitirá registrar el ingreso y salida de medicamentos ya ingresados (permitirá gestionar el traslado de medicamentos entre los almacenes y farmacias de ESSALUD), consultar contabilizaciones y generar reportes, tal como se detalla en la Imagen N° 08 97 IMAGEN N° 08 Detalles de la sección redistribución Nota: Elaboración propia La sección estimaciones permitirá realizar análisis de estimaciones, regresiones de oferta y demanda (configuraciones estadísticas) y generar reportes, tal como se detalla en la Imagen N° 09 IMAGEN N° 09 Detalle de la sección estimaciones Nota: Elaboración propia 98 El funcionamiento del prototipo abarca las siguientes etapas de la cadena de abastecimiento: estimación, compra, recepción, almacenamiento y redistribución de medicamentos. A. ESTIMACIÓN: El proceso se realiza a través de la sección estimaciones, que permite realizar un análisis matemático y estadístico del comportamiento de la oferta y demanda de los medicamentos, con la finalidad de realizar cálculos más exactos y basados en información que la IA elabora a partir de los datos recogidos, tal como se detalla en la Imagen N° 10 IMAGEN N° 10 Detalle de la sección análisis de estimaciones Nota: Elaboración propia B. COMPRA: El proceso se realiza a través de la sección compras, que registrar nuevas órdenes de compra, editarlas, seleccionando estratégicamente proveedores y generar reportes a CEABE, tal como se detalla en la Imagen N° 11 99 IMAGEN N° 11 Detalle de la sección compras regulares Nota: Elaboración propia C. RECEPCIÓN: El proceso se realiza a través de la sección distribución y permite registrar el ingreso de medicamentos ya sea por unidades o por lotes. Esta información es recogida a través de los códigos de barra de los productos mediante un proceso de escaneo. Asimismo, permite visualizar el nombre del almacén o farmacia que lo recepciona, y generar reportes, tal como se detalla en la Imagen N° 12 IMAGEN N° 12 Detalle de la sección ingreso de medicamentos Nota: Elaboración propia 100 D. ALMACENAMIENTO: El proceso se realiza a través de la sección distribución, subsección contabilizaciones, la que permite realizar inventarios utilizando el método de escaneo de código de barras, tal como se detalla en la Imagen N° 13 IMAGEN N° 13 Detalle de la sección contabilizaciones Nota: Elaboración propia Asimismo, en la sección consultas, se puede visualizar la consulta de stock de medicamentos y lotes, tal como se detalla en la Imagen N° 14 IMAGEN N° 14 Detalle de la sección stock de medicamentos Nota: Elaboración propia 101 Así como, la consulta de los vencimientos de los productos, tal como se detalla en la Imagen N° 15 IMAGEN N° 15 Detalle de la sección ubicación/ vencimiento Nota: Elaboración propia E. REDISTRIBUCIÓN: El proceso se realiza a través de la sección redistribución y permite registrar el ingreso y salida de medicamentos ya sea por unidades o por lotes entre almacenes y farmacias, asegurando la existencia en todos los puntos de abastecimiento. Esta información es recogida a través de los códigos de barra de los productos mediante un proceso de escaneo. Asimismo, permite visualizar el nombre del almacén o farmacia que distribuye y la que recepciona. Además, de generar reportes, tal como se detalla en la Imagen N° 16 102 IMAGEN N° 16 Detalle de la sección ingreso de medicamentos Nota: Elaboración propia PASOS DEL FUNCIONAMIENTO: 1. El proceso convencional de estimación y compra de medicamentos se realiza de manera acostumbrada en un primer momento. Sin embargo, en un segundo momento, los ajustes a la estimación de compra anual y la adquisición de los medicamentos se realizarán empleando la información obtenida del comportamiento de la demanda de estos medicamentos y que ha quedado registrada a través de la plataforma tecnológica (ver imagen de la estimación). Se deduce entonces que coexistirán dos procesos de compra. Uno, el convencional. El otro, será el proceso que se gestionará a partir de las solicitudes automáticas que se disparan a partir de la detección de una necesidad de demanda. 2. Realizada la compra (bajo cualquier modalidad), los medicamentos arribarán desde el proveedor hasta los almacenes de ESSALUD, los mismos serán recepcionados y su ingreso será registrado a través de las lectoras de código de barras, la información se almacenará en la nube (ver imagen de la compra) 3. A partir de este ingreso registrado, los medicamentos serán distribuidos a los almacenes de los establecimientos de Salud de ESSALUD. Su 103 salida será registrada a través de las lectoras de código de barras, la información se almacenará en la nube (ver imagen de la distribución). 4. A partir de este ingreso, registrado en los almacenes de los hospitales de ESSALUD, los medicamentos serán distribuidos a las farmacias de los establecimientos de Salud de ESSALUD. Su salida es registrada a través de las lectoras de código de barras, la información se almacenará en la nube (ver imagen de la distribución). 5. A partir de este ingreso, registrado en las farmacias de los centros de Salud de ESSALUD, los medicamentos serán dispensadas a los pacientes, a partir de la prescripción médica. Su salida es registrada a través de las lectoras de código de barras, la información se almacenará en la nube. 6. Se debe precisar que cada ingreso o salida, incrementa o retira (respectivamente) una unidad del stock, almacenando la información en la nube para crear un input en el comportamiento de la demanda de los medicamentos, según sea el caso. La información resultante de esos inputs se empleará para las estimaciones y las compras correspondientes. (ver imagen de la redistribución) 7. Ante una prescripción no dispensada, la PTA - ESSALUD identificará el motivo de la NO dispensación: • Si el motivo se debe a la ausencia del medicamento en el stock de la farmacia, el primer paso será reconocer si el medicamento se encuentra en alguna farmacia o almacén cercano de la red ESSALUD, y como segundo paso accionará un pedido de traslado inmediato del medicamento para así poder dispensarlo como corresponde. • Si el motivo se debe a la ausencia del medicamento en la red de ESSALUD, el primer paso será reconocer si el medicamento se encuentra dentro de lista de medicamentos indispensables para la dispensación: ▪ Si lo estuviese, el sistema generará una orden de compra con el proveedor establecido de acuerdo con las condiciones contractuales. El proveedor tendrá un plazo de 48 horas para 104 entregar el medicamento en el almacén del nosocomio correspondiente y éste tendrá un plazo de 24 horas para remitir el medicamento a la farmacia para su dispensación como corresponde. ▪ Si no lo estuviese, el sistema llevará la debida contabilización para utilizarla en un futuro proceso de estimación y de compra convencional para una futura dispensación (no inmediata) en la farmacia correspondiente. 105 Para mayor comprensión se ha detallado el siguiente flujograma que evidencia el funcionamiento del prototipo, tal como se detalla en la Imagen N° 17. Asimismo, el diagrama original se encuentra contenido en el ANEXO XIII - FLUJOGRAMA DE PROCESO. Imagen N° 17 Flujograma de prototipo Nota: Elaboración propia 106 3.2.3. DESARROLLO DE HIPÓTESIS: Para el presente trabajo se está considerando evidenciar las siguientes hipótesis: A. Si implementamos adecuadamente la plataforma de compra y seguimiento de stocks de medicinas, ¿lograremos la entrega oportuna de los medicamentos prescritos en el Hospital Rebagliati en al menos el 95% de las veces? Con esta hipótesis se pretende conocer si la implementación de la plataforma tecnológica permitirá que las recetas prescritas sean atendidas en su totalidad en al menos el 95% de las veces que fueron prescritas. B. Si implementamos adecuadamente la plataforma de compra y seguimiento de stocks de medicinas, ¿lograremos reducir los gastos de los pacientes del Hospital Rebagliati en al menos 40%? Con esta hipótesis se pretende conocer si la implementación de la plataforma tecnológica permitirá que los gastos que asumen los pacientes se reduzcan en al menos un 40% respecto al escenario actual. C. Si implementamos adecuadamente la plataforma de compra y seguimiento de stocks de medicinas, ¿lograremos incrementar la adherencia del paciente del Hospital Rebagliati al tratamiento médico prescrito? Con esta hipótesis se pretende conocer si la implementación de la plataforma tecnológica permitirá que el paciente concluya de manera satisfactoria el tratamiento médico prescrito, en al menos un 90% del total de encuestados. La medición de la adherencia de los pacientes al tratamiento médico se realizará a través de una encuesta puntual de 3 preguntas para evidenciar cumplimiento de éste. Es decir, tomar la medicación de acuerdo con la dosificación del programa prescrito; y la persistencia, tomar la medicación a lo largo del tiempo: 107 a. ¿Se le dispensó el total de sus medicamentos prescritos? b. ¿Concluyó la toma de sus medicamentos de acuerdo con la prescripción médica? c. ¿Actualmente considera que su salud se encuentra recuperada? La idea es encuestar a los pacientes en el contexto de cómo opera nuestra plataforma tecnológica respecto a la gestión de medicamentos. Se pretende, de esta manera, obtener provechosa información para mejorar la atención médica, la experiencia del paciente y asegurar que sus necesidades sean atendidas de manera efectiva y oportuna. Esto contribuirá a una atención médica enfocada en el paciente y a una mejor calidad de vida para quienes dependen de los medicamentos prescritos en el nosocomio. 3.2.4. DESARROLLO DE LAS PREGUNTAS DEL TESTEO: Para el testeo preliminar de nuestro prototipo se ha determinado utilizar la metodología de entrevista individual, la misma que será aplicada con los diferentes actores que interaccionarán, directa o indirectamente, con la plataforma propuesta. Consideramos que las entrevistas constituyen una apreciable herramienta para comprender las necesidades de los usuarios, obtener retroalimentación detallada y directa, y facilitar la mejora continua de un prototipo antes de su lanzamiento final. Se ha considerado esta metodología fundamental por las siguientes razones: ✓ Retroalimentación directa: La entrevista nos permite obtener comentarios directos y detallados del usuario respecto a su experiencia con el prototipo. Permite además que, en nuestra calidad de diseñador y desarrollador preliminar de la plataforma comprendamos mejor las necesidades, preferencias y problemas percibidos por los usuarios. ✓ Entendimiento sobre el contexto: Las entrevistas nos brinda la oportunidad de entender el contexto en el que los usuarios interactúan con el prototipo. Esto incluye su entorno, necesidades específicas y posibles limitaciones que podrían afectar su uso. 108 ✓ Disponibilidad de tiempo: A través de las entrevistas, será posible realizar preguntas abiertas que permitan a los usuarios expresar sus opiniones, sugerencias e ideas sin restricciones de tiempo, lo que proporciona información valiosa y detallada. ✓ Repetición y mejora: Los comentarios obtenidos de las entrevistas pueden utilizarse para repetir varias veces la interacción y mejorar el prototipo. Este feedback nos ayuda a realizar ajustes específicos que mejoren la utilización y la experiencia del usuario. En el ANEXO XIV – CUESTIONADIO DE PREGUNTAS PARA EL TESTEO del presente documento se ha incluido las preguntas que serán dirigidas a cada sector de los actores involucrados, las mismas que nos permitirán recolectar la información necesaria, tras el testeo del prototipo de la plataforma tecnológica. 3.2.5. PLANIFICACION DEL PROCESO DEL TESTEO: La minuciosa planificación del proceso de prueba es vital para obtener resultados reveladores y acreditar que la plataforma tecnológica propuesta se ajusta a las necesidades de los actores. Asimismo, la retroalimentación de los usuarios debe ser considerada y empleada para la toma de decisiones informadas sobre el progreso de la referida plataforma. ¿Cómo? A través de entrevistas personales, focus group, encuestas y cuestionarios. ¿A quiénes? A los diversos actores según el cronograma adjunto. ¿Cuándo? De acuerdo con la disponibilidad de los actores según el cronograma adjunto: Respecto al orden de las entrevistas a los actores intervinientes, estas se realizarán de acuerdo a la Tabla N° 11. 109 Tabla N° 11 Cronograma propuesto para el testeo de prototipo de Plataforma Tecnológica Octubre Personal Entrevistado Semana 1 Proveedores Semana 2 Personal de compras Semana 3 Persona de Almacenes Semana 4 Personal médico / enfermeras Semana 5 Personal de Farmacia Noviembre Personal Entrevistado Semana 1 Directivos del Hospital Semana 2 Funcionarios del Hospital Semana 3 Pacientes y familiares Semana 4 Pacientes y familiares Nota: Elaboración propia 3.2.6. DISEÑO DE HERRAMIENTAS: Respecto al diseño, se ha desarrollado un prototipo en Excel para su aplicación como estrategia efectiva, especialmente porque se trata de una herramienta o aplicación que simula procesos o funciones específicas que queremos proyectar. Excel es una plataforma versátil que permite crear prototipos interactivos y funcionales, aunque con ciertas limitaciones en comparación con un software o aplicación completamente desarrollada, pero es de mucha utilidad para el testeo preliminar. No obstante, a pesar de sus ventajas, es importante recordar que este prototipo en Excel puede tener limitaciones en términos de escalabilidad, complejidad y funcionalidad. Por lo tanto, consideramos que es crucial comunicar claramente a los entrevistados que se trata de un prototipo y no del producto final. Será necesario migrar a plataformas o herramientas de desarrollo más robustas para una implementación completa y efectiva. 110 La herramienta diseñada permitirá navegar en un primer momento desde el logueo en una sesión para garantizar la seguridad de la información que se registra hasta el despliegue de un menú para interactuar con las opciones de navegación, como lo son: consultas, compras, distribución, redistribución y estimaciones. 3.2.7. IMPLEMENTACIÓN DEL TESTEO: Respecto a la implementación del testeo de la plataforma tecnológica, se precisa que se realizará entrevistas en dos niveles de usuarios: A. A consultores externos, en su calidad de expertos, se entrevistará a las siguientes personas: a) Se ha coordinado una cita para una entrevista personal con el Sr. Jack Blanc, jefe de farmacia de la CLÍNICA RICARDO PALMA. Anteriormente se ha desempeñado como jefe de logística de la referida clínica, por lo que conoce a profundidad el sistema logístico que emplea la entidad, por lo que nos puede brindar su opinión como experto en la materia. b) Se está coordinando una entrevista personal con el Gerente Regional de Ventas de MIFARMA, Juan Manuel Ponce. B. Así mismo se entrevistó a algunas personas quienes laboran en EsSalud desde directivos hasta pacientes y familiares Es preciso resaltar la importancia de combinar diferentes enfoques y herramientas de gestión para obtener una total imagen de cómo los actores podrían interactuar con la plataforma propuesta y qué aspectos pueden demandar atención y mejora. Esto permitirá tomar decisiones consensuadas para optimizar la plataforma tecnológica propuesta en aras de satisfacer las necesidades de los pacientes y todos los usuarios involucrados. 3.2.8. TOMA DE DECISIÓN: La decisión de aplicar el testeo de nuestro prototipo obedece la necesidad de conocer los objetivos del proyecto de innovación, quiénes serán los usuarios finales, o sí olvidamos considerar algún actor con intervención 111 directa o indirecta. Se sustenta también en conocer de primera mano los recursos disponibles al momento de utilizar la plataforma, el estado de desarrollo del producto y los posibles riesgos identificados que no fueron contemplados. Toda esta combinación de factores nos ayuda a determinar cuándo, cómo y qué tipo de pruebas resultarán necesarias para optimizar la calidad y la experiencia del usuario final, como también realizar los ajustes necesarios para la consecución de los objetivos de la plataforma propuesta. 4. CONCEPTO Y PROTOTIPO FINAL DE LA INNOVACIÓN: Habiendo elaborado el proceso de conceptualización y de prototipado inicial, procedimos a madurar la idea final del prototipo, el mismo que permitirá describir con mayor detalle los componentes de la propuesta de innovación, tal como se detalla en la Tabla N° 12 Tabla N° 12 DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO Ítem Contenido ¿Cómo se denomina? PTA -ESSALUD ¿En qué consiste la solución? ¿Cómo describiría su solución? La plataforma tecnológica recolecta y almacena datos de los medicamentos a través de un sistema de código de barras. Seguidamente, procesa y analiza la información almacenada a través de Inteligencia Artificial para realizar estimaciones, compra y distribuciones exactas del medicamento. ¿Para quién es la solución? Para el personal relacionado con las actividades de la cadena de abastecimiento de medicamentos de EsSalud. ¿Para qué es la solución? Para reducir el impacto económico asumido por los pacientes asegurados del Hospital Rebagliati que se ven obligados a adquirir particularmente medicinas prescritas y que deben ser dispensadas por ESSALUD. 112 Tabla N° 12 (Continuación) Ítem Contenido ¿Cuáles son los indicadores claves de desempeño (KPI, por sus siglas en ingles) para identificar que la propuesta ha resultado exitosa? Número de unidades de medicamentos y cantidades de veces que fueron prescritos y no despachados (escenario de análisis), respecto al top de medicamentos más recurrentes del referido escenario en el Hospital Rebagliati, antes y después de la implementación de la innovación. Indicador que permitirán totalizar el gasto asumido por el asegurado. ¿Qué valor agrega a los usuarios respecto de lo que hoy existe? El valor agregado de esta innovación reside en reducir el impacto económico asumido por los pacientes asegurados del Hospital Rebagliati que se ven obligados a adquirir particularmente medicinas prescritas y que deben ser dispensadas por ESSALUD. ¿Por qué se indica que su propuesta es innovadora? La propuesta es innovadora porque introduce una plataforma tecnológica integral en la cadena de abastecimiento de medicamentos que incluye el código de barras y la Inteligencia Artificial para el procesamiento de datos ¿Cuáles son los riesgos asociados a la solución (internos y externos)? Los riesgos son que los actores no apoyen su implementación al mostrar resistencia al cambio; que no se apruebe presupuesto para la implementación y mantenimiento de la plataforma. ¿Qué impactos positivos tiene la solución en su entorno? Esta innovación busca optimizar diversas etapas de la cadena de abastecimiento, principalmente la gestión de inventario con la aplicación de IA y el Código de Barras, mejorando la trazabilidad de los medicamentos. Asimismo, la plataforma permitirá almacenar, analizar y utilizar la información obtenida, contribuyendo indirectamente a la estimación, la compra y distribución de los medicamentos. ¿Cuáles son las principales acciones del usuario? El personal relacionado con la cadena de abastecimiento de medicamentos tendrá que emplear el código de barras y utilizar la información generada por la plataforma para realizar sus actividades. ¿Cuáles son las principales acciones de la organización? Aprobación de presupuesto, Cooperación a nivel operativo, creación de normativa interna para la implementación y uso de la PTA-EsSalud. ¿Quiénes son sus aliados estratégicos internos? El personal de farmacia, personal de almacén, jefes del Hospital ¿Quiénes son sus aliados estratégicos externos? El personal asegurado, proveedores Nota: Elaboración propia 113 4.1. CONCEPTO FINAL DE LA INNOVACIÓN: Tras el testeo se ha comprobado que la plataforma permite agilizar el pedido de los medicamentos faltantes a través de procesos automatizados, asegurando su existencia en los almacenes y farmacias. Consideramos que podemos atender el principal objetivo, en gran medida, de que los pacientes reciban sus prescripciones médicas bajo la cobertura de ESSALUD, mitigando el impacto económico negativo para él y su familia que significa adquirirlas por fuera del sistema en una farmacia privada o externa. Además, de acuerdo con la respuesta obtenida a partir de los entrevistados, permite optimizar la eficiencia logística de la cadena de suministros médicos del hospital generando, como consecuencia, que se garantice un acceso oportuno a los medicamentos para su tratamiento médico, reduciendo los tiempos de espera y mejorando la experiencia general del paciente y de sus familiares. Se propone, además, que la información recogida permita identificar inexistencias, necesidades de stock, ajustes de estimaciones, etc. para generar pedidos automáticos a los proveedores, a fin de garantizar la disponibilidad de los medicamentos a favor de los pacientes. Tras la prueba del prototipo, es necesario realizar precisiones respecto a los beneficios previamente planteados: ➢ Compras oportunas y toma de decisiones basada en datos. Partamos de la existencia de un contexto inicial, un escenario real en el que el hospital no cuenta con un stock total de medicamentos porque los recursos no son empleados adecuadamente y porque las estimaciones no son lo suficientemente exactas por las limitaciones de la información. La puesta en marcha de la plataforma considera que el escenario inicial será el mismo, y que tomará un tiempo estimado de al menos seis meses, para que los recursos sean mejor aprovechados a partir de estimaciones más precisas y se logre la curva de adaptación que se pretende. Estas estimaciones, al ser analizadas por una inteligencia artificial que considera factores de demanda, precio, sentido de urgencia, tiempos de disponibilidad, entre otros. permitirán realizar compras oportunas, pero partiendo de que es un proceso que debe ir mejorándose desde el correcto uso de la información. Consideramos entonces, que convivirán en un primer momento dos métodos de 114 compra, una compra macro realizada a partir de las estimaciones convencionales; y otra compra micro que se realizará a partir del surgimiento de necesidades específicas para los tratamientos médicos. Tras un tiempo conveniente, la compra macro dejará de emplearse con estimaciones manuales y por precisas, para dar pase a las estimaciones más complejas y estudiadas que arroja el análisis de la inteligencia artificial. Es también necesario contextualizar que, para una entidad como la de ESSALUD, una compra del tipo micro no es el escenario ideal de abastecimiento de medicamentos por la complejidad de las compras de sector público. No obstante, ese es un contexto que tendrá que ajustarse de acuerdo con los procesos vigentes de contratación y abastecimiento de ESSALUD. El propósito es que los contratos tengan un porcentaje de reserva que se active a pedido y permita el fácil acceso de los medicamentos. Como se indicó el objetivo no es realizar compras micro, sino que las compras macro provengan de estimaciones con base algorítmica y de modelos estadísticos que procesen los grandes conjuntos de datos obtenidos desde el uso de la plataforma, con la finalidad de para identificar tendencias, correlaciones o regularidades que proyecten predicciones más acertadas. ➢ Abastecimiento correcto y optimización de inventarios. Como se explicó en el punto anterior, el escenario inicial y real es que el nosocomio no cuenta con un stock total de medicamentos. Para esta función específica se debe considerar que los medicamentos pueden no encontrarse físicamente en una farmacia específica del hospital, pero si en stock dentro del nosocomio. Razón por la cual la no dispensación obedecería a la poca capacidad de gestión entre los almacenes y farmacias; asimismo de la ausencia de una herramienta que permita interactuar e intercambiar información logística y que permita la optimizar la disponibilidad del medicamento en términos de ubicación, traslado y tiempo. Tras el testeo, se evidenció que el correcto abastecimiento y gestión de inventario, no es un beneficio alcanzable en el corto plazo. Tiene una curva de consecución por las razones expuestas. ➢ Reducción de costos. Respecto a este beneficio, el testeo evidenció que la implementación de la plataforma brinda el soporte para predecir la demanda y 115 evitar la caducidad de medicamentos, se reducen los costos asociados con la pérdida de existencias y el desperdicio. Se comprobó que una predicción con mayor precisión la demanda reduce significativamente la cantidad de medicamentos que quedan obsoletos o vencidos. Esto evita la necesidad de desechar productos que ya no son utilizables, lo que a su vez minimiza las pérdidas económicas asociadas con el desperdicio de medicamentos. Además, la plataforma ayudará a mantener niveles de inventario más ajustados y precisos, lo que significa que se adquieren y almacenan únicamente los medicamentos necesarios en cantidades adecuadas. Esta optimización del inventario reduce los costos relacionados con el exceso de existencias y la inversión en productos que podrían no ser utilizados antes de su vencimiento. Se comprobó adicionalmente que, al tener un inventario más preciso y ajustado a la demanda, se reduce la necesidad de almacenar grandes cantidades de medicamentos. Esto puede llevar a una disminución de los costos asociados con el almacenamiento, incluyendo el espacio físico necesario, los costos de mantenimiento y los riesgos de almacenamiento prolongado. Por otro lado, la reducción del riesgo de tener medicamentos caducados en stock disminuye los costos financieros vinculados a la depreciación de los productos y a la posibilidad de pérdidas financieras asociadas con la expiración de los medicamentos. Finalmente, al predecir la demanda y mantener un inventario más ajustado, se reduce la necesidad de reposiciones urgentes o adquisiciones de último momento a precios más altos debido a la escasez. Esto se traduce en ahorros al evitar compras a precios elevados por falta de planificación. ➢ Mejora en la atención al paciente. Respecto beneficio señalado, la plataforma sí aplica la gestión eficiente de inventarios garantizando la disponibilidad de medicamentos cuando los pacientes los necesitan, mejorando la atención y la satisfacción del paciente. El testeo demostró que la disponibilidad de medicamentos en el momento necesario mejora la experiencia general del paciente. La atención médica se vuelve más fluida y eficiente, lo que genera confianza en la institución de salud y contribuye a una experiencia positiva para el paciente y sus familiares. 116 Comprobó, asimismo, que la falta de disponibilidad de medicamentos puede llevar a interrupciones en los tratamientos médicos, lo que afecta la eficacia de estos. Con una gestión eficiente del inventario, se asegura el suministro continuo de medicamentos necesarios para mantener los tratamientos, mejorando así los resultados de salud. Por último, la disponibilidad constante de medicamentos cuando se necesitan refuerza la confianza de los pacientes en la institución como tal, generando una mayor fidelización de los pacientes y una reputación positiva para ESSALUD. ➢ Integración con sistemas existentes. Respecto a este beneficio, la plataforma no logra facilitar la integración de ésta con los sistemas y tecnologías existentes, como sistemas de gestión de farmacias o historias clínicas, teniendo en consideración del lenguaje diferenciado que emplean los aplicativos. Uno es automático, el vigente es manual. Sincronizarlos, aumenta la posibilidad de errores y consume tiempo que podría ser utilizado de manera más efectiva en la atención al paciente. Produce además que, la información actualizada en un sistema no se refleje de manera precisa en otros, generando confusiones y riesgos. INFORMACION SOBRE EL IMPACTO DE RESULTADOS: De acuerdo con lo mencionado anteriormente, la implementación de la plataforma tecnológica tiene como principal insumo la información. Información que, utilizada y gestionada de manera eficiente, determina una conveniente atención del paciente, produciendo como consecuencia que éste disponga de su medicación y recupere su condición de salud. Las condiciones consideradas previamente han sido aterrizadas a un nuevo contexto tras el texteo a los usuarios finales de la plataforma propuesta: A. Acceso rápido a la información: De acuerdo con la información obtenida tras las entrevistas, la plataforma tecnológica permitirá a los diferentes actores de la cadena de provisión de medicinas a acceder in situ y de manera inmediata a la data que facilitará la eficiente selección de disposiciones. Sin embargo, requiere el involucramiento de todo el equipo de trabajo para su correcta operatividad y registro, de lo contrario la data obtenida podría carecer de precisión o ser insuficiente. Esto podría comprometer la eficacia de las 117 herramientas de análisis y la generación de informes precisos. B. Gestión de medicamentos: Tras las pruebas realizadas, la plataforma ayuda a llevar un control sobre las existencias, las entradas y salidas de los stocks, un registro preciso de los medicamentos prescritos. Pero como se observó anteriormente, no es un resultado fácil de obtener, considerando que en un principio coexistirán dos procesos (tanto de estimación como de compra) y que la plataforma requiere de una curva de tiempo para evidenciar su efectividad. C. Comunicación efectiva: Del mismo modo que el acceso de la información, la plataforma mejora la comunicación entre los actores de la cadena, lo que es esencial para coordinar el cuidado del paciente. No obstante, es preciso el involucramiento de todos los miembros del equipo para volver a la plataforma más eficiente. D. Alertas y recordatorios: Se evidencia favorablemente que la configuración de la plataforma permite el envío de alertas y recordatorios automáticos esenciales en la cadena de suministro para detectar inconsistencias, necesidades, imprevistos, incidencias y situaciones en las que deban tomarse decisiones para efectivizar la disponibilidad de medicamentos. Se comprobó también que, las alertas pueden notificar automáticamente la necesidad de reabastecimiento de inventario en función de umbrales predefinidos. Esto garantiza que se tomen medidas preventivas para evitar la escasez de medicamentos, asegurando su disponibilidad cuando sea necesario. Asimismo, los cambios en la demanda son identificados ágilmente y permite una respuesta rápida y efectiva para abordar cualquier incidencia y minimizar su impacto en la disponibilidad de medicamentos. En conclusión, la recepción de la plataforma tecnológica ha sido bastante favorables pues, según los usuarios, la herramienta se perfila como un recurso poderoso para mejorar la atención médica mediante la gestión eficaz de la información. No obstante, su éxito estará determinado por su efectividad en el proceso de abastecimiento, una implementación cuidadosa en la gestión de inventarios y una integración eficiente en los procesos clínicos y administrativos del hospital. 118 4.2. PROTOTIPO DE ALTA RESOLUCIÓN: Debemos recalcar el marco operativo que emplea nuestro prototipo de innovación para un mejor entendimiento. Los medicamentos a medida que vayan entrando o saliendo del stock del hospital serán escaneados por una lectora de Código de barras en el punto físico que corresponda (almacén o farmacia). Un ingreso incrementará una unidad al stock de medicamentos. Una salida restará 1 unidad del stock de medicamentos. La información se guardará en la nube y estará disponible para su análisis tanto por los usuarios de ESSALUD, como por la inteligencia artificial que coexiste en la plataforma. Tras el testeo de la plataforma con los usuarios ha surgido la necesidad de describir el funcionamiento del prototipo bajo 4 escenarios: 4.2.1. ESCENARIO ACTUAL El escenario actual de la compra y gestión de medicamentos en ESSALUD, tal como se detalla en la Imagen N° 18, permite que un estimador/comprador realice un pedido al proveedor. El proveedor entrega el medicamento al almacén general, este a su vez al almacén del hospital, y este a la farmacia del hospital. El médico interactúa con el paciente y prescribe la medicina. Estos medicamentos pueden o no estar en stock. Si no lo están, el paciente no recibe los medicamentos en el hospital y éste debe recurrir a una farmacia privada para adquirirlos. Cabe recordar que este escenario contempla las siguientes condiciones: ➢ Este pedido al proveedor tiene como base un análisis manual del consumo histórico del medicamento, de los precios y presupuesto disponible para su adquisición. Además, que no es coordinado con las farmacias finales. ➢ El registro del ingreso y salida de los medicamentos se realiza de manera manual. ➢ El medico prescribe sin conocer los medicamentos que se encuentran en stock. ➢ No existe un comprobante documentario o físico que evidencie que el medicamento no ha sido dispensado por falta de stock. ➢ La compra del medicamento por parte del paciente se realiza con su propio dinero afectando su canasta familiar económica. 119 Imagen N° 18 Prototipo de Innovación- Escenario actual Fuente: Elaboración propia 4.2.2. ESCENARIO CON LA IMPLEMENTACION DE LA PLATAFORMA CON STOCK EN LA FARMACIA: Con la implementación de la plataforma surge el presente escenario en el que la farmacia de ESSALUD cuenta con el stock. En la Imagen N° 19 se detalla el prototipo de innovación con un escenario de stock El estimador/comprador interactúa con la plataforma para realizar el pedido adecuado al proveedor. Éste entrega el medicamento al almacén general, este a su vez al almacén del hospital, y este a la farmacia del hospital. El médico interactúa con el paciente y con la plataforma para saber qué medicamentos están disponibles en farmacia, luego prescribe la medicina de acuerdo con el tratamiento médico correspondiente. Los medicamentos se encuentran en stock y son dispensados al paciente. Cabe recordar que este escenario contempla las siguientes condiciones: ➢ Este pedido se sustenta en un análisis manual del consumo histórico de la medicina, de los precios y presupuesto disponible para su adquisición. Pero el ingreso de los medicamentos ya generó una data que está haciendo analizado a través de modelos estadísticos y que contempla diversos escenarios de cambios de la demanda para que la próxima estimación y/o compra sea más preciso y realista. 120 ➢ El registro del ingreso y salida de los medicamentos ahora se realiza de manera automática a través de la lectura de código de barras, por lo que el margen de error se minimiza. ➢ El medico prescribe los medicamentos para iniciar el tratamiento médico, pero visualiza anticipadamente que medicamentos se encuentran en stock. ➢ Personal de farmacia evidencia la existencia del medicamento en su inventario, por lo que lo dispensa. Imagen N° 19 Prototipo de Innovación- Escenario con stock Fuente: Elaboración propia 4.2.3. ESCENARIO CON LA IMPLEMENTACION DE LA PLATAFORMA SIN STOCK EN LA FARMACIA, PERO CON STOCK DENTRO DE LA RED DE ESSALUD: Con la implementación de la plataforma surge el escenario, tal como se detalla en la Imagen N° 20, en el que la farmacia no cuenta con el stock, pero si se ubica en otra farmacia / almacén de la red de ESSALUD. El estimador/comprador interactúa con la plataforma para realizar el pedido adecuado al proveedor. Éste entrega el medicamento al almacén general, este a su vez al almacén del hospital, y este a la farmacia del hospital. El médico interactúa con el paciente y con la plataforma para saber qué medicamentos están disponibles en farmacia, y a pesar de su ausencia, prescribe la medicina. Este medicamento no está en el stock de la farmacia, pero sí en la RED ESSALUD, por lo que se entrega un comprobante al 121 paciente para que regrese. La plataforma automáticamente emite un pedido al establecimiento para que traslade el medicamento a la farmacia dispensadora en un plazo de días determinado, finalmente es dispensado al paciente cuando éste esté disponible. Cabe recordar que este escenario contempla las siguientes condiciones: ➢ Este pedido se sustenta en un análisis manual del consumo histórico de la medicina, de los precios y presupuesto disponible para su adquisición. Pero el ingreso de los medicamentos ya generó una data que está haciendo analizado a través de modelos estadísticos y que contempla diversos escenarios de cambios de la demanda para que la próxima estimación y/o compra sea más preciso y realista. ➢ El registro del ingreso y salida de los medicamentos ahora se realiza de manera automática a través de la lectura de código de barras, por lo que el margen de error se minimiza. ➢ El medico prescribe los medicamentos para iniciar el tratamiento médico, pero visualiza anticipadamente que medicamentos se encuentran en stock. Aun así lo prescribe por la necesidad del tratamiento médico. ➢ Personal de farmacia evidencia que el medicamento no está en su inventario, pero el sistema muestra que el mismo medicamento se encuentra en un almacén o farmacia vecina, por lo que el sistema realiza el pedido de traslado y calcula el tiempo estimado. ➢ Se imprime un comprobante en el que se comunica al paciente que debe regresar en un lapso de días para recoger el medicamento. ➢ Luego del tiempo estimado, el personal de farmacia dispensa el medicamento al paciente cuando está disponible. 122 Imagen N° 20 Prototipo de Innovación- Escenario con stock en la Red de EsSalud Fuente: Elaboración propia 4.2.4. ESCENARIO CON LA IMPLEMENTACION DE LA PLATAFORMA SIN STOCK NI EN LA FARMACIA, NI EN LA RED DE ESSALUD: Con la implementación de la plataforma surge el siguiente escenario, en el que la farmacia no cuenta con el stock en toda la red de ESSALUD. El estimador/comprador interactúa con la plataforma para realizar el pedido adecuado al proveedor. Éste entrega el medicamento al almacén general, este a su vez al almacén del hospital, y este a la farmacia del hospital. El médico interactúa con el paciente y con la plataforma para saber qué medicamentos están disponibles en farmacia, a pesar de su ausencia, prescribe la medicina. Este medicamento no está en el stock de toda la RED ESSALUD, por lo que se entrega un comprobante al paciente para que regrese. La plataforma automáticamente emite un pedido de compra al proveedor para que traslade el medicamento a la farmacia dispensadora en un plazo determinado, activando la cadena nuevamente. Finalmente es dispensado al paciente cuando éste esté disponible. Cabe recordar que este escenario contempla las siguientes condiciones: ➢ Este pedido se sustenta en un análisis manual del consumo histórico de la medicina, de los precios y presupuesto disponible para su adquisición. Pero el ingreso de los medicamentos ya generó una data que está 123 haciendo analizado a través de modelos estadísticos y que contempla diversos escenarios de cambios de la demanda para que la próxima estimación y/o compra sea más preciso y realista. ➢ El registro del ingreso y salida de los medicamentos ahora se realiza de manera automática a través de la lectura de código de barras, por lo que el margen de error se minimiza. ➢ El medico prescribe los medicamentos para iniciar el tratamiento médico, pero visualiza anticipadamente que medicamentos se encuentran en stock. Aun así, lo prescribe por la necesidad del tratamiento médico. ➢ Personal de farmacia evidencia que el medicamento no está en su inventario. ➢ El sistema reconoce que el medicamento no se encuentra en su stock ni en un almacén o farmacia vecina, por lo que realiza el pedido directamente al proveedor, como parte de un pedido de un stock ya comprado y calcula el tiempo estimado. Puede también contabilizar el requerimiento sin dispensar para que tras un stock mínimo (considerando la política de compra macro) gestione un pedido de compra automática con el proveedor ➢ Se imprime un comprobante en el que se comunica al paciente que debe regresar en un lapso de días para recoger el medicamento. ➢ Luego del tiempo estimado, el personal de farmacia dispensa el medicamento al paciente cuando está disponible. En la imagen N° 21 se detalla el prototipo de innovación en un escenario sin stock en donde se activa la compra/ pedido Imagen N° 21 Prototipo de innovación – Escenario sin Stock – activación de compra/ pedido Finalmente, se ha verificado que actualmente ninguna plataforma de reposición de stock en entidades sector público opera de esta manera, evidenciándose así, que se trataría de una innovación en los procesos de compra y gestión de inventario. La Idea es que la inteligencia artificial detecte stocks mínimos, previamente establecidos y gatille automáticamente órdenes de compra y pedidos a los proveedores con los debidos respaldos contractuales, garantizando el stock de medicamentos para los pacientes. Nota: Elaboración propia 124 Durante el testeo se ha comprobado que, en algunas situaciones, el personal de farmacia puede no dispensar algunos medicamentos y comercializarlos internamente. La inexistencia de un riguroso control de la gestión de inventarios dentro de ESSALUD favorece estas malas prácticas. Como valor agregado de nuestro proyecto de innovación, a fin de evitar situaciones de corrupción y malos manejos de medicamentos se ha ideado la entrega de un comprobante para evidenciar la falta de stock y/o el posterior recojo de estos tras la activación del pedido, hecho que aporta transparencia a la gestión de la dispensación de los medicamentos. 125 CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE LA DESEABILIDAD, FACTIBILIDAD y VIABILIDAD DEL PROTOTIPO El análisis de deseabilidad, factibilidad y viabilidad es una evaluación esencial que se ha ejecutado en la última etapa de planificación del proyecto propuesto. Cada uno de estos análisis aborda diferentes aspectos y proporciona información valiosa para tomar decisiones informadas sobre la viabilidad y el éxito potencial de la puesta en marcha de la plataforma tecnológica de gestión del abastecimiento e inventarios de productos farmacéuticos. Se ha tratado que, en la medida de lo posible, estos análisis se realicen de manera integral para evaluar la idoneidad y potencial éxito de nuestro proyecto de innovación desde diferentes perspectivas: la demanda y aceptación por parte de los usuarios, la posibilidad técnica de su implementación y la viabilidad económica y estratégica a largo plazo. 1. ANALISIS DE DESEABILIDAD: El prototipo de innovación (plataforma tecnológica) propuesto mitigaría considerablemente el impacto económico de los pacientes asegurados a ESSALUD que adquieren sus medicamentos de forma particular, por lo que se confirma la atención de una necesidad vigente. Durante el proceso de trabajo de campo realizado para introducir y presentar esta plataforma a los diferentes actores involucrados en la cadena de suministro de medicamentos y la atención médica, se llevó a cabo la recopilación de percepciones y opiniones de estos usuarios clave. Este acercamiento permitió comprender sus perspectivas y actitudes hacia la solución propuesta. Lo más relevante fue observar un alto nivel de interés, entusiasmo y aceptación hacia esta novedosa solución tecnológica. Los usuarios demostraron un fuerte interés en adoptar la plataforma, mostrando una actitud positiva y una percepción favorable hacia sus posibles beneficios. Este nivel de respuesta y deseo de integrar esta innovación sugiere un gran potencial de aceptación y adopción por parte de los usuarios, lo que subraya aún más la deseabilidad de esta solución para resolver los desafíos identificados en el sistema de salud. La Tabla N° 13 describe el análisis de deseabilidad de cada grupo entrevistado. Cada uno de estos elementos han sido clasificados de acuerdo con el nivel de influencia respecto a la utilización de la plataforma, así como el nivel de deseo de interactuar con la 126 plataforma propuesta: Tabla N° 13 Matriz de Análisis de Deseabilidad Actores del Hospital Rebagliati Nivel de Influencia Nivel de Deseabilidad Proveedores Alto Alto Gerente / Directivo Alto Alto Funcionario / Personal de Compras Medio Medio Funcionario / Personal de Logística Alto Medio Funcionario / Personal de Almacén Alto Medio Funcionario / Personal de Farmacia Alto Alto Personal Médico Medio Alto Enfermera (o) Bajo Alto Paciente Bajo Alto Familiar del Paciente Bajo Alto Nota: Elaboración propia Como se pude apreciar los grupos con el nivel de influencia más alto expresaron un alto deseo de implementar la plataforma tecnológica: a) Los proveedores manifestaron su deseo de emplear la herramienta y de sincronizar esfuerzos con ESSALUD para facilitar el debido registro. Coinciden que una correcta utilización les permitirá ser más eficientes en los envíos, lo cual reducirá sus costos volviendo más rentable el negocio. b) Los directivos y funcionarios del hospital refirieron que una mejor administración de recursos e insumos por parte de la Entidad posibilitará un reconocimiento en su gestión, así como permitir brindarle al paciente asegurado un servicio de calidad del más alto nivel. c) Es tarea pendiente, tras la implementación de la plataforma, encontrar los incentivos necesarios para involucrar correctamente al personal de compras, logística y almacén dada su alta influencia y su media deseabilidad y participación pues pone en riesgo el éxito del proyecto. Los de compras indican que su carga laboral disminuiría considerablemente y exponen su puesto de trabajo. Los de logística manifiestan que su carga laboral se incrementaría pues el registro debe realizarse en todas las locaciones físicas, tanto en el ingreso como en la salida de medicamentos. 127 Aunque reconocen que la gestión de inventarios sería mucho más ordenada, además que los inventarios se facilitarían. Los de almacén coinciden con ellos pues comprobaron que la responsabilidad de la trazabilidad recae en sus manos. La implementación de una política de errores mínimos, con mediciones de cumplimientos aportaría considerablemente al objetivo del proyecto. Además, incentivos económicos dentro de la Entidad sería de mucha ayuda al proceso de adaptación con la plataforma, aunque eso signifiquen incrementar el presupuesto. d) Por otro lado, el personal de farmacia y el personal médico, tanto doctores como enfermeros, valoraron mucho participar del proyecto. La participación activa y el interés mostrado por el personal de farmacia, médicos y enfermeros en el proyecto son indicadores fundamentales de su potencial impacto positivo y aceptación dentro del entorno de salud. La disposición del personal de farmacia y médico a participar sugiere que reconocen la relevancia y la utilidad potencial de la plataforma en sus respectivas funciones. Esto indica que ven la innovación como una herramienta que puede mejorar y optimizar su trabajo diario. Asimismo, su interés puede reflejar la percepción de que el proyecto puede generar beneficios tangibles en su desempeño laboral, facilitando tareas, agilizando procesos y mejorando la atención al paciente. Por otro lado, el entusiasmo mostrado por este personal, señala un alto nivel de compromiso y disposición para adoptar y adaptarse a nuevas tecnologías o prácticas que puedan mejorar la eficiencia y la calidad en la prestación de servicios de salud. Por último, es importante considerar que la disposición a participar de diferentes actores del entorno médico, desde farmacéuticos hasta médicos y enfermeros, sugiere una mentalidad abierta hacia la colaboración interdisciplinaria, lo que puede mejorar la comunicación y la coordinación entre diferentes áreas. e) Respecto al último grupo, pero no menos importante, se debe indicar que la excelente recepción que se observó en los pacientes y sus familiares hacia el proyecto es un indicador clave del potencial impacto positivo que la plataforma de innovación puede tener en la experiencia y la calidad de atención en el entorno de salud. La receptividad de los pacientes y sus familias sugiere que la plataforma responde a necesidades o preocupaciones reales que ellos experimentan en relación con la adquisición y el acceso a los medicamentos. Esto indica que el proyecto está alineado con las necesidades del usuario final, lo cual es fundamental para el éxito de cualquier solución en el ámbito de la salud. 128 2. ANALISIS DE FACTIBILIDAD: El análisis de factibilidad del prototipo nos permite entender la factibilidad de implementar la solución de manera efectiva. Pues, de no ser posible, repercutiría en las operaciones de la entidad cuando se materialice la implementación. Además, que generaría un impacto negativo en las experiencias de los usuarios de manera directa. Para analizar la factibilidad del prototipo, se procederá a examinar los siguientes espacios que pueden ser perjudicados por la implementación: A. EQUIPO DE TRABAJO: Durante la fase de prototipado de este proyecto se ha comprobado que los diferentes actores entrevistados se constituyen en miembros idóneos del equipo de trabajo para operar la plataforma tecnológica en cuestión. Al haber sido entrevistados durante la fase de prototipado, estos actores tienen un conocimiento directo y práctico del funcionamiento y los requisitos de la plataforma. Esto los convierte en recursos valiosos, ya que comprenden las necesidades del sistema desde una perspectiva operativa. Su inclusión en el equipo de operación de la plataforma garantiza que sus perspectivas y experiencias se tengan en cuenta durante la implementación y operación. Es muy probable que estos actores estén comprometidos y motivados para participar activamente en el éxito del proyecto. Su involucramiento puede ser crucial para la adopción exitosa de la plataforma y para su integración efectiva en los procesos existentes. Asimismo, La inclusión de estos actores como miembros del equipo de operación puede facilitar la implementación, ya que tienen un conocimiento práctico del terreno y pueden actuar como enlaces entre la tecnología y las necesidades reales del entorno de salud. B. CAPACIDADES: El equipo de trabajo deberá ser capacitado convenientemente para emplear efectivamente la plataforma tecnológica. Se requiere mucha predisposición e involucramiento del equipo para conseguir el resultado esperado. Cada miembro del equipo debe comprender la importancia crucial de su rol en este proyecto. La capacitación permitirá que cada miembro del equipo adquiera las habilidades necesarias para utilizar la plataforma de manera efectiva. Esto incluye la comprensión de las funciones, características y procesos relacionados con la 129 plataforma. El equipo capacitado será capaz de implementar la plataforma de manera más eficiente, lo que puede reducir los tiempos de adopción y minimizar los errores en la configuración o el uso inicial. La predisposición y el involucramiento del equipo son fundamentales para el éxito. La capacitación no solo implica adquirir habilidades técnicas, sino también mantener una mentalidad abierta y una disposición positiva hacia la adopción de la nueva tecnología, para ello contarán con un equipo de soporte conformado por 1 director, 3 jefes de proyecto, 10 operadores de seguimiento y 8 informáticos. C. TIEMPO: Si bien es cierto, no se ha propuesto un plazo para la implementación de la plataforma tecnológica, se debe considerar un periodo de capacitación aproximado de 4 a 6 meses para el correcto funcionamiento y operatividad de los usuarios. Un periodo de capacitación de 4 a 6 meses permite a los usuarios asimilar gradualmente las funcionalidades y procedimientos de la plataforma. Esto es crucial para asegurar una adopción efectiva y una comprensión completa de su funcionamiento. Un plazo más extendido permite un enfoque gradual en la capacitación, comenzando desde conceptos básicos hasta funciones más avanzadas. Esto facilita la comprensión paso a paso y reduce la posibilidad de abrumar a los usuarios con información compleja desde el inicio. Además, que permite corregir posibles desafíos o áreas de mejora a medida que se avanza en el proceso de capacitación. Por otro lado, se debe considerar que la implementación de una nueva tecnología puede requerir tiempo para que los usuarios se adapten al cambio. Un periodo de capacitación prolongado ayuda a facilitar este proceso, permitiendo a los usuarios habituarse gradualmente a la nueva plataforma. Se debe recordar que, al brindar un plazo adecuado para la capacitación, se puede mitigar la resistencia al cambio al proporcionar a los usuarios el tiempo necesario para familiarizarse con la plataforma y comprender su utilidad y beneficios. D. NORMATIVA: De acuerdo con el numeral N° 1.3 de la Dimensión y Política N° 1 de la Modernización de ESSALUD, numeral que a la letra indica: 130 “Realizar las revisiones de los beneficios de manera transparente, con base en procesos y criterios claramente definidos” ESSALUD va a respaldar y llevar a cabo procedimientos y estándares técnicos para la integración de tecnologías destinadas a la atención de los beneficiarios. Esto implica que el lanzamiento de la plataforma tecnológica está alineado con la política mencionada. Además, se debe tener en cuenta que la dimensión y política N° 2 de la modernización refiere: “(…) Resultará muy relevante el proceso de fortalecimiento del primer nivel de atención al incluir mecanismos que neutralizan las barreras de acceso e impulsan la entrega de servicios; en particular, al extender la cobertura y capacidad resolutiva de los servicios entregados por el mecanismo de oferta flexible, de tal manera que se satisfaga la real necesidad de los asegurados en términos de calidad, oportunidad, trato adecuado y resultados. En tal sentido, y con el apoyo de tecnologías digitales, ejecutará el rediseño de estos procesos de atención. (…)” De ello se desprende que la puesta en marcha de la plataforma tecnológica converge con el referido articulado de la política en mención. 3. ANALISIS DE VIABILIDAD: Como ya se había mencionado en este documento, aún no se cuenta con una cifra presupuestal exacta, el planteamiento de solución requiere de una inversión en equipamiento y una actualización de los sistemas actuales. Además, se advierte la implementación de puertos de lectura tipo código de barras en cada punto de la cadena de suministro, tales como almacenes y farmacias, para alimentar de manera automática la información. Para efecto de exponer el total de la inversión a realizar se detalla la estructura de costos, tal como se detalla en la Tabla N° 14 la misma que deberá ser programado en el presupuesto anual de ESSALUD: 131 Tabla N° 14 Estructura Preliminar de Costos para la implementación de la Plataforma Fuente: Elaboración propia Asimismo, la Tabla N° 15 detalla un comparativo respecto a la relación porcentual de la inversión propuesta contra el presupuesto proyectado 2023 de ESSALUD para la adquisición de productos farmacéuticos (compra de bienes. Específicamente, la adquisición de insumos y suministros) a fin de evidenciar la razón de beneficio que ofrece la implementación de la Plataforma Tecnológica a la Red ESSALUD: 132 Tabla N° 15 Cuadro comparativo entre Inversión y Gastos / RED ESSALUD Nota: Adaptado de presupuesto de Ingresos y Egresos - Presupuesto Ejercicio 2022 ESSALUD. Portal de Transparencia Estándar y Acceso a la Información Pública En nuestro análisis de viabilidad, se evidencia que la estructura de costos asciende a S/ 3 millones 666 mil soles, entre sueldos del equipo de soporte, software y hardware. Considerando el presupuesto proyectado al 2023, este gasto representa el 0.16% del presupuesto de compra de bienes y el 0.17% de la cuenta de insumos y suministros. Gastos mínimos considerando el presupuesto asignado, lo que hace viable económicamente la implementación de la plataforma propuesta. Finalmente, se propone afectar la cuenta de gastos de capital no ligados a proyectos. Cuenta que en el 2023 tuvo un presupuesto de 152 millones de soles y sólo una ejecución de 37.9%, conforme al documento Año 2023 Presupuesto de Ingresos y Egresos – Octubre, publicado en el Portal de Transparencia Estándar y de Acceso a la Información Pública de ESSALUD con fecha noviembre del 2023. 133 CONCLUSIONES: 1. El problema público: El elevado impacto económico que afecta a los pacientes asegurados que se ven obligados a adquirir particularmente medicamentos prescritos y que deben ser dispensados por el Hospital Rebagliati de ESSALUD, materia de estudio en el presente trabajo, es un problema de desabastecimiento de medicamentos que perjudica a los asegurados de ESSALUD, generando impacto en su economía y en su canasta familiar. En números a junio 2022, de 64 mil recetas prescritas, 18 mil no fueron dispensadas por un valor de 650 mil soles. Esto significa que, aun teniendo una receta prescrita, no recibieron alguno de los medicamentos indicados por el médico y que resultaban necesarios para su tratamiento médico, viéndose obligados a comprarlos en una farmacia privada. 2. Respecto a las causas que afectan a nuestro problema público, se puede evidenciar que la gestión inadecuada de inventarios impacta directamente la economía de los pacientes, ya que la falta de disponibilidad de medicamentos los obliga a buscarlos en otras farmacias o incluso en mercados informales, donde los precios suelen ser más elevados. Además, esto retrasa los tratamientos médicos, genera visitas médicas adicionales con gastos no planificados y compromete tanto la salud como la productividad de los pacientes. La falta de soluciones tecnológicas también es un factor a considerar. ESSALUD utiliza sistemas divergentes y manuales para el seguimiento y control de sus inventarios, lo que resalta la necesidad de un cambio de sistema para optimizar su operatividad, ya que la plataforma actual carece de información en línea. 3. Nuestro desafío de innovación consiste en la implementación de una plataforma tecnológica de gestión de abastecimientos e inventarios de productos farmacéuticos, desarrollada en un primer momento en el Hospital Nacional Edgardo Rebagliati Martins. Cualquier solución, que se aplique desde la arista de solución tecnológica o a partir de una nueva tecnología aplicada a la logística farmacéutica, no solucionará el problema de fondo, por lo que la aplicación de soluciones integradoras (compras y gestión de inventarios) optimizará el rol proveedor del hospital. 4. El concepto final de nuestro prototipo de nuestro desafío es una plataforma tecnológica automatizada que permite la trazabilidad de los medicamentos (para detectar ubicación y próximos vencimientos) a través del código de barras. Asimismo, alerta la necesidad y gatilla el proceso de compra y/o pedido directamente con el proveedor, con quien previamente se ha realizado una gestión contractual. 134 El sistema opera mediante la utilización de la inteligencia artificial y la lectura de códigos de barras para el cumplimiento de su funcionalidad de anticipación, de inmediatez, de automatización, informativa, integradora y de control. 5. Respecto a los componentes de nuestro prototipo, se tiene que el menú despegable principal de la plataforma propuesta (PTA – ESSALUD) comprende un módulo de consultas, compras, distribución, redistribución y estimaciones de los medicamentos. La sección consultas permitirá realizar consultas sobre el stock del medicamento, ubicación y vencimiento de los productos, trazabilidad de los medicamentos, revisar los marcos contractuales y la lista de los proveedores. La sección compras permitirá realizar compras regulares, programar compras automáticas, configurar el proceso de compras (como programar los mínimos de stock), y revisar estadística. La sección distribución permitirá registrar el ingreso y salida de nuevos medicamentos (que ingresan por primera vez al stock de ESSALUD), consultar contabilizaciones y generar reportes. Asimismo, la sección redistribución permitirá registrar el ingreso y salida de medicamentos ya ingresados (permitirá gestionar el traslado de medicamentos entre los almacenes y farmacias de ESSALUD), consultar contabilizaciones y generar reportes. Por último, la sección estimaciones permitirá realizar análisis de estimaciones, regresiones de oferta y demanda (configuraciones estadísticas) y generar reportes. 6. Para la construcción preliminar de nuestro prototipo se ha determinado utilizar la metodología de bosquejos a partir de la entrevista individual, la misma que fue aplicada con los diferentes actores que interaccionarán, directa o indirectamente, con la plataforma propuesta. Los bosquejos esbozados durante las entrevistas constituyeron una apreciable herramienta para comprender las necesidades de los usuarios, obtener retroalimentación detallada y directa, y facilitar la mejora continua del prototipo antes de su lanzamiento final. Hemos considerado esta metodología fundamental por la retroalimentación directa, el entendimiento sobre el contexto, la disponibilidad de tiempo y la repetición y mejora. Los comentarios obtenidos de las entrevistas se utilizaron para repetir varias veces la interacción y mejorar el prototipo. Este feedback nos ayudó a realizar ajustes específicos que nos permitieron mejorar la utilización y la experiencia del usuario. 7. Tras el testeo del prototipo se evidencia que es un proyecto deseable por los actores intervinientes. Fue gratificante observar un alto nivel de interés, entusiasmo y aceptación hacia esta novedosa solución tecnológica por parte de la mayoría de los usuarios, 135 quienes demostraron un fuerte interés en adoptar la plataforma, mostrando una actitud positiva y una percepción favorable hacia sus posibles beneficios. 8. Es un proyecto viable económicamente porque cuenta con presupuesto accesible, el mismo que ha sido comparado con el presupuesto real 2023 de la Entidad y se evidencia un saldo disponible para su ejecutabilidad y sostenibilidad en el tiempo. Se propone afectar la cuenta de gastos de capital no ligados a proyectos. Cuenta que en el 2023 sólo tuvo una ejecución de 37.9%, conforme a los documentos verificados. 9. Adicionalmente, es un proyecto factible porque dispone del equipo de trabajo en términos de tiempo efectivo y las capacidades necesarias para implementar la plataforma eficientemente, a efectos de una minimización del impacto operativo. Asimismo, se comprueba que la referida implementación va alineada a la normativa de la Entidad en términos de automatización y modernización. 10. Como estrategia de implementación nuestra plataforma tecnológica, consideramos que es urgente implementar optimizar la gestión de medicamentos y reducir el desabastecimiento, a través de la aplicación de tecnología como primer paso. Acto seguido, se debería actualizar los procesos de estimación y gestión de compras, usando sistemas de pronóstico de demanda precisos y estableciendo relaciones sólidas con proveedores. Luego, se requiere capacitar al personal involucrado en la cadena de abastecimiento de medicamentos en el uso de la nueva plataforma. Acto seguido, es preciso realizar campañas de sensibilización sobre sus beneficios y establecer un sistema de monitoreo y evaluación para medir su impacto. Finalmente, es vital continuar buscando oportunidades de mejora e innovación en la gestión de inventarios de medicamentos. 136 RECOMENDACIONES: 1. Es necesario implementar urgentemente la plataforma tecnológica de gestión de abastecimientos e inventarios en todos los centros de salud de ESSALUD. Esto ayudará a optimizar la gestión de medicamentos, reduciendo el desabastecimiento y asegurando que los asegurados reciban los tratamientos necesarios sin tener que recurrir a farmacias privadas. 2. Se requiere priorizar la actualización de los procesos obsoletos de estimación de compras y la mejora en la gestión de compras para garantizar un suministro adecuado de medicamentos. Esto podría incluir la implementación de sistemas de pronóstico de demanda más precisos y el establecimiento de relaciones contractuales sólidas con proveedores confiables. 3. Urge gestionar adecuadas capacitaciones al personal de salud en el uso efectivo de la nueva plataforma tecnológica. Es crucial que el personal esté completamente familiarizado con el sistema para garantizar su correcta implementación y uso continuo. 4. Se sugiere realizar una campaña de sensibilización entre los actores (personal administrativo, médico y asegurados de ESSALUD) sobre los beneficios de la nueva plataforma y cómo pueden beneficiarse de ella. Esto puede incluir la comunicación de la reducción del desabastecimiento de medicamentos y la mejora en la accesibilidad a los tratamientos. 5. Se requiere establecer un sistema de monitoreo y evaluación para medir el impacto de la implementación de la plataforma tecnológica. Esto permitirá realizar ajustes necesarios y asegurar que la solución esté cumpliendo con sus objetivos de manera efectiva. 6. Es vital continuar buscando oportunidades de mejora e innovación en la gestión de abastecimientos e inventarios de medicamentos. La implementación de soluciones tecnológicas como la descrita en el proyecto puede ser solo el primer paso hacia una gestión más eficiente y efectiva en el futuro. 137 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS: 1. Acuerdo de Consejo Directivo N° 4-3-ESSALUD (2020). http://www.essalud.gob.pe/transparencia/inf_monitoreo_eval_planes_politicas/Inf_de_E val_PEI_2020-2024_1er_semestre2024.pdf 2. Agencia española de medicamentos y productos sanitarios (2022,05 de septiembre). Problemas de suministro de medicamentos. https://www.aemps.gob.es/profesional- sanitario/problemas-de-suministro-de-medicamentos/ 3. Amaro-Martínez, F., & de Castro Vila, R. (2022). Analysis of the Value Chain and Supply Chain of the Pharmaceutical industry for Human use in Spain. 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Determinar el impacto económico que afecta a los pacientes asegurados que se ven obligados a adquirir particularmente medicamentos prescritos y que deben ser dispensados por el Hospital Rebagliati de ESSALUD? Se estima que el impacto económico es alto, sin embargo, vale la pena precisar que el paciente el seguro debe cobertura la totalidad de los costos de las prestaciones en salud, incluido el costo de los medicamentos ESSI Revisión de base de datos ¿Cuánto es el valor de los medicamentos próximos a vencer detectados en los almacenes de EsSalud a Nivel Nacional? Determinar el valor de los medicamentos próximos a vencer detectados en los almacenes de EsSalud a Nivel Nacional Se estima que el valor de los medicamentos próximos a vencer detectados en los almacenes de EsSalud a Nivel Nacional es alto. Es importe precisar que, los medicamentos tienen fecha de vencimiento y una mala logística podría generar pérdidas institucionales, lo cual tiene sanción administrativa a los involucrados Informes de Contraloría General de la republica Revisión de base de datos ¿Cuánto es el valor de los medicamentos vencidos en los almacenes de EsSalud a Nivel Nacional? Determinar el valor de los medicamentos vencidos en los almacenes de EsSalud a Nivel Nacional? Se estima que el valor de los medicamentos vencidos en los almacenes de EsSalud a Nivel Nacional es alto. Es importe precisar que, los medicamentos tienen fecha de vencimiento y una mala logística podría generar pérdidas institucionales, lo cual tiene sanción administrativa a os involucrados Informes de Contraloría General de la republica Revisión de base de datos ¿Cuáles son las condiciones de Almacenamiento en Farmacias y Almacenes en el Hospital Edgardo Rebagliati? Determinar cuáles son las condiciones de Almacenamiento en Farmacias y Almacenes en el Hospital Edgardo Rebagliati Se estima que las condiciones de Almacenamiento en Farmacias y Almacenes en el Hospital Edgardo Rebagliati no son óptimas Informes de Contraloría General de la republica Revisión de base de datos ¿Cuál es valor de los medicamentos del Hospital Edgardo Rebagliati en el Almacén Especializado del Callao (SALOG)? Determinar cuál es el valor de los medicamentos del Hospital Edgardo Rebagliati en el Almacén Especializado del Callao (SALOG) Se estima que el valor de los medicamentos del Hospital Edgardo Rebagliati en el Almacén Especializado del Callao (SALOG) asciende los 9 millones de soles Informe Anual de Operaciones 2023 Revisión de base de datos ¿Cuál es Nivel de desabastecimiento del Hospital Edgardo Rebagliati? Determinar cuál es el nivel de desabastecimiento del Hospital Edgardo Rebagliati Se estima que el Nivel de desabastecimiento del Hospital Edgardo Rebagliati es alto Informe Anual de Operaciones 2023 Revisión de base de datos ¿Cuáles son los diversos sistemas de administración de la información de bienes estratégicos en los almacenes y farmacias en el Hospital Edgardo Rebagliati? Determinar las ventajas y desventajas de los diversos sistemas de administración de la información de bienes estratégicos en los almacenes y farmacias en el Hospital Edgardo Rebagliati Se estimada diversas ventajas y desventajas de los diversos sistemas de administración de la información de bienes estratégicos en los almacenes y farmacias en el Hospital Edgardo Rebagliati Entrevistas a los usuarios entrevistas 145 ANEXO I (segunda parte) Matriz de consistencia del diseño de investigación sobre la arquitectura del problema público PROBLEMA PÚBLICO El elevado impacto económico que afecta a los pacientes asegurados que se ven obligados a adquirir particularmente medicamentos prescritos y que deben ser dispensados por el Hospital Rebagliati de ESSALUD. DIMENSIÓN DE LA ARQUITECTURA DEL PROBLEMA PREGUNTAS OBJETIVOS HIPÓTESIS FUENTES DE DATOS HERRAMIENTAS Proceso de la cadena de abastecimiento del Hospital Rebagliati de ESSALUD. ¿Cómo se desarrolla el proceso de la cadena de abastecimiento del Hospital Rebagliati de ESSALUD? Describir el desarrollo el proceso de la cadena de abastecimiento del Hospital Rebagliati de ESSALUD El proceso empieza con la planificación de la necesidad, seguido por el proceso de abastecimiento, sigue con el proceso de almacenamiento y gestión de stock en el almacén, continua con el proceso de transporte, prosigue con el proceso de almacenamiento y gestión de stock en la farmacia y finaliza con la dispensación al paciente Proveedores entrevistas Directores entrevistas Compradores entrevistas Administradores entrevistas Personal de Almacén entrevistas Prescriptores entrevistas Personal de Farmacia entrevistas Pacientes entrevistas Actores en el proceso de la cadena de abastecimiento del Hospital Rebagliati de ESSALUD. ¿Quiénes son los actores que participan del proceso de la cadena de abastecimiento del Hospital Rebagliati de ESSALUD? Determinar quiénes son los actores que participan del proceso de la cadena de abastecimiento del Hospital Rebagliati de ESSALUD Los actores que participan del proceso de la cadena de abastecimiento del Hospital Rebagliati de ESSALUD son los proveedores, las unidades de compra y las unidades de planificación, el almacén y las farmacias Proveedores entrevistas Directores entrevistas Compradores entrevistas Administradores entrevistas Personal de Almacén entrevistas Prescriptores entrevistas Personal de Farmacia entrevistas Pacientes entrevistas Características sociales, culturales y ambientales del Hospital Rebagliati de ESSALUD ¿Cuáles son las Características sociales, culturales y ambientales del Hospital Rebagliati de ESSALUD? Determinar las características sociales, culturales, económicos y ambientales del Hospital Rebagliati de ESSALUD Algunas de las características son el porcentaje de población de mujeres y varones que se atiende en el hospital, así como, las edades de los pacientes. De igual forma, su titularidad con respecto al seguro, así como, las características básicas de la vivienda de los asegurados y el tipo de remuneración que percibe. Asimismo, se consideró su percepción sobre el abastecimiento de medicamentos ESSI, Encuesta Nacional Socioeconómica de Acceso a la Salud de los Asegurados de EsSalud Revisión de base de datos 146 ANEXO II Matriz de consistencia del diseño de investigación sobre las causas del problema público Pregunta causal Hipótesis Fuente de datos Herramientas Método de análisis ¿Cuáles son las causas de que las farmacias del Hospital Edgardo Rebagliati Martins de ESSALUD no dispensen medicamentos de manera oportuna? Las causas de que las farmacias del Hospital Edgardo Rebagliati Martins de ESSALUD no dispensen medicamentos de manera oportuna son la falta de coordinación entre los actores, insuficiente personal calificado, deficiencias en la gestión de compra, inadecuada gestión de inventarios, incorrecta planificación de actividades, impráctica regulación, carencia de soluciones tecnológicas y renuencia a la aplicación de nuevas tendencias en el sector farmacéutico. Papers académicos Revisión de información Rastreo de proceso (Process Tracing) Análisis de POV de los intervinientes Journey Map o Viaje de la Experiencias de los Usuarios Proveedores Entrevistas Funcionarios Entrevistas Personal Médico Entrevistas Paciente Entrevistas Familiar Entrevistas 147 ANEXO III (primera parte) HERRAMIENTAS PARA EL RECOJO DE INFORMACIÓN PARA LAS CAUSAS DEL PROBLEMA PÚBLICO - BIBLIOGRAFÍA ÚTIL PARA LA CONFORMACIÓN DEL MARCO TEÓRICO CAUSAL – PAPERS CIENTIFICOS N° Denominación del artículo Autor Revista/Fuente Año de publicación Causas Identificadas 1 Pharmaceutical supply chain models: A synthesis from a systems view of operations research Ettore Settanni, Tomás Harrington, JagjitSingh Srai Operations Research Perspectives (Q1) 2017 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 2 Implementation of the circular supply chain management in the pharmaceutical industry Feroz Khan & Yousaf Ali Environment, Development and Sustainability (Q1) 2022 Carencia de soluciones tecnológicas 3 A collaborative approach tomaintaining optimal inventory and mitigating stockout risks during a pandemic: capabilities for enabling health-care supply chain resilience Derek Friday, David A. Savage, Steven A. Melnyk, Norma Harrison, Suzanne Ryan and Heidi Wechtler Journal of Humanitarian Logistics and Supply Chain Management (Q2) 2021 Inadecuada gestión de inventarios 4 A collaborative approach tomaintaining optimal inventory and mitigating stockout risks during a pandemic: capabilities for enabling health-care supply chain resilience Derek Friday, David A. Savage, Steven A. Melnyk, Norma Harrison, Suzanne Ryan and Heidi Wechtler Journal of Humanitarian Logistics and Supply Chain Management (Q2) 2021 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 5 Analysis of pharmaceutical inventory management based on ABC-VEN analysis in Rwanda: a case study of Nyamagabe district Ephrem Mfizi, François Niragire, Thomas Bizimana and Marie Françoise Mukanyangezi Journal of Pharmaceutical Policy and Practice (Q1) 2023 Inadecuada gestión de inventarios 6 Inventory Management and Pharmaceutical Supply Chain Performance of Hospital Pharmacies in Bahrain: A Structural Equation Modeling Approach Shaju George and Safaa Elrashid SAGE Open (Q2) 2023 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 7 Inventory Management and Pharmaceutical Supply Chain Performance of Hospital Pharmacies in Bahrain: A Structural Equation Modeling Approach Shaju George and Safaa Elrashid SAGE Open (Q2) 2023 Inadecuada gestión de inventarios 8 Reconfiguring global pharmaceutical value networks through targeted technology interventions Tomás S. Harrington, Mark A. Phillips & Jagjit Singh Srai International Journal of Production Research (Q1) 2016 Carencia de soluciones tecnológicas 9 Implementing Traceability Systems in Specific Supply Chain Management (SCM) through Critical Success Factors (CSFs) Shahbaz Khan, Abid Haleem, Mohd Imran Khan, Mustufa Haider Abidi and Abdulrahman Al-Ahmari Sustainability (Q1) 2018 Inadecuada gestión de inventarios 10 Medical supply chain integrated with blockchain and IoT to track the logistics of medical products Saroj Kumar Nanda, Sandeep Kumar Panda & Madhabananda Dash Multimedia Tools and Applications (Q1) 2023 Carencia de soluciones tecnológicas 11 Lean supply chain management and Industry 4.0: a systematic literature review Matteo Rossini, Daryl John Powell & Kaustav Kundu International Journal of Lean Six Sigma (Q1) 2022 Carencia de soluciones tecnológicas 12 Modelling and analysis of inventory management systems in healthcare: A review and reflections Esha Saha, Pradip Kumar Ray Computers & Industrial Engineering 2019 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 13 Improving hospital pharmacy inventory management using data segmentation Christos Bialas, Andreas Revanoglou & Vicky Manthou, American Society of Health-System Pharmacists 2019 Carencia de soluciones tecnológicas 14 Improving hospital pharmacy inventory management using data segmentation Christos Bialas, Andreas Revanoglou & Vicky Manthou, American Society of Health-System Pharmacists 2019 Inadecuada gestión de inventarios 148 ANEXO III (segunda parte) HERRAMIENTAS PARA EL RECOJO DE INFORMACIÓN PARA LAS CAUSAS DEL PROBLEMA PÚBLICO - BIBLIOGRAFÍA ÚTIL PARA LA CONFORMACIÓN DEL MARCO TEÓRICO CAUSAL – DOCUMENTOS ESPECIALIZADOS N° Denominación del Artículo Autor Revista/Fuente Año de Publicación Causas Identificadas 1 Analysis of the Value Chain and Supply Chain of the Pharmaceutical industry for Human use in Spain Francisco Amaro-Martínez & Rodolfo de Castro Vila Dirección y Organización 2022 Falta de coordinación entre los actores 2 Shortages of medicines in OECD countries Suzannah Chapman, Guillaume Dedet, Ruth Lopert OECD Health Working Papers No. 137 2022 Impráctica regulación 3 Health Product Supply Chains in Developing Countries: Diagnosis of the Root Causes of Underperformance and an Agenda for Reform Prashant Yadav Health Systems & Reform 2015 incorrecta planificación de actividades 4 Key sources of operational inefficiency in the pharmaceutical supply chain Marina Papalexi and David Bamford Supply Chain Management: An International Journal 2020 Inadecuada gestión de inventarios 5 Supply Chain Management: Literature Review and Some Issues Jinesh Jain*, G. S. Dangayach*, G. Agarwal*, Soumya Banerjee** Journal of Studies on Manufacturing 2010 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 6 Managing Medicines in the Hospital Pharmacy: Logistics Inefficiencies Alejandro Romero Proceedings of the World Congress on Engineering and Computer Science 2013 Carencia de soluciones tecnológicas 7 Manual de optimización de inventarios haciendo uso de tecnología de radiofrecuencia para control y vigilancia del equipo médico en hospitales Roció Ortiz y Diana Sánchez Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey Campus Ciudad de México 2010 Inadecuada gestión de inventarios 8 La implementación de la administración de medicamentos con código de barras y las bombas de infusión inteligentes es sólo el comienzo del camino seguro para prevenir los errores de administración Christina Michalek1 , Stacy L. Carson2 Farmacia Hospitalaria 2020 Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector 9 Application of RFID and IoT technology into specimen logistic system in the healthcare sector Mya Myet Thwe Chit, Wattanasak Srisiri, Atchasai Siritantikorn, Narisorn Kongruttanachok & Watit Benjapolakul 3rd International Conference on Advancements in Computing 2021 Carencia de soluciones tecnológicas 10 Hospital Logistics Management Using Industry 4.0 Techniques Álvaro Junior Caicedo Rolon, Wlamyr Palacios Alvarado & Marvin Vladimir Dávila Perez Webology 2022 Carencia de soluciones tecnológicas 11 PharmaChain 3.0: Blockchain Integrated Efficient QR Code Mechanism for Pharmaceutical Supply Chain Anand Kumar Bapatla, Saraju P. Mohanty, Elias Kougianos & Deepak Puthal. International Conference on Information Technology (OCIT) 2022 Carencia de soluciones tecnológicas 12 Smart RFID application in health care: Using RFID technology for smart inventory and logistic systems in hospitals Arne Boche, Ahed Abugabahy & Ahmad AL Smadiz IEEE Xplore. 2022 Carencia de soluciones tecnológicas 13 Supporting circular economy in healthcare through digital reverse logistics Getnet Bogale Fanta & Leon Pretorius IEEE Xplore. 2022 Carencia de soluciones tecnologicas 149 ANEXO III (tercera parte) HERRAMIENTAS PARA EL RECOJO DE INFORMACIÓN PARA LAS CAUSAS DEL PROBLEMA PÚBLICO Matriz para ordenar los argumentos causales con cada una de las causas identificadas Causas Identificadas Descripción de la explicación Autor Falta de coordinación entre los actores El texto nos describe sobre las nuevas oportunidades de reconfiguración de la gestión de inventarios en la atención médica. Ettore Settanni, Tomás Harrington, JagjitSingh Srai Inadecuada gestión de inventarios La publicación nos refiere sobre la aplicación de la tecnología en la logística farmacéutica y la digitalización de los activos físicos. Feroz Khan & Yousaf Ali La lectura expone las causas de la ineficacia del inventario convencionalmente optimizado. Derek Friday, David A. Savage, Steven A. Melnyk, Norma Harrison, Suzanne Ryan and Heidi Wechtler Prácticas e innovaciones fragmentadas impiden enfoques más sinérgicos y holísticos en la cadena de suministro. Derek Friday, David A. Savage, Steven A. Melnyk, Norma Harrison, Suzanne Ryan and Heidi Wechtler La utilización del Análisis de la matriz ABC-VEN para efectivizar el control de pronóstico, selección, compra y mantenimiento de stock. Ephrem Mfizi, François Niragire, Thomas Bizimana and Marie Françoise Mukanyangezi Como Involucrar a las farmacias en las decisiones de inventarios. Shaju George and Safaa Elrashid Como aplicar métodos de control de nivel de inventario y su impacto en las cadenas de suministro farmacéutico Shaju George and Safaa Elrashid Las Tecnologías Avanzadas de Fabricación y su adaptación a las cadenas de suministros. Tomás S. Harrington, Mark A. Phillips & Jagjit Singh Srai Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del sector Debilidades de una trazabilidad de cadena de suministros. Shahbaz Khan, Abid Haleem, Mohd Imran Khan, Mustufa Haider Abidi and Abdulrahman Al-Ahmari Enfoque novedoso para IoT integrado (Internet of Things) con el enfoque Blockchain in Health Supply Chain (NAIBHSC) Saroj Kumar Nanda, Sandeep Kumar Panda & Madhabananda Dash La interrelación entre LSCM e I4.0 en dos direcciones: estratégica y niveles operativos Matteo Rossini, Daryl John Powell & Kaustav Kundu Nuevas vías para una optimizar la investigación a través de un modelo integrado considerando todos tipos de productos para el cuidado de la salud. Esha Saha, Pradip Kumar Ray El uso de funcionalidades de software estándar combinado con dirigidos esfuerzos de segmentación de datos mejora significativamente el Desempeño de costos de inventario de farmacia Christos Bialas, Andreas Revanoglou & Vicky Manthou, Limitaciones de un análisis ABC en el control de inventario. Christos Bialas, Andreas Revanoglou & Vicky Manthou, incorrecta planificación de actividades Cómo mejorar la coordinación entre las distintas áreas de las farmacéuticas, a fin de reducir costos y tiempo en la distribución de medicamentos. Francisco Amaro-Martínez & Rodolfo de Castro Vila Impráctica regulación Establece que para solucionar los problemas de logística y distribución se debe mejorar el Procedimiento regulatorio simplificado, la Imposición de requisitos a los proveedores, disposiciones para imponer restricciones a la exportación y hacer un monitoreo a las reservas de suministro. Suzannah Chapman, Guillaume Dedet, Ruth Lopert 150 ANEXO III (cuarta parte) HERRAMIENTAS PARA EL RECOJO DE INFORMACIÓN PARA LAS CAUSAS DEL PROBLEMA PÚBLICO Matriz para ordenar los argumentos causales con cada una de las causas identificadas Causas Identificadas Descripción de la explicación Autor Carencia de soluciones tecnológicas Plantea la creación de mecanismos a través de los cuales los políticos, los encargados de formular políticas y los funcionarios públicos que gestionan las funciones de la cadena de suministro sean responsables ante los ciudadanos (o grupos que actúen en su nombre) de los resultados clave de la cadena de suministro. Prashant Yadav Describe los principales problemas en la cadena de suministro farmacéutica (PSC), a fin de que se realice mayores estudios de otros países y comparar con otros países donde el sistema de salud es más óptimo tales como Australia y Estados Únicos, dado que solo se ha estudiado a Reino Unido y Grecia. Marina Papalexi and David Bamford Plantea la combinación de la Gestión de Abastecimiento y la Gestión de la Distribución, que da como resultado el concepto de empresa extendida y la cadena de suministro ahora se manifiesta como la cadena de suministro colaborativa a través de las fronteras entre empresas para maximizar el valor en toda la cadena de suministro. Jinesh Jain*, G. S. Dangayach*, G. Agarwal*, Soumya Banerjee** los sistemas de seguimiento y localización de medicamentos podrían traer beneficios interesantes para mejorar la gestión de inventario, disminuir los ciclos de adquisición y automatizar los procesos que consumen mucho tiempo. Alejandro Romero El proyecto tendrá como alcance eliminar lo más posible los procesos administrativos engorrosos que roban tiempo al personal de almacén, para que así ellos puedan darles mayor importancia a cuestiones relacionadas con la calidad de atención al paciente. Rocio Ortiz y Diana Sanchez La implementación de la administración de medicamentos con código de barras y las bombas de infusión inteligentes es sólo el comienzo del camino seguro para prevenir los errores de administración Christina Michalek1 , Stacy L. Carson2 Aplicación de la tecnología RFID e IoT al sistema logístico de muestras en el sector sanitario Mya Myet Thwe Chit, Wattanasak Srisiri, Atchasai Siritantikorn, Narisorn Kongruttanachok & Watit Benjapolakul El objetivo del artículo es evidenciar las nuevas tecnologías que se están utilizando en diferentes partes del mundo en la atención pre hospitalaria y todos los requerimientos que ésta exige. Álvaro Junior Caicedo Rolon, Wlamyr Palacios Alvarado & Marvin Vladimir Dávila Perez El artículo actual propone una arquitectura que se integra con Blockchain, Inter Planetary File System (IPFS) junto con Tecnologías de código QR para proporcionar un mecanismo de código QR seguro para abordar tales problemas de seguimiento y rastreo en la cadena de suministro farmacéutico Anand Kumar Bapatla, Saraju P. Mohanty, Elias Kougianos & Deepak Puthal. Este artículo refiere la aplicación de RFID inteligente en el cuidado de la salud. Por ejemplo, para nuestro trabajo de innovación el uso de la tecnología RFID para el desarrollo de un inventario inteligente y crear sistemas logísticos eficientes en hospitales Arne Boche, Ahed Abugabahy & Ahmad AL Smadiz En este artículo se investiga el papel de la logística inversa para facilitar la economía circular en el sector salud y las implicaciones de las tecnologías digitales de Industria 4.0 al revés logística para apoyar la economía circular. Getnet Bogale Fanta & Leon Pretorius 151 ANEXO IV CUESTIONARIO PARA IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS CUESTIONARIO TEMA Falta de coordinación entre los actores 1 ¿Considera Ud. que resulta sencillo coordinar con otras áreas para realizar su labor? 2 ¿Consideras que te proporcionan todos los recursos e instrumentos necesarios para el desempeño de tus funciones? 3 ¿Consideras que existe un trabajo en equipo con las demás áreas que intervienen en tu labor? 4 ¿Cómo es la comunicación con tus superiores y el equipo ejecutivo? TEMA Insuficiente personal calificado 1 ¿Considera Ud. que el personal de su área resulta suficiente para las actividades que realizan? 2 ¿Recibes alguna capacitación, conferencia o feedback sobre el trabajo que realizas? TEMA Inadecuada gestión de inventarios 1 ¿Considera Ud. que existe algún problema en la gestión de inventarios? 2 ¿Qué herramientas utiliza actualmente para la administración del inventario? 3 ¿Qué recomendaciones plantearía para la mejora en la gestión de inventarios? TEMA Incorrecta planificación de actividades 1 ¿Qué opina usted sobre el procedimiento de abastecimiento de medicamentos? 2 ¿Cuál es el procedimiento que realizan para proyectar el estimado de medicamentos a utilizar en su farmacia? 3 ¿La adquisición de medicamentos presentan algún problema con el plazo de entrega, almacenaje, distribución u otro? TEMA Impráctica regulación y normativa 1 ¿Considera Ud. que su trabajo se encuentra limitado por alguna normativa existente? 2 ¿Qué sugeriría mejorar en las directivas o procedimientos de EsSalud para que su trabajo sea más eficiente? 3 ¿Considera Ud. qué se deberían crear nuevas directivas? De ser su respuesta afirmativa, ¿sobre qué tema? TEMA Carencia de Soluciones Tecnológicas 1 ¿Considera Ud. que los sistemas tecnológicos actuales son suficientes para la laborar que realiza? 2 ¿Qué mejora recomendaría a los sistemas tecnológicos actuales? TEMA Renuencia a la aplicación de nuevas tendencias del Sector 1 ¿Conoce Ud. o tiene alguna idea de otras formas de cadena de suministro de medicamentos en otros sistemas de salud? 2 ¿Considera Ud. que solo mejorando el sistema tecnológico se solucionarían los problemas de abastecimiento de medicamentos en el hospital? 3 ¿Qué alternativas de solución plantearía para mejorar la cadena de abastecimiento? 152 ANEXO V (primera parte) TABULACIÓN DE DATOS POSIBLES CAUSAS OBSERVACION PARTICIPANTE ENTREVISTAS FALTA DE COORDINACIÓN ENTRE LOS ACTORES Se detectó que no existe una adecuada coordinación entre los agentes de la farmacia. No existe predisposición para buscar el stock de los medicamentos en otros puntos de dispensación, por ejemplo. 5 de los grupos entrevistados indicaron que existía una inadecuada coordinación entre los intervinientes. INSUFICIENTE PERSONAL CALIFICADO Se evidenció que no todo el personal de farmacia se encuentra capacitado y/o cuenta con las certificaciones necesarias. 5 de los grupos entrevistados indicaron tener diversos problemas con el personal. DEFICIENCIAS EN LA GESTION DE COMPRAS Se evidenció que no se cuenta con un adecuado proceso de estimación. El proceso de compra es inflexible y parametrado. No hay capacidad de maniobra. 5 de los grupos entrevistados indicaron tener diversos problemas con el proceso de compra INADECUADA GESTION DE INVENTARIOS Se evidenció que no se cuenta con un aplicativo que pueda brindar información en línea respecto al inventario de los medicamentos. El input de la data se realiza en forma manual. 4 de los grupos entrevistados indicaron tener problemas para la correcta gestión de inventarios. No son problemas menores. INCORRECTA PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Se evidenció que la ejecución de las actividades de las partes, no proviene de una decisión planificada. Las respuestas son reactivas a las necesidades e improntas que se presentan. 5 de los grupos entrevistados indicaron malas praxis en la planificación de sus actividades. IMPRÁCTICA REGULACIÓN Se evidencia que en el manual hay procesos que no son regulados y si son regulados, no hay personal que ejecute el control. 5 de los grupos entrevistados se quejaron de la excesiva regulación en el papel y poca en la práctica. CARENCIA SOLUCIONES TECNOLOGÍCAS El sistema que emplea ESSALUD no permite identificar un adecuado monitoreo de los inventarios. Los inputs se realizan manualmente por personal que no cuenta con el tiempo ni la competencia necesaria. La data que se verifica no siempre está actualizada y no permite tomar decisiones precisas. 6 de los grupos entrevistados indicaron la necesidad de un nuevo sistema que opere automáticamente. RENUENCIA A LA APLICACIÓN DE NUEVAS TENDENCIAS DEL SECTOR Se evidencia que los modelos de estimación no son precisos porque usan procedimientos de hace 15 años. Existen nuevas tendencias. Asimismo, el procedimiento de control de inventario no ha sido actualizado desde hace más de 20 años. 2 de los grupos entrevistados indicaron que no existe una política que renueve los sistemas actuales. 153 ANEXO V (segunda parte) DETALLE DE LAS ENTREVISTAS POSIBLES CAUSAS ENTREVISTAS GRUPO 1 ENTREVISTAS GRUPO 2 ENTREVISTAS GRUPO 3 ENTREVISTAS GRUPO 4 ENTREVISTAS GRUPO 5 ENTREVISTAS GRUPO 6 ENTREVISTAS GRUPO 7 ENTREVISTAS GRUPO 8 Encargados de las estimaciones Encargados de las compras Encargados de farmacias Encargados del almacenamiento Staff médico y enfermería Encargados del control interno Proveedores Pacientes FALTA DE COORDINACIÓN ENTRE LOS ACTORES No tomamos en cuenta la propuesta de las farmacias No toman en cuenta los requerimientos que hacemos. Los pedidos no son siempre coordinados. Podría mejorar. Deberíamos coordinar qué medicamentos tienen en stock Las farmacias no coordinan entre sí. Hay stock, pero no en todas las farmacias. INSUFICIENTE PERSONAL CALIFICADO Algunos colaboradores no tienen certificación ni competencia. Algunos colaboradores no tienen certificación ni competencia. Se nos asigna un número alto de pacientes. No contamos con el personal suficiente para nuestras funciones El personal de farmacia no es atento ni diligente. DEFICIENCIAS EN LA GESTION DE COMPRAS No se realizan las compras de acuerdo a las estimaciones Existencia de procesos burocráticos, limitantes y engorrosos. No podemos prescribir en función a lo que tenemos en stock, las compras tienen que ser más efectivas Las compras se realizan de acuerdo a la necesidad. No hay una planificación en el proceso No se compra todos los medicamentos que se necesitan INADECUADA GESTION DE INVENTARIOS El sistema que tenemos es obsoleto. No tenemos control sobre el vencimiento de los lotes. No podemos realizar un adecuado control por la falta de información. No podemos rastrear lotes vencidos. La información no está disponible. INCORRECTA PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Las estimaciones se realizan incluso en el transcurso del año. La gestión de compra es reactiva a la necesidad No tenemos con una adecuada política de planificación de actividades No tenemos con una adecuada política de planificación de actividades No tenemos con una adecuada política de planificación de actividades IMPRÁCTICA REGULACIÓN La regulación es asfixiante, no tenemos capacidad de maniobra. Son tantas las normas que no podemos cumplirlas todas. Nos falta tiempo y recursos. Son tantas las normas que no podemos cumplirlas todas. Nos falta tiempo y recursos. Nos exigen recetar genéricos, pero no siempre están disponibles. Existen normas y regulaciones que se duplican. CARENCIA SOLUCIONES TECNOLOGÍCAS Podríamos contar con algún software de estimación. No contamos con un sistema que nos proporcione información en línea No contamos con un sistema que nos proporcione información en línea necesitamos un sistema que nos diga qué medicamentos tienen en stock. Inadecuado control por la falta de un sistema competente. No contamos con un sistema compatible para verificar la información. RENUENCIA A LA APLICACIÓN DE NUEVAS TENDENCIAS DEL SECTOR Desconocíamos la posibilidad de estimar con modelos matemáticos No hemos cambiado nuestros procesos desde hace 20 o 30 años. 154 ANEXO VI PROCESS TRACING POSIBLES CAUSAS EVIDENCIA DOCUMENTAL FALTA DE COORDINACIÓN ENTRE LOS ACTORES 1. Correo enviado 18 de abril de 2023 por una analista de Dispositivos médicos de la Red Prestacional Almenara / Detalle: (..) se está generando quiebre de stock teniendo stock disponible en los almacenes responsables. 2. Correo enviado un Analista de CEABE 24 de abril de 2023 // Detalle: (…) el físico del medicamento detalla vencimiento julio 2022 en el empaque y no precisa 31.07.2022 como lo ingresó el operador SAP (…)” INSUFICIENTE PERSONAL CALIFICADO 1. Informe 51-SGAyD-CEABE-ESSALUD-2022 Asunto: Diagnostico situacional de la situación de almacenes a nivel nacional IMPRÁCTICA REGULACIÓN 1. Manual de procesos y procedimientos de la CEABE - 30 DE ABRIL DEL 2021. Detalle: no se cuentan con procedimientos de recepción, almacenamiento de bienes estratégicos CARENCIA DE SOLUCIONES TECNOLOGÍCAS 1. Correo 17 de abril de 2023 por un Analista de la Subgerencia de Almacenamiento y Distribución de la CEABE // Detalle: (...) el sistema ESSI no tiene lote ni fecha de vencimiento, cargar la información en el SAP se desordena. 2. Correo de Coordinación // Detalle: no existe herramienta que procese información y recomiende que redistribuir, solo se cuentan con stock, lotes y fechas de vencimiento. 155 ANEXO VII POV DE LOS INTERVINIENTES 156 ANEXO VIII JOURNEY MAP o VIAJE DE LA EXPERIENCIAS DE LOS USUARIOS 157 ANEXO IX ÁRBOL DE PROBLEMAS 158 ANEXO X DIAGRAMA DE ICHIKAWA 159 ANEXO XI JERAQUIZACION DE DATOS CAUSAS Dimensión 1: Nivel de impacto en el problema Dimensión 2: Posibilidades de modificación por parte de la organización Dimensión 3: Se encuentra en el ámbito normativo de la organización desde el cual pretendo generar la intervención TOTAL 1. FALTA DE COORDINACIÓN ENTRE LOS ACTORES 2 1 2 5 2. INSUFICIENTE PERSONAL CALIFICADO 2 3 1 6 3. DEFICICIENCIAS EN LA GESTIÓN DE COMPRA 3 1 2 6 4. INADECUADA GESTIÓN DE INVENTARIOS 3 2 2 7 5. INCORRECTA PLANIFICACIÓN DE INVENTARIOS 2 2 2 6 6. IMPRÁCTICA REGULACIÓN 1 2 1 4 7. CARENCIA DE SOLUCIONES TECNOLÓGICAS 3 2 2 7 8. RENUENCIA A LA APLICACIÓN DE NUEVAS TENDENCIAS EN EL SECTOR 3 1 2 6 160 ANEXO XII FLUJOGRAMA DEL PROCESO 161 ANEXO XIII CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PARA EL TESTEO